Қаріп өлшемі:
Суреттер:
ҚР Президенті Архивінде зерттеушілерді ақпараттық қамтамасыз ету үшін құжаттардың микрофотокөшірмелерімен, аудиовизуалды және электрондық құжаттармен жұмыс жасауға арналған техникалық жабдықтары бар оқу залы жұмыс жасайды.
Архив құжаттарымен және оларға қатысты ғылыми-анықтамалық аппаратпен жұмыс істеу тәртібі «Ұлттық мұрағат қоры және мұрағаттар туралы» 1998 жылғы 22 желтоқсандағы, «Қазақстан Республикасының мемлекеттік құпияларын қорғау туралы» 1999 жылғы 11 наурыздағы ҚР Заңдарымен, ҚР Президентінің 1999 жылғы 1 маусымдағы №52 өкімімен бекітілген ҚР Президенті Мұрағаты туралы ережесі және осы Ереже бойынша анықталады. Оқу залының қызметкері зерттеушілерді осы ережемен таныстыруға міндетті.
Оқу залы сағат 9.00-ден бастап 17.00-ге дейін жұмыс жасайды. Үзіліс 13.00 мен 14.00 аралығы, жұма – санитарлық күн.
Оқу залының жұмысын бақылауды Құжаттарды пайдалануды ұйымдастыру басқармасының жетекшісі жүзеге асырады.
Оқу залында жұмыс істеуге рұқсат алу үшін зерттеуші ұйымның ресми хатын ұсынады. Ол хатта зерттеушінің аты-жөні, әкесінің аты, лауазымы, ғылыми дәрежесі (атағы), зерттеудің мақсаты мен тақырыбы, оның хронологиялық шегі көрсетілуі тиіс. Хат ұйымның елтаңбалы бланкісінде жазылып, оған осы ұйымның бірінші басшысы қол қоюы керек. Ғылыми жетекшісі растаған зерттеу жоспары болуы тиіс.
Жекелеген азаматтарға жеке өтініштері бойынша құжаттармен жұмыс жасау үшін рұқсат беріледі. Жеке өтініште немесе хатта зерттеушінің тегі, аты, әкесінің аты, лауазымы, ғылыми атағы, ғылыми дәрежесі, зерттеудің тақырыбы, оның хронологиялық шегі көрсетіледі.
Жоғарғы оқу орындарының студенттері архив құжаттарымен жұмыс жасау қажеттігі негізделген, ректордың немесе проректордың қолы қойылған жоғарғы оқу орнының хаты бойынша ресімделеді.
Шетелдік зерттеушілер өздерін қабылдаған ұйымның немесе шетелдегі ғылыми мекеменің ресми хаты негізінде, сондай-ақ өзінің жазған өтініші бойынша Қазақстанның азаматтарымен тең құқықта ресімделеді.
Оқу залында зерттеушіге қажетті мерзімге жұмыс істеуге рұқсатты Архив директоры немесе оның орынбасары ағымдағы күнтізбелік жылдың соңына дейін (31 желтоқсан) береді. Зерттеушіге оқу залында жұмыс істеу үшін рұқсаттың мерзімін ұзарту ресми хаттың (өтініштің) негізінде жылда жүргізіледі. Зерттеудің тақырыбы өзгерген кезде осы секілді рәсімдер жүргізіледі.
Зерттеу тақырыбына, қорға және құжаттарға өтініш білдіруіне талдау жүргізу үшін зерттеушіге жеке іс қағаздары қалыптастырады.
Архив зерттеушіге сұрау салып отырған тақырыбы бойынша жұртшылық қолдануына арналған архив қоры мен құжаттарына рұқсатты тегін береді. Құжаттармен жұмыс жасауға рұқсат берілген зерттеуші Оқу залы жұмысының ережесімен танысуы, кейін белгіленген үлгідегі сауалнаманы (зерттеуші сауалнамасы), екі дана зерттеу тақырыбын есепке алу карточкасын толтыруы тиіс. Ұсынылған құжаттарды оқу залының қызметкері зерттеушінің жеке іс қағаздарына тігеді.
Құжаттарды іріктеп алуына және олармен жұмыс жасауда көмек көрсету мақсатында зерттеушінің қолына архив құжаттарына қатысты ғылыми-анықтамалық аппарат ұсынылады, онда: тізбелер, каталогтар, автоматтандырылған ақпараттық – іздеу жүйелері, жолсілтеме, тізімдемелер және қажет болған жағдайда Архивтің жетекші мамандары кеңес беріп отырады. Ғылыми-анықтамалық аппаратпен міндетті түрде танысқаннан кейін, зерттеушілерді тіркеу журналына зерттеуші қол қоюы қажет.
Архив зерттеушілерге оқу залында қолданылатын деректер базалары, автоматтандырылған ақпараттық – іздеу жүйелерімен, құжаттарды іздеу кезінде деректер базасымен жұмыс жасау бойынша кеңестермен қамтамасыз етеді. Сонымен қатар, белгіленген тәртіппен, зерттеушілерге ҚР заңнамалық және нормативтік құқықтық актілерімен белгіленген шектеулерді ескере отырып, құпия, ішінара құпия және конфиденциалды құжаттарға, деректер базасына рұқсатты қамтамасыз етеді. Белгіленген тәртіппен құпия құжаттармен таныстыру құпия құжаттармен жұмыс жасауға рұқсат берілген Архив қызметкерінің бақылауында, арнайы бөлмеде жүзеге асырылады. Ішінара құпия істерді пайдаланушыларға құпия істер үшін белгіленген тәртіппен беріледі.
Архив зерттеушілерге сақтауға келіп түскен, бірақ ведомстволық сақтаудағы 15 жылдық мерзімі өтпеген құжаттарға, сонымен қатар ҚПҮ (қызметтік пайдалану үшін) белгісі бар тәуелсіздік кезеңіндегі құжаттарға рұқсатты шектейді. Осындай істерге рұқсат алу үшін қорды құрушы мекеменің жазбаша рұқсаты қажет. Рұқсат алу үшін зерттеуші нақты мекемеге тікелей жазбаша өтініш білдіреді.
Кеңестік кезеңдегі ҚПҮ (қызметтік пайдалану үшін) белгісі бар құжаттар зерттеушілерге директордың немесе оның орынбасарының рұқсатымен беріледі.
Істің толық көшірмесін жасауға тыйым салынады. Көшірме арнайы сақтандырылған көшірмелерден жасалады. Фальсификацияны болдырмау үшін, көшірме жасау кезінде Қазақстан Республикасының Мемлекет Басшысының және Үкімет Басшысының жеке қолдары жабылады.
Жеке мәліметтерден тұратын құжаттар Қазақстан Республикасы заңнамасындағы талаптарға сәйкес қолдануға беріледі.
Сауықтырылған тұлғаларға немесе олар қайтыс болған жағдайда олардың туыстарына және мұрагерлеріне белгіленген тәртіппен партиялық-тергеу істерінің материалдарымен танысу және үшінші тұлғалардың келісімінсіз олар туралы мәліметтерді қоспағанда құжаттардың көшірмесін жасау құқығы беріледі.
Құжаттарды алуға тапсырыс толтыру тәртібі
Құжаттарды алуға тапсырыстар қордың, тізімдеменің, сақтау бірлігінің және істің қысқаша тақырыбын көрсете отырып электрондық талап ету бланкісін толтыру арқылы «Электрондық архив» ақпараттық жүйесі (әрі қарай – «Электрондық архив») арқылы ресімделеді.
Зерттеуші бір уақытта 20 істен және 10 тізімдемеден артық тапсырыс бере алмайды. Зерттеушілерге тек зерттеу тақырыбына қатысты істер, бір күнтізбелік айдан аспайтын мерзімге ғана беріледі. Егер зерттеуші 1 айдан астам уақыт ішінде оқу залында жұмыс жасамаса іріктеп алынған құжаттар архив қоймасына қайтарылады. «Электрондық архив» жүйесінде құжаттарды қолданудың уақыты өтіп кетсе, олар қолжетімсіз болады.
Құжаттардың көшірмелері (микрофильм, микрофиша, электрондық үлгісі) болса түпнұсқа құжаттар берілмейді. Зерттеуші тапсырыс берген істер бір күн ішінде беріледі. Жазғы жұмыс тәртібіне көшкенде (1 маусымнан 1 қыркүйекке дейін) сұралған тапсырыстар кемінде 2 тәулік бұрын берілуі керек. Құжаттардың физикалық жағдайының сақталуы мақсатында құжаттардың түпнұсқаларының орнына таспадағы микрофильмдер, микрофишалар, CD-дискілердің микрофотокөшірмелері беріледі.
Оқу залына келген кезде зерттеуші белгіленген жұмыс режимін сақтауы тиіс. Келушілер кітабына қолын қояды. Зерттеуші құжаттардың бүтіндігін тексеріп, алғандығы туралы кітапқа қолын қояды. Зерттеушінің бұлайша қол қоюы оның өзі алған құжаттарға пайдалану кезіндегі жауапкершілігін көрсетеді. Құжаттан ақау немесе оның бүлінгендігі анықталған кезде ол туралы оқу залының қызметкеріне хабарлауы тиіс. Зерттеуші зерттеу күнін, тақырыбын және пайдаланған беттерін көрсете отырып, істі пайдалану парағын ұқыптылықпен толтыруы тиіс.
Зерттеушіге құжаттың түрін және оның авторын көрсете отырып құжаттардан қысқаша көшірме жасауға, олардың мазмұнын жазуға рұқсат беріледі. Құжаттардан көшірілген үзінділерде мұрағаттың іздеу деректері: Архивтің қысқартылған аты (ҚР ПА), қордың, тізімдеменің, істің, парақтың нөмірлері болуы керек (ҚР ПА. __Қ. __Т. __І.__П).
Ақпараттық қауіпсіздікті сақтау мақсатында зерттеуші Архив ғимаратына кіргеннен соң полиция қызметкеріне жеке заттарын (сөмке/портфель) көрсетуі қажет. Сондай-ақ, техникалық және ақпаратты тасымалдағыш құралдар (флэш, CD-тасымалдағыштары, камерасы бар смартфондар, фото және бейнекамералар, сканер, ноутбуктер мен планшеттер) арнайы сөрелерге салынады.
Оқу залында мобильдік байланыс (телефон, интернет) құралдарымен қолдануға тыйым салынады.
Зерттеуші бір тақырыптық кезеңде Оқу залында 100 парақ құжат көшірмелерін түсіруіне болады. Қажет материалдың фотокөшірмесін Архивтің оқу залындағы техникалық құралдардың көмегімен ғана түсіруге рұқсат. Фотокөшірменің тізбесін зерттеуші жасайды. Толтырылған тапсырыс бланкісіне зерттеуші қол қойып, Оқу залы қызметкеріне Архив директорының немесе оның орынбасарының рұқсатын алу үшін өткізеді.
Көшірілген құжаттардың тізбесі зерттеушінің жеке ісінде сақталынады.
Оқу залынан архивтік істерді шығаруға, оларды басқа тұлғаларға беруге – тыйым салынады. Зерттеушіге құжаттарға белгі қоюға, сызуға, бұрышын қайтаруға, суланған саусағымен парақтауға, құжатқа тікелей күн сәулесін түсіруіне, құжаттарды және олардың құрамдас бөліктерін (сызбалары, суреттер, маркасы және т.б.) алуға болмайды.
Зерттеушінің Архив құжаттарын пайдалана отырып жариялаған басылымдары (кітап, журналдағы мақала және т.б.) ҚР Президенті Архивіне мына мекенжай бойынша: Қазақстан Республикасы, Алматы қ., Достық даңғылы 87-б ұсынуы немесе пошта арқылы жіберілуі тиіс.
Зерттеуші басылымда жарияланған ақпараттың пайдаланылған архив құжаттарының мазмұнына сәйкес келуіне жауапкершілікте болады.
Оқу залында жұмыс тәртібін бұзған зерттеуші Архив құжаттарымен жұмыс істеу құқығынан уақытша немесе біржола айырылуы мүмкін. Мұндай шешімді Архив басшылығы қабылдайды және міндетті түрде зерттеушіні жіберген ұйымға, оның жұмыс немесе оқу орнына хабарлайды.
Құжаттардың ұрлануы немесе қасақана бүлдірілуі жағдайында, сондай-ақ олардың мәтініне өзгерістер енгізсе, айыптылар Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес жауапкершілікке тартылады. Ұлттық архив қорына келтірілген шығын өтелуі тиіс.
