ҚР Президентінің Архивінде Президент Әкімшілігі Жалпы бөлімінің меңгерушісі Ербол Адаевтың төрағалығымен кеңейтілген жиын өтті. Кездесуде құжаттарды сақтау жүйесін жақсарту және архив ісінде цифрлық технологияларды дамыту мәселелері сөз болды.

Отырысқа аппарат жетекшілері, департамент директорлары, сонымен бірге құжаттарды сақтау мен ресімдеуге жауапты қызметкерлер қатысты. Сондай-ақ Архивтің жинақтау көздері болып табылатын мемлекеттік мекемелер мен ҚР Мәдениет және ақпарат министрлігінің Архив, құжаттама және кітап ісі комитетінің өкілдері де болды.

Президент Әкімшілігі Жалпы бөлімінің меңгерушісі Ербол Адаев іс-шараны аша отырып, қаралған мәселелердің архив саласын дамыту және мемлекеттік басқаруды цифрлық трансформациялау үдерісіндегі стратегиялық маңызын атап өтті.

«ҚР Президенті Кеңсесінің бастығы Бақытжан Шүмішбайұлы Сариевтің тапсырмасына сәйкес біз ҚР Президентінің Архивін жинақтау көздері болып табылатын мекемелердің басшыларымен және өкілдерімен кезекті кеңес өткізіп отырмыз. Өздеріңізге мәлім, Мемлекет басшысы 2025 жылғы Қазақстан халқына Жолдауында жасанды интеллектіні пайдалана отырып цифрлық трансформацияға қатысты ауқымды бастамаларды жариялады. Бұл өз кезегінде іс жүргізу қызметтері мен ведомстволық архивтерге айрықша жауапкершілік жүктейді. Биыл ҚР Президентінің Архиві Астана қаласында жаңа, заманауи ғимаратқа көшіп, инновациялық сақтау әдістерін енгізуге және жинақтау көздерімен тиімді ынтымақтастықты жолға қоюға мүмкіндік жасады», – деп атап өтті Ербол Адаев.

Өз кезегінде ҚР Президентінің Архиві директоры Әлия Мұстафина Архив жұмысының негізгі бағыттарын айқындап, жинақтау көздерімен тиімді байланыстың маңыздылығын атап өтті.

«Архивтің негізгі міндеттердің бірі – архив қорын толықтыру мен сақтаудың инновациялық әдістерін енгізу, сондай-ақ жинақтау көздерімен тиімді әріптестікті жолға қою. Әріптестіктің маңызды бағыттары – іс жүргізудің жай-күйі мен құжаттардың ведомстволық сақталуын қамтамасыз ету, сондай-ақ «Е-Архив» жүйесінде жұмысты жүзеге асыру болып табылады», – деді ҚР Президентінің Архиві директоры Әлия Мұстафина.

Ведомствалық архивтердің жұмысы туралы алғашқы баяндамамен Архив директорының орынбасары Қайрат Әлімғазинов сөз сөйледі. Ол жыл сайын Президент Архивіне 40-тан астам мемлекеттік мекеме мен қоғамдық бірлестіктен 7 мыңнан астам іс мемлекеттік сақтауға қабылданатынын еске салды. 2024 жылы жинақтау көздерінің тізіміне Ұлттық банк, «Kazakh Invest» және «KazAID» сияқты жаңа ұйымдар қосылды.

Ол 2023 жылы Архив Президент Әкімшілігімен келісіп, ведомстволық архивтердің жұмысын жыл сайын бағалау әдістемесін енгізгенін айтты. 2024 жылғы талдау нәтижесінде 7 ұйым жоғары, 4 ұйым орташа, ал 3 ұйым қанағаттанарлық деңгей көрсетті. Ешбір ұйым төмен нәтиже көрсетпеді.

Соңғы үш жылда Архив ведомстволық архивтерде құжат айналымын ұйымдастыруды, электрондық жүйелерді пайдалануды және архивтік материалдардың сақталуын бақылау мақсатында кешенді және қайталама форматта 25 тексеріс өткізді.

«Архив іс жүргізу және архив ісі саласындағы нормативтік-әдістемелік базаны жетілдіруге ерекше көңіл бөледі. Соңғы жылдары 30-дан астам іс номенклатурасы, сақтау мерзімі көрсетілген 14 құжаттар тізімі және ведомстволық архивтер мен сарапшылық комиссиялар туралы 20 ереже бекітілді. Сонымен қатар, құжаттарды цифрландырудан бастап аудиовизуалды материалдармен жұмыс істеуге дейінгі кең ауқымды мәселелерді қамтитын 22 әдістемелік құралдар мен ұсыныстар әзірленді», – деді Әлімғазинов.

Цифрлық технологиялар мен инновациялар қызметінің басшысы Қуралай Қабарова Қазақстандағы электрондық құжат айналымының дамуы туралы баяндады. Ол 2003 жылы қабылданған «Электрондық құжат және электрондық цифрлық қолтаңба туралы» заңнан бастап, «Цифрлық Қазақстан» мемлекеттік бағдарламасы аясында «Е-Архив» жүйесінің іске қосылуына дейінгі кезеңді қамтыды.

Ол жүйенің интерфейсі мен функциялары үш жылдық сынақтан кейін айтарлықтай жетілдірілгенін атап өтті. Бұл үшін Архив тарапынан 300-ден астам ұсыныс пен ескерту енгізіліп, олар әзірлеуші мамандар тарапынан тиісінше қаралды.

«Біздің негізгі міндетіміз – құжаттарды ЕСЭДО жүйесіне толық әрі сапалы көшіру. Мәдениет және ақпарат министрлігімен бірге жүйенің сенімді жұмыс істеуін қамтамасыз етіп, мүмкіндіктерін кеңейтуді жалғастырамыз», – деді Құралай Қабарова.

Айта кетейік, қатысушылар архив ісіндегі маңызды мәселелерді талқылап, баяндамашыларға сұрақтар қойып, толық ақпарат алды. Олардың ішінде мамандардың жетіспеуі, құжаттарды сақтайтын орындардың жарамсыздығы және фото мен бейне материалдармен жұмыс істеу сапасының төмен болуы атап өтілді.

Кеңес қорытындысы бойынша ҚР Президентінің Архивіне құжат тапсыратын мемлекеттік органдарға іс жүргізу мен архив сақтау жұмыстарын дұрыс ұйымдастыруға әдістемелік көмек көрсетуді жалғастыру, құжаттарды «Е-Архив» жүйесіне қабылдау процесін жеделдету, сондай-ақ анықталған проблемаларды жоюға бағытталған ұсыныстарды әзірлеу тапсырылды.

Мемлекеттік органдарға 2026 жылғы наурыз айына дейін төтенше жағдайлар кезінде құжаттарды эвакуациялау тәртібін әзірлеу және фото-бейнематериалдарды Президент Архивіне тапсыру рәсімін ретке келтіру тапсырылды. Сондай-ақ архивист мамандарға штаттық бірліктер бөлу мәселесін қарастыру ұсынылды.