Қазақстан Республикасы Президенті жанындағы Мемлекеттік басқару академиясы ұйымдастырған семинар-тренингте ҚР Президенті Архивінің сарапшылары баяндама жасады. Іс-шараға орталық және өңірлік мемлекеттік органдардың мамандары қатысты.

Семинар цифрлық трансформация жағдайында құжаттамалық қамтамасыз ету және құжаттардың сақталуын ұйымдастыру мәселелеріне арналды.

Оқу бағдарламасын ҚР Президенті Архивінің Цифрлық технологиялар және инновациялар қызметінің жетекшісі Құралай Қабарова ашты. Тренинг және интерактивті пікірталас форматында ол қатысушыларға электрондық құжаттарды архивтік сақтауды цифрлық трансформациялау бағытындағы заманауи тәсілдер мен практикалық шешімдерді таныстырды. Баяндама барысында спикер электрондық құжаттың ерекшеліктеріне, сондай-ақ олардың түпнұсқалылығын, тұтастығын және сақталуын қамтамасыз етудің негізгі талаптарына тоқталды.

Семинардың жеке бір бөлімі цифрлық архивтерді қалыптастыру қағидаттары мен жасанды интеллект технологияларын қолдану мүмкіндіктеріне арналды. Қатысушыларға Архивтің цифрлық әзірлемелері, атап айтқанда AI Geotopography архив қоймаларын интеллектуалды басқару платформасы, қазақ және орыс тілдеріндегі қолжазба және машинкамен терілген құжаттарды автоматты түрде тануға арналған AI Archival Recognition System жүйесі, AI Mura – Virtual Guide виртуалды гиді және құжаттардың құндылығына тарихи-құжаттық сараптама жүргізуге арналған интеллектуалды көмекші QuralAI Assistant таныстырылды. Құралай Қабарова мұндай шешімдерді енгізу күнделікті қайталанатын жұмыстардың көлемін қысқартып, архивтік құжаттарды өңдеу сапасы мен мамандар жұмысының тиімділігін арттыруға мүмкіндік беретінін атап өтті.

Архивті толықтыру көздері болып табылатын ұйымдарға қойылатын заманауи талаптар туралы Архивтің Жобаларға сараптама жүргізу секторының меңгерушісі Ельмира Нұркішева баяндама жасады. Спикер бүгінде адамзат жыл сайын бүкіл алдыңғы тарихында жасалған көлемнен де көп цифрлық деректер қалыптастырып отырғанын айтып, нақты мысалдар арқылы цифрлық ақпараттың қаншалықты оңай жоғалуы мүмкін екенін көрсетті.

«Құжатқа ондаған жылдар өткеннен кейін де қолжеткізу – цифрландырудың нәтижесі емес, цифрлық деректер мен құжаттарды дұрыс басқарудың нәтижесі», – деді Ельмира Нұркішева. 

Ол халықаралық стандарттарды және оларды ұлттық құқықтық реттеуде қолдану ерекшеліктерін қарастырып, архив ісі саласындағы қолданыстағы заңдар, заңға тәуелді нормативтік құқықтық актілер мен талаптарға, сондай-ақ 2026 жылғы 1 шілдеден бастап күшіне енген Қазақстан Республикасы Конституциясының нормаларына жан-жақты тоқталды. Сонымен қатар архив ісінің заманауи маманы архив заңнамасымен қатар цифрлық технологияларды, жасанды интеллект негіздерін және киберқауіпсіздік мәселелерін де меңгеруі қажет екенін атап өтті.

Практикалық бөлімді Архивтің Архив қорларын ұйымдастыру және сараптау қызметінің жетекшісі Гүлнар Мұқажанова жүргізді. Ол Қазақстандағы электрондық құжат айналымының қалыптасу тарихы және ҚР Президенті Архивінің толықтыру көздері болып табылатын ұйымдардың құжаттарын «Е-Архив» ақпараттық жүйесіне көшіру кезеңдері туралы баяндады. Сондай-ақ электрондық құжаттардың құндылығына сараптама жүргізу – құжаттарды мемлекеттік сақтауға іріктеу және белгіленген өлшемшарттар негізінде олардың сақтау мерзімдерін айқындаудың жыл сайынғы рәсімі туралы түсіндірді.

Практикалық бөлімде қатысушылар спикермен бірге істер номенклатурасын жасау қағидаларын қарастырып, интерактивті форматта оның әмбебап алгоритмін әзірледі. Ал Құжаттардың құндылығына сараптама жасау секторының II санатты архившісі Шынар Жанұзақова ұйымдардың ведомстволық архивтеріндегі цифрлық фотоқұжаттардың құндылығына сараптама жүргізудің ерекшеліктері туралы айтып берді.

Еске сала кетейік, Президент Архиві бұған дейін де толықтыру көздері болып табылатын ұйымдарға арналған семинар өткізген болатын. Бесінші оқыту семинарына 30-дан астам архивші мен құжаттанушы қатысты.