2025 жылғы 16 қыркүйекте Қазақстан Республикасы Президентінің Архиві мен ҚР Президентінің жанындағы Мемлекеттік басқару академиясы бірлесіп, «Е-Архив» ақпараттық жүйесі бойынша ауқымды семинар ұйымдастырды. Аталған шара Президент Әкімшілігінің тапсырмасы аясында өткізілді. Жетінші семинар 108 адамның басын қосты, оған Президент Әкімшілігі, Үкімет Аппараты, орталық мемлекеттік органдардан, Президент Архивінің жинақтау көздері болып табылатын мекемелерден келген архив ісіне жауапты басшылар мен мамандар қатысты.

Семинарда ведомстволық архивтердің «Е-Архив» жүйесі аясындағы жұмысын ұйымдастыру мәселесі талқыланды. Іс-шараның ашылу салтанатында сөйлеген сөзінде Президент Архивінің директоры Әлия Мұстафина жүйе қазіргі уақытта 1500 мекемеле орнатылғанын айтты.

«Мемлекет басшысы Қасым-Жомарт Тоқаев биылғы Қазақстан халқына Жолдауында үш жыл ішінде елді толыққанды цифрлық мемлекетке айналдыру деген стратегиялық маңызды міндетті айқындады. Цифрлық трансформация және жасанды интеллектіні енгізу мәселелері құжаттарды қалыптастыру мен сақтауға жауапты архив саласымен де тікелей байланысты. Бұл процесте архивистер маңызды рөл атқарады – олар барлық тарихи материалдардың сақталуын қамтамасыз етіп, оларды одан әрі зерттеуге жағдай жасайды», – деді Әлия Мұстафина.

Өз кезегінде Қазақстан Республикасы Президенті жанындағы Мемлекеттік басқару академиясының академиялық қызмет жөніндегі вице-ректоры Эльмира Оразалиева Президент Архиві мен Академияның бірлескен семинарлары игі дәстүрге айналып, мемлекеттік органдар қызметкерлерінің архив ісі мен құжат айналымы саласындағы кәсіби біліктілігін арттыруға ықпал етіп отырғанын атап өтті.

«Қазір біз осы бағыттағы алғашқы қадамдар мен бастамалардың куәсі болып отырмыз, сондықтан бұл – тарихи оқиғаның табалдырығында тұрған сәт деп айтуға болады. Семинар аясында баршаңызға сәттілік тілеймін. Себебі жады – мейлі ол табиғи, психологиялық, экономикалық немесе мемлекеттік болсын, ең маңызды құбылыстардың бірі. Архив ісімен айналысатын адамдар адамзат алдындағы – ақпаратты сақтау, ал мемлекет алдындағы – оның тарихын сақтау миссиясын атқарып отыр», – деп атап өтті Эльмира Нұрланқызы.

Семинар бағдарламасы аясында төрт жетекші сарапшы баяндама жасады. Алғашқы болып жинақтау көздерінде «Е-Архив» ақпараттық жүйесін енгізу және сүйемелдеу тақырыбында Президент Архиві Цифрлық технологиялар және инновациялар қызметінің жетекшісі Құралай Қабарова сөз сөйледі. Ол Қазақстандағы электрондық құжат айналымының эволюциясын – 2003 жылы «Электрондық құжат және электрондық цифрлық қолтаңба туралы» заңның қабылдануынан бастап, мемлекеттік «Цифрлық Қазақстан» бағдарламасы аясында 2021 жылы «Е-Архив» жүйесінің өндірістік пайдалануға енгізілуіне дейінгі кезеңді таныстырды.

Құралай Қабарова «Е-Архив» жүйесі жай ғана электрондық мұрағат емес, құжаттарды қабылдаудан бастап оларды мемлекеттік сақтауға тапсыруға дейінгі барлық үдерістері автоматтандырылған ведомстволық архивтің бірыңғай жүйесі екенін атап өтті. Спикер әсіресе үш жылға созылған көп кезеңді сынақ жұмыстарына ерекше тоқталды. Осы кезеңде Президент Архивінің өзі 300-ден астам ескерту мен ұсыныс енгізген, олардың басым бөлігі әзірлеушілер тарапынан ескерілген. Соның негізінде жүйе шамамен 70%-ға жетілдіріліп, негізгі модульдері қайта жазылған. Нәтижесінде интерфейс пайдаланушылар үшін анағұрлым ыңғайлы, ал функционалы тұрақты әрі сенімді бола түсті.

«Бүгінде біздің басты міндетіміз – ЭҚАБЖ (электрондық құжат айналымының бірыңғай жүйесі) құжаттарын сапалы әрі толық түрде «Е-Архив» жүйесіне көшіруді аяқтау. Алдағы уақытта электрондық құжаттардың өзге де платформаларда сақталуын қамтамасыз ету қажет. Біз Мәдениет және ақпарат министрлігімен бірлесіп, жүйенің тұрақтылығын арттыру және оның функционалдық мүмкіндіктерін кеңейту бағытында жұмысты жалғастырамыз», – деді Құралай Қабарова.

Теориялық бөлімнен бөлек, тыңдаушылар электрондық құжаттарды «Е-Архив» жүйесіне көшірудің ерекшеліктерімен практикалық түрде танысты.

ҚР Президенті Архивінің Цифрлық технологиялар және инновациялар қызметінің аға сарапшысы Самал Қабзолдина нақты мысалдарды ұсынып, жиі кездесетін қателіктерді атап өтті және оларды тиімді шешу жолдарын ұсынды.

Самал Қабзолдина құжаттарды көшіру үдерісіндегі архивистердің рөліне ерекше назар аударды. Оның айтуынша, дәл осы архив қызметтері құжаттарды толық, шынайы әрі сапалы көшіруді қамтамасыз етуде шешуші рөл атқарады, ал бұл – «Е-Архив» жүйесінің сәтті жұмыс істеуінің негізгі шарты болып табылады.

Архив қорларын ұйымдастыру және сараптау қызметінің басшысы Гүлнәр Мұқажанова электрондық құжаттардың құндылығына сараптама жүргізу мәселелеріне арналған баяндамасын ұсынды. Ол сараптаманың мәні – құжаттарды мемлекеттік сақтауға іріктеу немесе олардың сақталу мерзімін белгілеу үдерісі екенін түсіндірді. Бұл сараптама белгіленген критерийлерге – шығу тегі, мазмұны және сыртқы ерекшеліктеріне сәйкес жүргізіледі.

Гүлнәр Мұқажанова бұл процедураларды «Е-Архив» ақпараттық жүйесінде практикалық қолдану аспектілеріне де жеке тоқталды: істер тізімдемесін қалыптастырудан, жүйелеу мен нөмірлеуден бастап, жою актілері мен ғылыми-анықтамалық аппарат құрастыруға дейінгі кезеңдерді көрсетті. Сондай-ақ ол жүйенің автоматтандырылған модульдері сараптама комиссияларының мүшелеріне құжаттарды қарауға, ескертулер енгізуге және шешімдерді электрондық форматта, электрондық цифрлық қолтаңба (ЭЦҚ) арқылы қабылдауға қалай мүмкіндік беретінін нақты мысалдармен көрсетті.

Семинар жұмысына «IServ» ақпараттық жүйесін әзірлеуші компанияның өкілі Дина Майлашева да қатысты. Ол тыңдаушылардың сұрақтарына жауап беріп, жүйенің функционалына қатысты практикалық түсініктемелер берді.

Бағдарламадағы ерекше бөлімдердің бірі – мемлекеттік басқарудағы тиімді құрал ретінде спичрайтингке арналған Бас редакторлар клубының атқарушы директоры Бибігүл Бүкенбайдың дәрісі болды.

Семинар қорытындысы бойынша барлық қатысушы ҚР Президенті жанындағы Мемлекеттік басқару академиясы мен ҚР Президенті Архивінің сертификаттарын алды.