Сараптау-тексеру, әдістемелік комиссия

Қазақстан Республикасы Президенті Архивінің Сараптау-тексеру әдістемелік комиссиясы туралы ереже   

1. Жалпы ережелер

1. Қазақстан Республикасы Президенті Архивінің Сараптау-тексеру әдістемелік комиссиясы (бұдан әрі – СТӘК) Қазақстан Республикасының 1998 жылғы 22 желтоқсандағы «Ұлттық архив қоры және архивтер туралы» Заңының 6-тармағына, Қазақстан Республикасы Президентінің 2022 жылғы 9 ақпандағы № 808 Жарлығымен бекітілген «Қазақстан Республикасы Президенті Архиві» РММ ережесінің 27-тармағына және Қазақстан Республикасы Байланыс және ақпарат министрінің 2011 жылғы 16 қарашадағы № 348 бұйрығымен бекітілген Орталық сараптау-тексеру комиссиясы және орталық мемлекеттік және арнайы мемлекеттік архивтердің сараптау-тексеру комиссиялары туралы ережелеріне сәйкес құрылды.

2. СТӘК Қазақстан Республикасы Президенті Архивінің (бұдан әрі – Архив) және оның жинақтау көздерінің – ұйымдардың құжаттарының құндылығына сараптама жасаудағы ғылыми-әдістемелік және тәжірибелік мәселелерді қарау мақсатында және Архивтің жинақтау көздерін анықтау үшін құрылған консультативтік-кеңесші орган болып табылады.

3. СТӘК өз жұмысында Қазақстан Республикасының Конституциясын, Қазақстан Республикасынын «Ұлттық архив қоры және архивтер туралы» Заңын басқа да Қазақстан Республикасының архив ісі мен басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету, электрондық құжат айналымы және электрондық архивтер саласындағы нормативтік құқықтық актілерді, сондай-ақ, Қазақстан Республикасы Президенті Архивінің Сараптау-тексеру әдістемелік комиссиясы туралы ережесін (бұдан әрі – Ереже) басшылыққа алады.

2. Негізгі міндеттер

4. СТӘК міндеттері:

1) Архивтің жинақтау көздерін – ұйымдарды, жеке тектік құжаттарды жинақтау көздері болып табылатын жеке тұлғаларды анықтау;

2) Қазақстан Республикасы Ұлттық архив қорының құрамына (бұдан әрі – ҚР ҰАҚ) құжаттарды енгізу және оның құрамынан шығару;

3) істер номенклатурасын құру барысында істерді қалыптастыру және оларды мемлекеттік сақтауға тапсыруға әзірлеу кезінде іс қағаздарын жүргізу сатысында әртүрлі тасымалдаушылардағы түрлі санаттағы құжаттардың құндылығына сараптама жасауды ұйымдастыру және жүргізу; архивтік қор құрамын жетілдіру, архивтік құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету және пайдалану мәселелері жөніндегі нормативтік құжаттар жобаларын, әдістемелік құралдар жобаларын қарастыру;

4) тақырыптық-экспозициялық жоспарларды, тізбелерді келісу;

5) Архивтің жинақтау көздері – ұйымдардың ведомстволық архивтерін, ұйымдарды басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету қызметіне әдістемелік көмек көрсету.

3. Функциялар

5. СТӘК жүктелген міндеттерге сәйкес келесі функцияларды жүзеге асырады:

1) Архивтің жинақтау көздері – ұйымдар тізімінің, жеке тектік құжаттарды жинақтау көздері болып табылатын жеке тұлғалар тізімінің жобаларына сараптама жүргізеді және аталған тізімдерге өзгерістер мен толықтыруларды келіседі;

2) үлгілік, тұрпаттық және жеке істер номенклатураларын, сақтау мерзімдері көрсетілген құжаттардың ведомстволық тізбесін, құжаттандыру және құжаттаманы басқару қағидаларын, ведомстволық (жеке) архивтер туралы ережелерге сараптама жүргізеді және Орталық сараптау комиссиясы және Сараптау комиссиясы туралы ережелерді келіседі;

3) тұрақты сақталатын басқарушылық, ғылыми-техникалық, аудиовизуалды, электрондық құжаттамалардың, жеке тектік құжаттардың, аса құнды құжаттардың, жеке құрам бойынша, жұмыстан босатылған қызметкерлердің жеке істерінің тізімдемелеріне сараптама жүргізеді және сақтау мерзімі аяқталған, ғылыми-тарихи және тәжірибелік мәнін жоғалтқан құжаттарды жоюға бөлу туралы актілерді келіседі;

4) ҚР ҰАҚ құрамына жататын құжаттардың түзетуге келмейтіндей зақымдануы туралы актілерге, іздеу барысында табылмаған, іздеу жолдары таусылған істер туралы актілерге сараптама жүргізеді және іздеу нәтижелерін келіседі (бекітеді);

5) Қазақстан Республикасының ұлттық мәдени мұра объектілеріне жатқызылған архивтік құжаттар, Архивте сақтаулы аса құнды құжаттар, сақтандыру көшірмелерін жасауға жататын аса құнды құжаттар тізімдеріне сараптама жүргізеді және Архивтің жинақтау көздері – ұйымдар беретін аса құнды құжаттар мен сақтандыру көшірмелерінің тізімдемелерін бекітеді;

6) Қазақстан Республикасы Президентінің мемлекеттік сақтауға қабылданатын жеке архив құжаттарына сараптама жүргізеді;

7) Архив қызметкерлері және жинақтау көздері – ұйымдар жасаған құжаттар құндылығына сараптама жасау және жинақтау, құжаттар сақталуын қамтамасыз ету және архивтерді толықтыру мәселелері бойынша әдістемелік нұсқаулықтар, құралдар, қағидалар, жадынамалар жобаларына сараптама жүргізеді;

8) құжаттаманың кейбір түрлерінің сақтау мерзімін анықтау мәселелері бойынша жинақтау көздері – ұйымдардың ұсыныстарына сараптамалық қорытынды жасайды;

9) құжаттарды мемлекеттік сақтауға іріктеу кезінде құжаттар құндылығына сараптама жасау, архивтерді толықтыру бойынша даулы мәселелер жөнінде сараптамалық қорытынды береді;

10) СТӘК мүшелерінің қорытындыларын тексереді;

11) Архивтің жинақтау көздері – ұйымдардың сараптау комиссияларының қызметін әдістемелік және тәжірибелік басқаруды жүргізеді;

12) Архивтің жинақтау көздері – ұйымдар басшыларының құжаттамалық қамтамасыз ету және архивтік сақтау туралы есептерін тыңдайды;

13) қызметтің жеке бағыттарының жайы туралы Архивтің құрылымдық бөлімшелері басшыларының және қызметкерлерінің есептерін тыңдайды;

14) құжаттар құндылығына мемлекеттік сараптама нәтижелерін қарастырады және оның негізінде Архивтің бейініне сай архивтер, архивтік қорлар мен топтамаларды ҚР ҰАҚ құрамына жатқызады;

15) мемлекеттік сақтауға түсетін құжаттарды қорға жатқызу мәселелерін қарастырады;

16) архивтің толықтыру көздері болып табылатын ұйымдармен ұсынылатын құжаттарды мемлекеттік сақтауға дайындау мен тапсырудың жоспарлары мен кестелерінің жобаларына сараптама жасайды және келіседі;

17) ақталған адамдар және олардың мұрагерлері тоқтатылған қылмыстық және әкімшілік істерде сақталған шығармашылық сипаттағы архивтік құжаттарды-қолжазбаларды, фотосуреттерді, хаттарды және басқа да жеке құжаттардың түпнұсқаларын (паспорттарды, әскери билеттерді, қызметтік куәліктерді және басқа да ресми құжаттарды қоспағанда) жазбаша өтініші бойынша СТӘК шешімі негізінде Архив директорының рұқсатымен алады.

4. Жұмысты ұйымдастыру

6. СТӘК құрамы төраға (төрайым), төрағаның орынбасары және мүшелерден құрылады. Архив директорының орынбасары СТӘК төрағасы (төрайымы) болып табылады. СТӘК мүшелері Архивтің құрылымдық бөлімшелерінің басшылары және жетекші мамандарынан құрылады. СТӘК тақ санын құрайтын мүшелерден тұрады. Хатшы СТӘК мүшесі болып табылмайды.

7. Төраға (төрайым) СТӘК қызметіне жалпы басшылық атқарады, отырыстарда төрағалық жүргізеді, СТӘК-ке жүктелген міндеттерді орындауды бақылайды.

СТӘК төрағасы (төрайымы) болмаған жағдайда, оның міндетін төрағаның (төрайымның) орынбасары атқарады.

8. СТӘК қызметі Архивтің жұмыс жоспарына сәйкес жүргізіледі.

9. Қолданыстағы тізбелерде, үлгілік және тұрпатты номенклатураларда көрсетілмеген құжаттардың сақталу мерзімдерін анықтау, сондай-ақ Архивте сақтаулы 1945 жылға дейінгі құжаттарды жоюға іріктеу жөніндегі СТӘК шешімдері архив ісі және басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету саласындағы Қазақстан Республикасының уәкілетті органының Орталық сараптау-тексеру комиссиясымен келісуге жатады.

10. СТӘК отырыстары құжаттардың түсу барысына орай, айына кем дегенде бір рет шақырылады.

Қажет болған жағдайда СТӘК мәжілісі көшпелі түрде өткізілуі мүмкін.

11. Отырысқа жалпы құрамының жартысынан көбінің қатысу жағдайында шешім қабылдауға құқылы.

12. Құжаттарды СТӘК мүшелерінің қарауына отырысқа кем дегенде жеті күн қалғанда хатшы жолдайды.

13. СТӘК мүшелері сараптамаға берілген материалды қарап, сараптамалық қорытындыларын дайындайды және СТӘК отырысына кемінде үш күн қалғанда СТӘК хатшысына береді.

14. СТӘК ашық дауыс беру арқылы әрбір сұрақ бойынша шешім қабылдайды. СТӘК мүшелерінің жартысынан басым бөлігі дауыс берсе, шешім қабылданды деп саналады.

Дауыстар тең бөлінген жағдайда, төраға (төрайым) дауыс берген шешім қабылданады.

СТӘК мүшелерінің ескертулері, ерекше пікірлері, СТӘК хаттамасына толықтырулары жазбаша түрінде беріледі және хаттамаға қосылады.

15. СТӘК хаттамасына төраға, хатшы қол қояды және оны директор бекітеді.

16. Архив директоры хаттаманы бекіткеннен кейін Архивтің тиісті құрылымдық бөлімшелері және Архивтің жинақтау көздері – ұйымдардың орындауы үшін СТӘК шешімдері ұсынылады.

17. СТӘК хатшысы:

1) СТӘК төрағасы (төрайымы), ол болмаған жағдайда төрағаның (төрайымның) орынбасарының нұсқауымен СТӘК мәжілісін шақырады;

2) СТӘК отырысында хаттама жүргізеді және оны СТӘК төрағасына (төрайымына) екі жұмыс күні ішінде қол қоюға береді;

3) мүдделі жеке және заңды тұлғаларға СТӘК шешімдері туралы ақпарат береді;

4) СТӘК шешімдерінің орындалуына бақылау жүргізеді, жұмыс туралы есептілік жүргізеді және есеп береді, құжаттама жүргізеді және оның сақталуын қамтамасыз етеді;

5) күн тәртібін, СТӘК мәжілісіне шақырылғандар тізімін жасайды және отырыстың өткізілуіне үш күн қалған кезде СТӘК төрағасына (төрайымына) барлық құжаттар жинағын береді;

6) СТӘК отырысында қарастыруға тиісті құжаттардың дер кезінде берілуін құрастырушылардан талап етуге, құжаттарды дайындау кестесінің бұзылуы туралы төрағаға (төрайымға) баяндауға құқылы.

18. Осы Ереженің 5-тармағында көрсетілген СТӘК қарауына ұсынылған құжат жобаларын келісу және бекіту СТӘК хаттамасының күні мен нөмірі көрсетілген тиісті грифтермен ресімделеді.Қазақстан Республикасы Президенті Архивінің Сараптау-тексеру әдістемелік комиссиясы туралы ереже

Қазақстан Республикасы Президенті Архивінің Сараптау-тексеру әдістемелік комиссиясының құрамы

Әбдіқадырова Жәмила Үсіпжанқызы	-	Қазақстан Республикасы Президенті Архиві директорының орынбасары, комиссия төраға
Шайлазымов Бақытхан Жалдыбайұлы	-	Қазақстан Республикасы Президенті Архиві директорының орынбасары, төрағаның орынбасары
Мырзабекова Қарлығаш Мәжітқызы	-	архив қорын қалыптастыру қызметінің жоғары санатты архивисті, хатшы
Комиссия мүшелері:
Әлімғазинов Қайрат Шәкәрімұлы	-	қолданбалы және ғылыми жобалар орталығыньң басшысы
Бекішева Гаухар Оразайқызы	-	архивтік құжаттарды сақтауды қамтамасыз ету, есепке алу және цифрлау қызметінің басшысы
Дараева Гүзел Кәрімқызы	-	құжаттарды пайдалануды ұйым-дастыру басқармасының жетекші сарапшысы
Жылгелдинов Мұхаммед Тұрсынбекұлы	-	оқу-әдістемелік орталығының басшысы
Зейнелов Жәнібек Сайлауұлы	-	архив қорын қалыптастыру қызметінің бас сарапшысы
Исаева Нұрзада Тезекқызы	-	құжаттарды пайдалануды ұйым-дастыру басқармасының бас сарапшысы
Қабарова Құралай Маратқызы	-	цифрландыру және электрондық архивтерді дамыту қызметінің басшысы
Қасенов Бөлеген Әбікейұлы	-	құжаттарды пайдалануды ұйым-дастыру басқармасының басшысы
Мұқажанова Гүлнара Жұмағұлқызы	-	қолданбалы және ғылыми жобалар орталығының басшысы
Кәрібжанова Роза Самидоллақызы	-	Казақстан Республикасы Президенті Архиві директорыньң орынбасары
Нұрымбетова Гүлшат Рамазанқызы	-	ХХ ғасырдағы саяси қуғын-сүргіндер материалдарын зерделеу орталығының басшысы
Сатаева Жанар Амантайқызы	-	баспасөз қызметінің басшысы
Чиликова Евгения Викторовна	-	ХХ ғасырдағы саяси қуғын-сүргіндер материалдарын зерделеу орталығының аға ғылыми қызметкері