Қазақстан Республикасы Президентінің Архивінің
Сараптау-тексеру әдістемелік комиссиясы туралы ереже

1. Жалпы ережелер

1. Қазақстан Республикасы Президентінің Архивінің Сараптау-тексеру әдістемелік комиссиясы (бұдан әрі – СТӘК) Қазақстан Республикасының «Ұлттық архив қоры және архивтер туралы» Заңының 6-бабына, Қазақстан Республикасы Президентінің 2022 жылғы 9 ақпандағы № 808 Жарлығымен бекітілген «Қазақстан Республикасы Президентінің Архиві» республикалық мемлекеттік мекеменің ережесінің 27-тармағына және Қазақстан Республикасы Байланыс және ақпарат министрінің 2011 жылғы 16 қарашадағы № 348 бұйрығымен бекітілген Орталық сараптау-тексеру комиссиясы және орталық мемлекеттік және арнайы мемлекеттік архивтердің сараптау-тексеру комиссиялары туралы ережелеріне сәйкес құрылды.

2. СТӘК Қазақстан Республикасы Президенті Архивінің (бұдан әрі – Архив) және оның жинақтау көздерінің – ұйымдардың құжаттарының құндылығына сараптама жасауда ғылыми-әдістемелік және тәжірибелік мәселелерді қарау, Қазақстан Республикасының Ұлттық архив қорының (бұдан әрі – ҰАҚ) құрамына құжаттарды қосу, сондай-ақ оның жинақтау көздерін анықтау үшін құрылған консультативтік-кеңесші орган болып табылады.

3. СТӘК өз жұмысында Қазақстан Республикасының Конституциясын, Қазақстан Республикасының «Ұлттық архив қоры және архивтер туралы» Заңын, басқа да Қазақстан Республикасының архив ісі мен құжаттамалық қамтамасыз етуді басқару саласындағы нормативтік құқықтық актілерді, сондай-ақ осы Қазақстан Республикасы Президентінің Архивінің Сараптау-тексеру әдістемелік комиссиясы туралы ережесін басшылыққа алады.

2. Негізгі міндеттер

4. СТӘК міндеттері:

1. Архивтің жинақтау көздерін – ұйымдарды, жеке тектік құжаттарды жинақтау көздері болып табылатын жеке тұлғаларды анықтау;
2. құжаттарды ҰАҚ құрамына жатқызу;
3. түрлі санаттағы әртүрлі тасығыштардағы құжаттардың құндылығына сараптама жасауды ұйымдастыру; архивтік қор құрамын жетілдіру, архивтік құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету және пайдалану мәселелері жөніндегі нормативтік құжаттарын, әдістемелік құжаттамаларды қарастыру;
4. Архивтің жинақтау көздері – ұйымдардың ведомстволық архивтерінің, ұйымдардың басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету қызметіне әдістемелік көмек көрсету.

3. Функциялар

5. СТӘК жүктелген міндеттерге сәйкес мынадай функциялар атқарады:

1. Архивтің жинақтау көздері – ұйымдар тізімінің, жеке тектік құжаттарды жинақтау көздері болып табылатын жеке тұлғалар тізімінің жобаларына сараптама жүргізеді және аталған тізімдерге өзгерістер мен толықтыруларды келіседі;
2. құжаттар құндылығы сараптама нәтижелерін қарастырады және Архивтің бейініне сай архивтік қорлар мен топтамаларды ҰАҚ құрамына жатқызылуы туралы шешім шығарады;
3. Архивке келіп түскен, сондай-ақ мемлекеттік сақтауда тұрған құжаттарды қайта қор жасау мәселелерін қарайды және келіседі;
4. жинақтау көздері – ұйымдарының үлгілік, тұрпаттық және жеке істер номенклатураларына, сақтау мерзімдері көрсетілген құжаттардың ведомстволық тізбесіне, ведомстволық (жеке) архивтер туралы ережелерге және Орталық сараптау комиссиясы және Сараптау комиссиясы туралы ережелеріне сараптама жүргізеді және келіседі;
5. Қазақстан Республикасы Президентінің Жеке Архив істер тізімдемелерін келіседі;
6. Архив қызметкерлері және жинақтау көздері – ұйымдар әзірлеген құжаттандыру және құжаттама басқару ережелеріне, тақырыптық-көрме жоспарларына, құжаттардың құндылығына сараптама жасау және архивтерді толықтыру, жинақтау, құжаттар сақталуын қамтамасыз ету мәселелері бойынша әдістемелік ұсынымдардына, оқу құралдарына, нұсқаулықтарына, жадынамаларына сараптама жүргізеді және оларды келіседі;
7. тұрақты сақталатын басқарушылық, ғылыми-техникалық, аудиовизуалды, электрондық құжаттамалардың, жеке тектік құжаттардың, аса құнды құжаттарға және оларға қатысты ғылыми-анықтамалық аппаратқа сараптама жүргізеді және тізімдемелерді бекітеді;
8. ҰАҚ құрамына жататын құжаттардың түзетуге келмейтіндей зақымдануы туралы актілерге, сонымен қатар іздеу барысында табылмаған, іздеу жолдары таусылған істер туралы актілерге сараптама жүргізеді және оларды бекітеді;
9. Қазақстан Республикасының ұлттық мәдени мұра нысандарына жатқызылған архивтік құжаттардың, Архивте сақтаулы аса құнды құжаттарды, сақтандыру көшірмелерін жасауға жататын аса құнды құжаттар тізімдеріне сараптама жүргізеді және Архивтің жинақтау көздері – ұйымдар беретін аса құнды құжаттар мен сақтандыру көшірмелерінің тізімдемелерін бекітеді;
10. құжаттардың кейбір түрлерінің сақтау мерзімін анықтау мәселелері бойынша жинақтау көздері – ұйымдардың ұсыныстарына сараптамалық қорытынды жасайды;
11. құжаттарды мемлекеттік сақтауға іріктеу кезінде құжаттар құндылығына сараптама жасау, архивтерді толықтыру бойынша даулы мәселелер жөнінде сараптамалық қорытынды береді;
12. Архивтің жинақтау көздері – ұйымдар басшыларының құжаттамалық қамтамасыз ету және архивтік сақтау туралы есептерін тыңдайды;
13. СТӘК мүшелерінің қорытындыларына сараптама жүргізеді;
14. Архивтің жинақтау көздері – ұйымдардың сараптау комиссияларының қызметін әдістемелік және тәжірибелік басқаруды жүргізеді.

4. Жұмысты ұйымдастыру

6. СТӘК құрамы төраға, төрағаның орынбасары, хатшы және мүшелерден құрылады. Архив директорының орынбасары СТӘК төрағасы болып табылады, оның құзыретіне Архивті әртүрлі тасығыштардағы құжаттармен жинақтау бойынша құжаттамалық қызметтермен және жинақтау көздері ұйымдарының ведомстволық мұрағаттарымен өзара іс-қимыл жөніндегі жұмысты үйлестіруді қамтамасыз етуі; Архивті ақпараттандыру, архивте және оны жинақтау көздері-мемлекеттік органдарда «Е-Архив» АЖ-ні енгізу және дамыту кіреді. СТӘК мүшелері Архивтің құрылымдық бөлімшелердің басшылары және жетекші мамандарынан құрылады. СТӘК құрамы тақ саннан тұрады. Хатшы СТӘК мүшесі болып табылмайды.

7. Төраға СТӘК қызметіне жалпы басшылық атқарады, отырыстарда төрағалық жүргізеді, СТӘК-ке жүктелген міндеттерді орындауды бақылайды. СТӘК төрағасы болмаған жағдайда, оның міндетін төрағаның орынбасары атқарады.

8. СТӘК хатшысы СТӘК қызметін қатамасыз ету жұмысын үйлестіреді, СТӘК отырыстарының хаттамаларын дайындайды, СТӘК іс жүргізуді атқарады.

9. СТӘК қызметі Архивтің жұмыс жоспарына сәйкес жүргізіледі.

10. Қолданыстағы тізбелерде, үлгілік және тұрпатты номенклатураларда көрсетілмеген құжаттардың сақталу мерзімдерін анықтау, сондай-ақ Архивте 1945 жылды қоса алғанда сақтаулы құжаттарды жоюға іріктеу жөніндегі СТӘК шешімдері архив ісі және басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету саласындағы Қазақстан Республикасының уәкілетті органының Орталық сараптау-тексеру комиссиясымен келісуге жатады.

11. СТӘК отырыстары Архив жоспарына сәйкес, сондай-ақ қажеттілігіне қарай, бірақ айына кемінде бір рет шақырылады. Қажет болған жағдайда СТӘК-тің отырыстары көшпелі түрде өткізіледі.

12. Отырысқа егер құрамының жартысынан көп бөлігі қатысқанда құқылы деп есептеледі.

13. СТӘК мүшелерінің қарауына құжаттар отырысқа кем дегенде жеті күн қалғанда хатшымен жолданады.

14. СТӘК мүшелері сараптамаға берілген материалды қарап, сараптамалық қорытындыларын дайындайды және СТӘК отырысына кемінде үш күн қалғанда хатшыға береді.

15. СТӘК ашық дауыс беру арқылы әрбір сұрақ бойынша шешім қабылдайды. СТӘК мүшелерінің жалпы санының көпшілігі дауыс берсе, шешімдер қабылданған болып есептеледі.

Дауыстар тең бөлінген жағдайда, төраға дауыс берген шешім қабылданады.

СТӘК мүшелерінің ескертулері, ерекше пікірлері, СТӘК хаттамасына толықтырулары жазбаша түрінде беріледі және хаттамаға қосылады.

16. СТӘК хаттамасына төраға, хатшы қол қояды, Архив директорын бекітеді.

17. СТӘК шешімдері Архив директоры бекіткеннен кейін Архивтің тиісті құрылымдық бөлімшелері және Архивтің жинақтау көздері – ұйымдардың орындауы үшін міндетті.

18. СТӘК хатшысы:

1. СТӘК мәжілісінде Архивтің жылдық жоспарына сәйкес қаралуға жататын құжаттарды орындаушылардан сұратады;
2. СТӘК мәжілісін шақыруды қамтамасыз етеді, күн тәртібін, шақырылғандар тізімін жасақтайды, отырыстың өткізілуіне үш күн қалғанда СТӘК төрағасына құжаттарды береді;
3. СТӘК отырысына хаттама жүргізеді және оны СТӘК төрағасына үш жұмыс күні ішінде қол қоюға береді;
4. мүдделі жеке және заңды тұлғаларға СТӘК шешімдері туралы ақпарат береді;
5. СТӘК шешімдерінің орындалуына бақылау жүргізеді, жұмыс туралы есеп дайындайды, құжаттама жүргізеді және оның сақталуын қамтамасыз етеді;

19. СТӘК қарауына ұсынылған құжаттарды келісу және бекіту СТӘК хаттамасының күні мен нөмірі көрсетілген келісу/бекіту грифтермен рәсімделеді.

Қазақстан Республикасы Президентінің Архивінің
Сараптау-тексеру әдістемелік комиссиясының
дербес құрамы