Уважаемые исследователи!

Архив Президента Республики Казахстан предоставляет доступ к документам в читальных залах:

г. Астана — пр. Мәңгілік Ел, 15

г. Алматы — пр. Достык, 87Б

Время работы: с 9:00 до 17:30 (понедельник - четверг, обед: 13:00–14:30).

Для исследователей доступна информационно-поисковая система «Электронный архив», посредством которой документы предоставляются исключительно в электронном формате.

С описями электронных дел можно ознакомиться на официальном сайте Архива Президента РК в разделе «Фонды» → «Электронный каталог».

Дополнительная информация о режиме работы Читального зала размещена на сайте archive.president.kz

Контактные телефоны для справок:
+7 (7172) 57-36-60 (Астана)
+7 (7272) 64-26-75 (Алматы)

РЕГЛАМЕНТ РАБОТЫ ЧИТАЛЬНОГО ЗАЛА
Архива Президента Республики Казахстан

1. Общие положения

  1. Регламент работы читального зала Архива Президента Республики Казахстан (далее – Регламент) разработан в соответствии с Законами Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах», «О государственных секретах Республики Казахстан», Положением об Архиве Президента Республики Казахстан, утверждённым Указом Президента Республики Казахстан «О некоторых вопросах Архива Президента Республики Казахстан» от 9 февраля 2022 года № 808, Правилами комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов государственными и специальными государственными архивами, утвержденными приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 9 августа 2023 года № 215.
  2. Использование документов Национального архивного фонда Республики Казахстан (далее – НАФ РК) осуществляется в соответствии с действующим законодательством.
  3. Целью настоящего Регламента является установление порядка доступа исследователей к архивным документам, обеспечение их сохранности, создание условий для эффективной работы исследователей, а также регламентация поведения и обязанностей исследователей и работников Архива Президента Республики Казахстан (далее – Архив).
  4. Архивные документы и научно-справочный аппарат к ним предоставляются исследователям через читальный зал, относящийся к Службе предоставления архивной информации (далее – Служба). Контроль за работой читального зала осуществляет руководитель Службы и курирующий заместитель директора Архива.
  5. Работник читального зала обязан ознакомить исследователей с настоящим Регламентом.

2. Распорядок работы читального зала

  1. Читальный зал работает с 9.00 до 17.30 часов с перерывом на обед с 13.00 до 14.30 часов, с понедельника по четверг.
  2. Вход в читальный зал осуществляется по предъявлению пропуска, выданного в установленном порядке.

3. Порядок оформления исследователей

  1. Для получения разрешения на работу в читальном зале исследователь предоставляет официальное письмо от направившей организации, где указываются его фамилия, имя, отчество, должность, учёная степень/звание, цель, тема исследования и её хронологические рамки (образец – приложение 1). Письмо оформляется на бланке организации и подписывается её руководителем либо уполномоченным лицом. К официальному письму прилагается план научного исследования, заверенный научным руководителем или научным консультантом.

    Физические лица, ведущие научную работу по личной инициативе, предоставляют заявление на имя директора Архива с указанием цели, темы и хронологических рамок исследования, с приложением документа, удостоверяющего личность (образец – приложение 2).

    Учащиеся высших учебных заведений оформляются по письму от учебного заведения за подписью ректора или проректора с обоснованием необходимости работы с архивными документами, указанием цели, темы и хронологических рамок исследования (образец – приложение 3).

    Зарубежные исследователи допускаются к работе в читальном зале на тех же условиях, что и граждане Республики Казахстан, на основании официального письма Министерства иностранных дел Республики Казахстан на имя директора Архива с указанием темы, цели и хронологических рамок исследования.
  2. Разрешение на работу в читальном зале даёт директор Архива или его заместитель на срок до конца текущего календарного года (до 31 декабря). По истечении срока разрешения исследователь должен вновь получить допуск.
  3. После получения допуска работник читального зала регистрирует исследователя в электронном читальном зале через Единую информационно-поисковую систему «Электронный архив» (далее – ЕИПСЭА). Исследователю выдаются логин и пароль для входа в личный кабинет, в котором он может ознакомиться с научно-справочным аппаратом и оформлять заказы.
  4. Ежегодная пролонгация разрешения проводится на основании нового официального письма (или заявления). Аналогичная процедура применяется при изменении темы исследования.
  5. В целях анализа тематики исследований, частоты обращений к фондам, а также для статистического учёта, на каждого исследователя заводится личное дело.

4. Порядок доступа исследователя к архивным фондам и документам

  1. Архив на безвозмездной основе предоставляет исследователям доступ к открытым для общественного пользования архивным фондам и документам по запрашиваемой теме, научно-справочному аппарату, а также к соответствующим техническим средствам для их просмотра и копирования.

    Исследователь, допущенный к работе с документами, ознакомляется с Регламентом работы читального зала, заполняет анкету исследователя (образец - приложение 4) и карточку учёта тематики исследования. Представленные исследователем материалы и документы подшиваются в его личное дело.

    При каждом посещении читального зала исследователь расписывается в журнале регистрации.
  2. Документы, содержащие персональные данные, могут использоваться работниками Архива и исследователями для составления библиографических справок, биографий, публикации документальных изданий — при условии соблюдения прав личности на неприкосновенность частной жизни.

    Ограничивается доступ к следующим категориям документов:
    1. архивным документам, содержащим сведения, составляющие государственные секреты или иные охраняемые законами Республики Казахстан тайны;
    2. документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне, частной жизни физического лица, а также сведения, создающие угрозу его безопасности;
    3. архивным документам, владельцы которых при передаче в архив установили в договоре особые условия доступа и использования;
    4. подлинникам особо ценных документов, документов, отнесённых к культурным ценностям, а также документам НАФ РК, находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии.
    Доступ к таким документам и их использование осуществляется с учётом ограничений, установленных законодательством Республики Казахстан, и условий, определённых владельцами при передаче материалов в архив, при наличии их письменного согласия либо согласия правопреемников (в соответствии со статьёй 16 Закона Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах»).

    Доступ к подлинникам особо ценных и ветхих документов осуществляется только в исключительных случаях — по письменному разрешению руководителя Архива. В таких случаях предоставляются копии документов (фонд пользования) или документальные публикации.
  3. Архив ограничивает доступ к документам, поступившим на хранение до истечения 15-летнего срока временного (ведомственного) хранения, а также к документам с грифом «ДСП» (для служебного пользования). Для получения доступа к таким материалы необходимо письменное разрешение соответствующего учреждения – фондообразователя. Исследователь самостоятельно обращается в такое учреждение с письменным запросом.
  4. По запросам правоохранительных и специальных государственных органов, антимонопольных органов, арбитража, судов, прокуратуры, а также иных уполномоченных органов по делам, находящимся в их производстве, Архив предоставляет документы, содержащие коммерческую тайну, после получения разрешения от директора или заместителя директора Архива.

    Эти документы могут быть также предоставлены другим пользователям на основании письменного разрешения от учреждения-фондообразователя или его правопреемника.
  5. По требованию физического лица ему предоставляются для ознакомления все документы, касающиеся его, а также могут быть выданы их копии.
  6. Неучтенные и необработанные документы, исследователям для работы в читальном зале не выдаются.

5. Порядок выдачи дел и копирование архивных документов

  1. Выдача заказанных дел осуществляется в течение 2 (двух) рабочих дней с момента подачи заказа, оформленного в установленном порядке.
  2. Заказы на получение документов оформляются на бланке требования с указанием:
    • номера фонда,
    • описи,
    • единицы хранения,
    • краткого заголовка дела.
    Условия заказа:
    • одновременно можно заказать не более 20 дел и 10 описей в день;
    • к выдаче допускаются только дела по заявленной теме исследования;
    • срок выдачи дел — не более 1 месяца, затем они возвращаются в архивохранилище и подлежат повторному заказу;
    • описи и справочники выдаются на срок до 5 рабочих дней;
    • продление сроков согласуется с работником читального зала;
    • справочные и печатные издания предоставляются в день подачи запроса.
  3. Для обеспечения физической сохранности архивных документов при наличии копий (микрофильм, микрофиша, электронный образ) выдаются только копии, а не подлинники, на соответствующих технических носителях.
  4. Срок исполнения заказа:
    • в обычное время — 2 рабочих дня;
    • в летний период (1 июня – 1 сентября) — до 3 рабочих дней.
  5. Исследователи, зарегистрированные в ЕИПСЭА, формируют заказы с использованием функции «Корзина». Условия:
    • максимум — 20 дел одновременно;
    • срок хранения — до 1 месяца;
    • копирование документов осуществляется через папку «Разрешение на копирование через ЕИПСЭА»;
    • каждому исследователю создаётся индивидуальная папка для загрузки файлов (до 100 страниц).
  6. Заказы на копирование оформляются исследователями на специальном бланке (образец — приложение 5). Заполненный бланк подписывается исследователем.

    После проверки скачанных файлов работником читального зала, бланк с заказом и папка с файлами передаются на согласование директору Архива или его заместителю. В заказе обязательно указываются поисковые данные документов.
  7. Перечень копированных документов подшивается в личное дело исследователя.

    Вывоз (отправка) копий архивных документов, выполненных иностранными исследователями, за пределы Республики Казахстан осуществляется в порядке, установленном законодательством.
  8. Копирование архивного дела в полном объёме не допускается.

    Разрешается изготовление электронных копий не более 30% от общего объёма одного дела.

    Во избежание фальсификаций личные подписи Президента Республики Казахстан и Премьер-Министра Республики Казахстан не подлежат копированию.
  9. Копирование документов из личных фондов осуществляется в соответствии с условиями, установленными фондообразователями либо их правопреемниками (наследниками), передавшими документы на постоянное хранение.

6. Порядок работы в читальном зала

  1. При посещении читального зала исследователь:
    • соблюдает установленный режим работы и расписывается в журнале посещений;
    • несёт персональную ответственность за сохранность документов на время пользования;
    • обязан незамедлительно сообщить работнику читального зала в случае обнаружения дефектов или повреждений в документах;
    • заполняет лист использования дела, указывая дату, тему исследования и номера использованных листов.
  2. Исследователь имеет право:
    • получать консультации по составу и содержанию архивных фондов по интересующей его теме;
    • пользоваться литературой и печатными изданиями;
    • при необходимости привлекать переводчика.
  3. При использовании архивных документов в научных трудах и публикациях исследователь обязан:
    • указывать архивный шифр источника;
    • объективно отражать содержание документов при их освещении в научной и публичной среде, включая средства массовой информации.
  4. В целях соблюдения требований информационной безопасности исследователь:
    • при входе в здание Архива предъявляет на досмотр сотрудникам специализированной службы охраны личные вещи (сумку, портфель и т. п.);
    • сдаёт все личные вещи и средства мобильной связи в специальные ячейки хранения, закрываемые на ключ;
    • имеет право проносить в читальный зал только бумажную тетрадь и ручку.
  5. Пользоваться в читальном зале средствами мобильной связи (телефоном, интернетом и др.) строго запрещено.
  6. В читальном зале запрещается:
    • выносить архивные дела за пределы читального зала;
    • передавать дела другим лицам;
    • вносить в архивные документы какие-либо изменения (подчёркивания, исправления, сгибание листов);
    • перелистывать страницы мокрыми или смоченными пальцами;
    • подвергать документы воздействию прямых солнечных лучей;
    • изымать листы из дела (в том числе чертежи, фотографии, марки и иные составные части);
    • совершать иные действия, нарушающие физическую целостность документов.
  7. Исследователь, подготовивший публикацию на основе архивных документов, предоставляет Архиву библиографическую справку или один экземпляр соответствующего издания.
  8. Исследователь несёт ответственность за соответствие представленной в публикации информации содержанию использованных архивных документов.
  9. В случае нарушения настоящих Правил исследователь может быть временно или постоянно отстранён от работы в читальном зале Архива.
    Решение об ограничении доступа принимается руководством Архива с уведомлением направившей организации (при наличии таковой).
  10. В случае хищения, порчи, уничтожения или повреждения документов (как умышленного, так и по неосторожности), а также внесения в них несанкционированных изменений, физические и юридические лица, виновные в нарушении законодательства в сфере архивного деле, несут ответственность в соответствии с законодательством Республики Казахстан.
  11. Ущерб, причинённый документам Национального архивного фонда, подлежит полному возмещению в порядке, установленном законодательством Республики Казахстан.