Размер шрифта:
Изображения:
Для информационного обслуживания исследователей в Архиве Президента РК действует Читальный зал, имеющий техническое оборудование, необходимое для работы с микрофотокопиями документов, аудиовизуальными и электронными документами.
Порядок работы с архивными документами и научно-справочным аппаратом к ним определяется Законами РК «О Национальном архивном фонде и архивах» от 22 декабря 1998 года, «О защите государственных секретов Республики Казахстан» от 11 марта 1999 года, Положением об Архиве Президента РК, утверждённым распоряжением Президента РК 15 июня 1999 г. № 52, а также настоящими Правилами. Сотрудник Читального зала обязан ознакомить исследователей с Правилами.
Читальный зал работает с 9.00 до 17.00 часов перерыв с 13. 00 до 14.00, с понедельника по четверг, пятница – санитарный день.
Контроль за работой Читального зала осуществляет руководитель Управления организации использования документов.
Для получения разрешения на работу в Читальном зале исследователь предоставляет официальное письмо от организации, направившей его, где указываются его фамилия, имя, отчество, должность, ученая степень и звание (при наличии таковых), цель, тему исследования и ее хронологические рамки. Письмо должно быть оформлено на фирменном бланке организации, подписано первым руководителем. К письму должен быть приложен план научной работы, заверенный научным руководителем или научным консультантом.
Также могут быть допущены к работе с документами Архива через Читальный зал физические лица в индивидуальном порядке, по личному мотивированному заявлению, куда прикладывается документ, удостоверяющий личность.
Учащиеся высших учебных заведений оформляются по письму от организации за подписью ректора или проректора, с обоснованием необходимости работы с архивными документами.
Зарубежные исследователи оформляются для работы в Читальном зале на равных правах с гражданами Республики Казахстан, на основании официального письма направляющей организации, либо же по личному мотивированному заявлению с приложенным к нему документом, удостоверяющем личность.
Разрешение на работу в Читальном зале дает директор Архива или его заместитель на срок до конца текущего календарного года (до 31 декабря). По истечении этого срока исследователю вновь требуется, при необходимости работы в Читальном зале, получить разрешение. Ежегодное продление разрешения на работу в Читальном зале проводится на основании официального письма (заявления). Аналогичная процедура проводится при изменении темы исследования на другую. Для статистической отчетности, а также анализа использования документов Архива, на каждого исследователя заводится личное дело.
Архив на бесплатной основе предоставляет исследователю доступ к открытым для общественного пользования архивным фондам и документам. Исследователь, допущенный к работе над документами, обязан ознакомиться с Правилами работы Читального зала, заполнить анкету установленного образца (анкета исследователя), два экземпляра карточки учета тематик исследований. Представленные исследователем материалы и документы, подшиваются в личное дело исследователя.
В целях оказания методической помощи в выявлении архивных документов и работе с ними, разработан научно-справочный аппарат: перечни, каталоги, автоматизированные информационно-поисковые системы, путеводители, описи. При необходимости организуются консультации специалистов Архива. После обязательного ознакомления с научно-справочным аппаратом к архивным документам, исследователь расписывается в журнале регистрации посещений Читального зала.
Доступ к секретным, частично секретным и конфиденциальным документам, базам данных с учётом ограничений, установленных законодательными и нормативно-правовыми актами Республики Казахстан, обеспечивается в порядке, установленном законами Республики Казахстан. Ознакомление с секретными документами осуществляется в специальном помещении, под контролем работника Архива, допущенного к работе с секретными документами. Частично рассекреченные дела выдаются в порядке, установленном для секретных дел.
Архив ограничивает доступ пользователей к документам, поступившим на хранение до истечения 15-летнего срока ведомственного хранения, а также к документам с отметкой «ДСП»1* (для служебного пользования), т.ч. содержащие коммерческую тайну, информацию о фактах, событиях или обстоятельствах частной жизни конкретного лица (к ней относятся: личные, персональные, партийно-следственные дела, медицинская документация о состоянии здоровья), а также документы фондов личного происхождения в тех случаях, когда его владелец или прямой наследник письменно установил ограничения на их публичное использование.
Для получения доступа к таким документам исследователю необходимо получить письменное разрешение от фондообразователя. Документы же советского периода с отметкой «ДСП», выдаются для исследователей с разрешения директора Архива или его заместителей.
Запрещается копировать дело полностью. Во избежание фальсификаций, личные подписи Главы государства и Главы Правительства Республики Казахстан при копировании скрываются.
Документы, содержащие персональные данные, выдаются в использование с соблюдением требований законодательства Республики Казахстан о защите персональных данных.
Реабилитированным лицам, их родственникам или наследникам, в установленном законодательством РК порядке, обеспечивается право на ознакомление с материалами партийно-следственных дел, получение копий архивных документов, связанных с реабилитацией, за исключением сведений о третьих лицах, без их согласия.
Заказы на получение документов оформляются посредством заполнения электронного бланка требования в Информационной системе «Электронный архив» (далее – «Электронный архив»), с указанием номера фонда, описи, единицы хранения и краткого заголовка дела. Исследователь может заказать одновременно не более 20 дел (1 бланк требования). В системе «Электронный архив» доступ к имеющимся в базе описям неограничен. При необходимости исследователь может заказать одновременно не более 10 описей на бумажной основе. Выдача дел осуществляется исключительно по теме исследования, на срок не более 30 дней. По истечении этого срока материалы на бумажной основе возвращаются в архивохранилище. В системе «Электронный архив» по истечению срока пользования материалы перестают быть доступными.
В целях обеспечения физической сохранности архивных документов, вместо подлинников, при наличии копий выдаются копии через технические носители информации (компьютер, CD-диск, микрофильм, микрофиша).
Срок исполнения заказа на выдачу дел – 1 (один) рабочий день. При летнем режиме (с 1 июня по 1 сентября) срок исполнения заказов – 2 (двое) суток, выдача дел – на третий день.
При посещении Читального зала исследователь должен соблюдать установленный режим работы, расписываться в книге посещений. Тем самым исследователь удостоверяет, что он принимает на себя ответственность за сохранность документов на время пользования и технических средств читального зала. В случае обнаружения дефекта или повреждения документа в деле, сбоев или повреждения технического оборудования следует сообщить об этом сотруднику Читального зала. Исследователь обязан аккуратно заполнять лист использования дела, указывать даты, тему исследования и номера использованных листов.
Исследователь имеет право записывать в свою тетрадь содержание документов, указывать вид документа, его автора. Записи, выписки из документов должны иметь поисковые данные: сокращенное название Архива (АП РК), номер фонда, описи, дела, листа. (АП РК. Ф.__. Оп.__. Д.__. Л.__). Для записей исследователям разрешается использовать технические средства Архива.
В целях соблюдения требований информационной безопасности, исследователь обязан предъявить при входе в здание Архива на досмотр полицейскому личные вещи (сумку/портфель). При в ходе здание Архива технические средства фиксации и передачи информации (флэш накопители, СD-носители, смартфоны с фотокамерой, фото и видеокамеры, сканеры, а также ноутбуки или планшеты), размещаются в специально предусмотренных ячейках.
Пользоваться в Читальном зале средствами мобильной связи (телефон, интернет) запрещается.
Исследователь, в течение одного тематического периода работы в Читальном зале, имеет право на снятие фотокопий со 100 листов документов. Фотокопирование необходимого материала допускается только с помощью технических средств читального зала Архива. Перечень документов для фотокопирования составляется исследователем. Бланк заполненного заказа на снятие копий подписывается исследователем и передается сотруднику Читального зала для получения разрешения от директора Архива или его заместителя.
Перечень копированных документов хранится в личном деле исследователя.
Выносить архивные дела из Читального зала, передавать их другим лицам – запрещено. Исследователь не должен делать в документах какими-либо способами пометки, подчеркивания, зачеркивания, загибания листов, углов документа, перелистывать листы смоченными пальцами; не должен подвергать документы действию прямых солнечных лучей, изымать листы (их составные части: чертежи, фотографии, марки и т.п.) из дела; не должен наносить иными способами вред сохранности документов.
Один экземпляр публикации (книга, статья в журнале и т.п.), при подготовке которых исследователем были использованы документы Архива Президента РК, должен быть передан (выслан почтой) в Архив по адресу: 050010. Республика Казахстан. Алматы, проспект Достык 87-б.
Исследователь несет ответственность за соответствие приведенной им в публикации информации содержанию использованных архивных документов.
Нарушение настоящих Правил работы в Читальном зале влечёт за собой лишение права допуска к работе с документами Архива, временно или постоянно. Решение о последнем принимается руководством Архива, с письменным уведомлением организации, направившей исследователя.
В случаях хищения или повреждения (намеренного, непреднамеренного) документов, техники, программных приложений, внесения умышленных изменений в текст, виновные несут административную и уголовную ответственность, согласно законодательства Республики Казахстан. Материальный ущерб, причиненный документам Национального архивного фонда, подлежит полному возмещению.
