Расширенное совещание под председательством заведующего Общим отделом Администрации Президента Ербола Адаева состоялось в Архиве Президента Республики Казахстан. Главной темой встречи стало совершенствование системы ведомственного хранения документов и развитие цифровых решений в архивном деле.

В заседании приняли участие руководители аппаратов, директора департаментов, а также ответственные сотрудники за ведомственное хранение документов и документационное обеспечение государственных учреждений- источников комплектования Архива Президента, а также представители Комитета архивов, документации и книжного дела Министерства культуры и информации РК.

Открывая мероприятие, заведующий Общим отделом Администрации Президента Ербол Адаев отметил стратегическую важность обсуждаемых вопросов для развития архивного дела и цифровой трансформации государственного управления.

«По поручению Начальника Канцелярии Президента Сариева Бакытжана Шумишбайулы мы проводим очередное совещание с руководителями, представителями учреждений-источников комплектования Архива Президента. Как вам известно, Главой государства в Послании народу Казахстана 2025 года озвучены масштабные инициативы по цифровой трансформации с использованием искусственного интеллекта. Это возлагает особую ответственность на делопроизводственные службы и ведомственные архивы. В этом году Архив Президента переехал в новое, современное здание в Астане, что создало условия для внедрения инновационных методов хранения и эффективного взаимодействия с источниками комплектования», – подчеркнул Ербол Адаев.

В свою очередь директор Архива Президента РК Алия Мустафина обозначила ключевые направления работы Архива и подчеркнула необходимость эффективного взаимодействия с источниками комплектования.

«Перед Архивом поставлен комплекс задач, одна из которых – внедрение инновационных методов комплектования и хранения архивного фонда, а также эффективное взаимодействие с источниками комплектования. Ключевыми направлениями взаимодействия являются состояние делопроизводства и ведомственного хранения документов, а также осуществление работы в системе «Е-Архив», – отметила директор Архива Президента РК Алия Мустафина.

Первым с докладом о работе ведомственных архивов выступил заместитель директора Архива Кайрат Алимгазинов. Он напомнил, что ежегодно Архив Президента принимает на государственное хранение свыше 7 тысяч дел, поступающих из более чем 40 государственных учреждений и общественных объединений. В 2024 году в список источников комплектования добавлены новые организации, включая Национальный банк, «Kazakh Invest» и «KazAID».

Он подчеркнул, что в 2023 году Архивом по согласованию с Администрацией Президента была внедрена методика ежегодной оценки эффективности ведомственных архивов. По итогам анализа 2024 года 7 организаций показали высокий уровень, 4 – средний, а 3 – удовлетворительный, при этом неудовлетворительных результатов не выявлено.

За последние три года Архивом проведено 25 обследований в ведомственных архивах – как комплексных, так и повторных, с целью контроля организации документооборота, использования электронных систем и обеспечения сохранности архивных материалов.

«Архив уделяет особое внимание совершенствованию нормативно-методической базы в сфере делопроизводства и архивного дела. За последние годы согласовано более 30 номенклатур дел, 14 перечней документов со сроками хранения и 20 положений о ведомственных архивах и экспертных комиссиях. Дополнительно подготовлено 22 методических пособия и рекомендации, охватывающих широкий спектр вопросов – от цифровизации документов до работы с аудиовизуальными материалами», – отметил Алимгазинов.

Руководитель Службы цифровых технологий и инноваций Куралай Кабарова рассказала о развитии электронного документооборота в Казахстане – от принятия закона «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» в 2003 году до запуска системы «Е-Архив» в рамках государственной программы «Цифровой Казахстан».

Она добавила, что интерфейс и функционал системы были значительно доработаны после трехлетнего тестирования. Для этого Архивом были внесены более 300 предложений и замечаний, которые были учтены разработчиками.

«Сегодня наша главная задача – качественно и полностью завершить перенос документов ЕСЭДО. Совместно с Министерством культуры и информации мы продолжим работать над повышением устойчивости системы и расширением ее функциональных возможностей», – отметила Куралай Кабарова.

Отметим, что участники обсудили накопившиеся вопросы архивного дела, задали докладчикам уточняющие вопросы и получили разъяснения по проблемным темам, таким как недостаток профильных специалистов, неприспособленные помещения для хранения документов и слабая работа с фото- и видеоматериалами.

По итогам совещания Архиву Президента поручено продолжить работу по сопровождению деятельности государственных органов – источников комплектования по вопросам организации делопроизводства и архивного хранения, ускорить работу по передаче документов в систему «Е-Архив» и подготовить предложения по устранению выявленных проблем.

Государственным органам поручено до марта 2026 года разработать порядок действий при эвакуации документов в ЧС и упорядочить передачу фото- и видеоматериалов в Архив Президента. Также было рекомендовано рассмотреть вопрос выделения штатных единиц архивистов.