Эксперты Архива Президента Республики Казахстан выступили на семинаре-тренинге, организованном Академией государственного управления при Президенте Республики Казахстан. Мероприятие объединило специалистов из региональных и центральных государственных органов.

Тема семинара была посвящена документационному обеспечению и сохранности документов в условиях цифровой трансформации.

Программу обучения открыла руководитель Службы цифровых технологий и инноваций Архива Президента РК Куралай Кабарова. В формате тренинга и интерактивной дискуссии она представила участникам современные подходы и практические решения по цифровой трансформации архивного хранения электронных документов. Во время выступления спикер рассмотрела особенности жизненного цикла электронного документа, а также ключевые требования к обеспечению их подлинности, целостности и сохранности.

Отдельный блок семинара был посвящен принципам формирования цифровых архивов и возможностям применения технологий искусственного интеллекта. Участникам были представлены разработки Архива, такие как интеллектуальная платформа для управления архивохранилищами AI Geotopography, система для автоматического распознавания рукописных и машинописных документов на казахском и русском языках AI Archival Recognition System, виртуальный гид AI Mura - Virtual Guide и QuralAI Assistant - интеллектуальный помощник для проведения историко-документальной экспертизы ценности документов. Куралай Кабарова отметила, что внедрение подобных решений позволит сократить объем рутинных операций, повысить качество обработки архивных документов и эффективность работы специалистов.

О современных требованиях к организациям-источникам комплектования архивов рассказала в своем докладе заведующий Сектором экспертизы проектов Архива Ельмира Нуркишева. Спикер отметила, что сегодня человечество ежегодно создает больше цифровых данных, чем за всю предыдущую историю, и на конкретных примерах показала, насколько легко может быть утрачена цифровая информация.

«Доступ к документу через десятилетия - это не результат цифровизации, а результат правильного управления цифровыми данными и документами», - подчеркнула Ельмира Нуркишева. 

Она рассмотрела международные стандарты и особенности их применения в национальном регулировании, подробно остановилась на нормативно-правовой базе - действующих законах, подзаконных актах и требованиях в сфере архивного дела, включая нормы Конституции Республики Казахстан, вступившей в силу с 1 июля 2026 года, и обозначила портрет современного специалиста архивного дела, который должен владеть не только архивным законодательством, но и цифровыми технологиями, основами искусственного интеллекта и кибербезопасности.

Практический блок провела руководитель Службы организации и экспертизы архивных фондов Архива Гульнара Мукажанова. Она рассказала историю развития электронного документооборота в Казахстане, а также об этапах миграции документов организаций-источников комплектования Архива Президента РК в информационную систему «Е-Архив». Отдельно спикер остановилась на экспертизе ценности электронных документов - ежегодной процедуре отбора документов на государственное хранение и определения сроков их хранения на основе установленных критериев.

В практической части слушатели вместе со спикером рассмотрели правила составления номенклатуры дел и в интерактивном формате разработали ее универсальный алгоритм. А архивист II категории сектора экспертизы ценности документов Шынар Жанузакова рассказала об особенностях проведения экспертизы ценности цифровых фотодокументов в ведомственных архивах организаций.

Напомним, ранее Архив провел семинар для организаций - источников комплектования. Пятый обучающий семинар собрал более 30 архивистов и документоведов.