16 сентября в Архиве Президента Республики Казахстан состоялся семинар, организованный совместно с Академией государственного управления при Президенте РК в соответствии с поручением Администрации Президента РК. Седьмой по счету, он стал самым масштабным – участие приняли 108 руководителей и специалистов, ответственных за архивное дело в Администрации Президента, Аппарате Правительства, центральных государственных органах, а также в учреждениях – источниках комплектования Архива Президента.

Главной темой обсуждения стала организация работы ведомственных архивов в информационной системе «Е-Архив». Открывая мероприятие, директор Архива Президента Алия Мустафина подчеркнула, что сегодня информационная система «Е-Архив» внедрена более чем в 1500 учреждениях.

«Глава государства Касым-Жомарт Токаев в своем Послании народу Казахстана в этом году обозначил стратегически важную задачу – в течение трех лет превратить страну в полноценное цифровое государство. Вопросы цифровой трансформации и внедрения искусственного интеллекта также напрямую связаны с архивной сферой, отвечающей за формирование и сохранность документов. В этом процессе архивисты играют значимую роль – именно они обеспечивают сохранение всех исторических материалов и создают условия для их дальнейшего изучения», – отметила Алия Мустафина.

В свою очередь вице-ректор по академической деятельности Академии государственного управления при Президенте РК Эльмира Оразалиева отметила, что совместные семинары Архива Президента и Академии уже стали доброй традицией и способствуют повышению профессиональной компетентности сотрудников государственных органов в сфере архивного дела и документооборота.

«Сейчас мы являемся свидетелями одних из первых шагов, первых инициатив, поэтому можно сказать, что мы стоим на пороге исторического события. Желаю всем успехов в рамках семинара. Ведь память – будь то природная, психологическая, экономическая или государственная – это одно из важнейших явлений. Люди, которые занимаются архивным делом, выполняют великую миссию перед человечеством – сохранять информацию, а перед государством – хранить его историю», – подчеркнула Эльмира Оразалиева.

В рамках программы семинара выступили сразу четыре ведущих эксперта. Первой с докладом о внедрении и сопровождении информационной системы «Е-Архив» в источниках комплектования выступила руководитель службы цифровых технологий и инноваций Куралай Кабарова. Она представила эволюцию электронного документооборота в Казахстане – от принятия закона «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» в 2003 году до запуска в промышленную эксплуатацию системы «Е-Архив» в 2021 году в рамках государственной программы «Цифровой Казахстан».

Кабарова подчеркнула, что «Е-Архив» является не просто электронным хранилищем, а единой системой, где автоматизированы все процессы ведомственного архива: от приема документов до их передачи на государственное хранение. Особое внимание спикер уделила многоэтапному тестированию, которое продолжалось три года. В ходе этой работы Архив Президента внес свыше 300 замечаний и предложений, значительная часть которых была учтена разработчиками. На их основе система была доработана почти на 70%, а ключевые модули переписаны заново. В результате интерфейс стал более удобным для пользователей, а функционал – стабильным и надежным.

«Сегодня наша главная задача – качественно и полностью завершить перенос документов ЕСЭДО. В дальнейшем необходимо обеспечить сохранность электронных документов и на других платформах. Совместно с Министерством культуры и информации мы продолжим работать над повышением устойчивости системы и расширением ее функциональных возможностей», – отметила Куралай Кабарова.

Помимо теоретической части, слушатели на практике познакомились с особенностями миграции электронных документов в систему «Е-Архив».

Старший эксперт службы цифровых технологий и инноваций Архива Президента РК Самал Кабзолдина представила реальные кейсы, обозначила наиболее распространенные ошибки и предложила пути их эффективного решения.

Особое внимание она уделила роли архивистов в процессе миграции документов. По ее словам, именно архивные службы играют ключевую роль в обеспечении полноты, достоверности и качества их переноса, что является необходимым условием успешного функционирования «Е-Архива».

Руководитель службы организации и экспертизы архивных фондов Гульнара Жумагуловна Мукажанова представила доклад, посвященный вопросам экспертизы ценности электронных документов. Она рассказала, что экспертиза – это процесс отбора документов для государственного хранения или определения сроков их хранения по установленным критериям: происхождению, содержанию и внешним особенностям.

Отдельный акцент был сделан на практическом применении этих процедур в информационной системе «Е-Архив»: от формирования описи дел, систематизации и нумерации до составления актов об уничтожении и научно-справочного аппарата. Мукажанова также показала, как автоматизированные модули системы помогают членам экспертных комиссий рассматривать документы, фиксировать замечания и принимать решения в электронном формате с использованием ЭЦП.

В работе семинара также приняла участие представитель компании-разработчика информационной системы «IServ» Дина Майлашева, которая ответила на вопросы слушателей и дала практические комментарии по функционалу системы.

Отдельным акцентом программы стала лекция исполнительного директора Клуба главных редакторов Бибигуль Букенбай, посвященная спичрайтингу как эффективному инструменту в государственном управлении.

По итогам семинара все участники получили сертификаты Академии государственного управления и Архива Президента РК.