Архив Президента Республики Казахстан открыл серию обучающих мероприятий 2025 года учебно-практическим семинаром на тему экспертизы ценности документов и передачи их на ведомственное хранение. Его участниками стали сотрудники Министерства иностранных дел и его подведомственных организаций, отвечающие за документационное обеспечение и работу ведомственных архивов.

Семинар стал первым мероприятием, проведённым в новом здании Архива Президента РК, построенном в Астане по поручению Главы государства. Современный архивный комплекс оснащён 24 специализированными хранилищами общей вместимостью до двух миллионов единиц хранения. Здесь будут собраны документы эпохи Независимости, тогда как фонд XX века продолжит храниться в филиале Архива в Алматы.

Открыла мероприятие директор Архива Алия Мустафина. В своём выступлении она подчеркнула важность системной подготовки специалистов, работающих с документацией, а также сообщила о расширении деятельности Архива и запуске нового этапа взаимодействия с источниками комплектования.

«Переезд в столицу открывает новые возможности для тесного взаимодействия с государственными органами — основными источниками комплектования Архива. Сегодня 29 из 45 наших источников находятся именно в Астане. Как вы знаете, Архив Президента ежегодно проводит учебные семинары для ответственных сотрудников источников комплектования по таким актуальным темам, как экспертиза ценности документов, их подготовка к передаче на ведомственное хранение, составление и оформление номенклатуры дел, организация работы с архивными документами в условиях чрезвычайных ситуаций и другим вопросам. Это одна из ключевых задач, обозначенных в Стратегическом плане развития Архива», — отметила Алия Мустафина.

В рамках семинара ведущие эксперты Архива представили практические кейсы и рекомендации по формированию дел, определению сроков хранения, составлению научного описания и систематизации документов. Отдельное внимание было уделено правилам передачи материалов в ведомственные архивы.

«В настоящее время мы работаем с информационной системой «Е-архив». Хотя эта система для нас относительно новая, она уже помогает упрощать документооборот и делает нашу работу более эффективной. В будущем она позволит быстро и удобно находить нужную информацию. Мы верим, что эти документы будут храниться долгие годы и станут ценным наследием для будущих поколений», — поделился впечатлениями специалист МИД РК Анар Шапайкызы.

Отметим, что семинар стал первым из девяти, запланированных Архивом Президента РК на 2025 год. Выбор Министерства иностранных дел в качестве первой площадки не случаен — это один из крупнейших источников комплектования Архива по объёму документов, формирующихся в результате деятельности министерства и его подведомственных структур.

По завершении обучения участники семинара ознакомились с инфраструктурой нового здания Архива — читальными залами, выставочными пространствами и архивными лабораториями. В конце мероприятия им были вручены сертификаты.