УТВЕРЖДЕНА

приказом директора

Архива Президента

Республики Казахстан

от 21 июня 2022 года

№ 96-Ө

 

 

 

 

 

КОНЦЕПЦИЯ РАЗВИТИЯ

АРХИВА ПРЕЗИДЕНТА РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН

ДО 2035 ГОДА

 

 

 

 

Содержание

1.     Общие положения

2.     Текущее состояние

3.     Обзор зарубежного опыта

4.     Принципы, цель и задачи развития Архива

5.     Основные направления и этапы реализации

6.     Целевые индикаторы

7.     Ожидаемые итоги

 

 

1. Общие положения

 

Архивы, обеспечивающие сохранность историко-культурного наследия, являются одним из обязательных атрибутов государственности. Уровень их развития определяет степень цивилизованности страны, отношение народа к своему историческому прошлому.

Фундаментальные изменения, происходящие во всех сферах жизни общества, в условиях глобальной турбулентности мира ставят перед архивами новые вызовы. Сегодня сохранение документов выходит за рамки архивного дела и приобретает контуры жизненно важных направлений устойчивого развития государства. Максимизация обществом значения доступа к информации увеличила непреходящую ценность архивных документов.

На Архив Президента Республики Казахстан (далее – Архив), как крупнейшего в стране хранителя документов социально-политической истории ХХ века и периода Независимости, возлагаются особая ответственность и миссия. Они вытекают из осуществляемых им задач научно-методического сопровождения и практической организации архивного обеспечения деятельности Президента Республики Казахстан, его Администрации и других государственных органов, непосредственно подчиненных и подотчетных Главе государства.

Концепция развития Архива Президента Республики Казахстан до 2035 года разработана в соответствии с Указом Президента Республики Казахстан от 9 февраля 2022 года № 808 «О некоторых вопросах Архива Президента Республики Казахстан». Ее содержание определяет модернизацию деятельности учреждения по направлениям комплектования, учета, обеспечения сохранности и использования документов Национального архивного фонда Республики Казахстан (далее – НАФ), цифровой трансформации Архива, становления его как научного, методического и координационного центра в области документоведения и архивного дела, инновационного проектирования деятельности от методологии архивирования носителей к методологии архивирования информации на основе новых научных решений прикладного и прогностического характера.

Концепция определяет стратегические направления развития Архива, принципы достижения цели, задачи, а также этапы их реализации.

 

2. Текущее состояние

 

Архив создан Указом Президента Республики Казахстан от 14 января 1994 года № 1502 и расположен в городе Алматы в специализированном здании 1974 года постройки. Общая площадь его хранилищ составляет более 7 тыс. кв.м.

На сегодняшний день в Архиве хранится 1014 фондов, включающих более 856 тыс. дел. Это документы как бывшего партийного архива, начиная с 1918 года, так и материалы по истории Независимого Казахстана, образованные в деятельности подчиненных и подотчетных Главе государства государственных органов, политических и общественных организаций, национальных культурных центров, а также личные архивы видных политических, государственных и общественных деятелей Казахстана.

Ежегодно в Архив на хранение поступают более 6 тыс. дел из 47 организаций – источников комплектования, которым на постоянной основе оказывается научно-методическая и практическая помощь по вопросам делопроизводства и архивного хранения.

С 2014 года Архив приступил к массовой оцифровке бумажных документов и описей для пополнения Единой информационно-поисковой системы «Электронный архив». К 2022 году общее количество электронных версий бумажных документов достигло 185 тыс. дел или 24% от состава дел, подлежащих сканированию.

В контексте реализуемой государственной политики цифровой трансформации и перехода на безбумажные технологии актуальной задачей последних лет является создание системы электронного архива. С 2019 года совместно с министерствами культуры и спорта, цифрового развития, инноваций и аэрокосмической промышленности Республики Казахстан прорабатывается вопрос подключения Архива к информационной системе «Единый архив электронных документов» (Е-Архив), реализуемой в рамках Государственной программы «Цифровой Казахстан».

В 2019 году обновлено микрофильмирующее оборудование «SMA 35+», осуществляющее создание страховых копий документов на микрофильмах в соответствии с требованиями международных стандартов. На сегодняшний день страховой фонд копий особо ценных документов Архива на микроносителях насчитывает более 8 млн. кадров.

Для расширения круга пользователей с 2017 года запущен Электронный читальный зал, автоматизирующий работу исследователей с архивными документами. Посредством веб-сайта http://archive.president.kz обеспечен онлайн-доступ к электронному каталогу и Путеводителю по фондам Архива. Широкую популярность получили такие проекты Архива, как электронные базы данных «Военнопленные-казахстанцы Второй мировой войны: литература, источники и база данных» и «Аsharshylyq.kz» (сбор сведений о жертвах голода 1930-х гг. в Казахстане).

Особое внимание уделяется публикации и популяризации документальных источников по истории Независимого Казахстана. Рассекреченные в 2004-2008 годах 40 тысяч архивных дел советского периода стали источниковой базой для первых в стране монографических исследований, посвященных истории партии Алаш, коллективизации, голоду, политическим репрессиям и депортациям 1930-х годов, Великой Отечественной войны 1941-1945 гг. и другим вопросам. Архивом выпущено более 100 документальных изданий, среди них «Рассекреченная война», «Из истории национальной валюты», «Қазақстан халқы Ассамблеясы: алғашқы қадамдар (1995-1997 жж.)», «Казахстан за безъядерный мир» и другие.

Разносторонний по составу комплекс документов, хранящихся в Архиве, привлекает внимание отечественных и зарубежных специалистов новейшего периода истории. Ежегодно читальный зал Архива посещают более 300 исследователей. Обеспечивается своевременное исполнение социально-правовых запросов граждан и тематических запросов государственных органов.

Архив сотрудничает с научными учреждениями и общественными организациями, совместно с которыми проводятся различные социально значимые мероприятия (круглые столы, презентации документальных сборников, выставки и т.д.). В целях организации дуального образования и подготовки квалифицированных специалистов при Архиве открыта кафедра Казахского национального университета имени аль-Фараби «Архивное дело и документоведение». Регулярно проводятся республиканский конкурс молодых архивистов, Олимпиада студентов, обучающихся по специальности «Архивоведение, документоведение и документационное обеспечение». С 2017 года совместно с Казахским национальным университетом имени аль-Фараби и Российским государственным гуманитарным университетом реализуется международный образовательный проект «Летняя школа молодых архивистов стран СНГ», в котором за эти годы приняли участие более 500 молодых специалистов из Азербайджана, Армении, Беларуси, Казахстана, Кыргызстана, России и Узбекистана. Лекторами выступают ученые-архивисты из Белоруссии, Казахстана, Польши, России, США, Финляндии и Южной Кореи.

Во исполнение поручения Главы государства в 2021 году в структуре Архива создан Центр по изучению материалов политических репрессий ХХ века, деятельность которого направлена на всестороннее изучение истории по данной тематике, содействие работе ученых и повышение оперативности подготовки выводов и рекомендаций в части полной реабилитации жертв политических репрессий. Проработаны вопросы приема в 2022-2023 годах более чем 700 тыс. дел из специальных государственных архивов (далее – СГА) Министерства внутренних дел (далее – МВД), Комитета национальной безопасности (далее – КНБ), Генеральной прокуратуры Республики Казахстан.

Развивается сотрудничество с архивными учреждениями зарубежных стран. Архивом заключены соглашения с 17 архивными организациями из 8 стран (Беларусь, Германия, Корея, Кыргызстан, Польша, Российская Федерация, США и Финляндия).

Вместе с тем требуют своего разрешения следующие проблемы.

1. Превалирование консервативного подхода организации архивной работы, исключающего внедрение и использование новых практик ведущих архивных учреждений мира.

Деятельность Архива ограничена рамками сложившейся методологии и носит узконаправленный характер, создающий ограничения для внедрения новых практик. Сохраняются устаревшие подходы в организации работы, отсутствует единое понимание развития Архива как ведущего центра хранения документов политической истории Независимого Казахстана.

 

2. «Информационная изолированность» Архива.

Отрицательно на имидже Архива сказывается сложившийся стереотип «закрытости» и «секретности» документов. Дальнейшие процессы демократизации государства и развития открытого гражданского общества требуют преодоления изжившей себя формулы «власть – архивы» и перехода к новой парадигме триединства «государство – общество – архивы». Вместе с тем существует острая потребность сохранения преемственности архивной культуры и осознания высокой социальной роли и исторической миссии Архива в сохранении и приумножении документальной памяти Независимого Казахстана.

3. Дефицит ресурсов хранилищ Архива.

Резкое повышение интенсивности движения фондов обострило проблему сохранности документов Архива. Обеспечение сохранности бумажных документов НАФ, имеющих непреходящую историческую ценность и являющихся национальным достоянием, напрямую связано с материально-техническим оснащением, наличием свободных архивохранилищ. В настоящее время степень заполнения хранилищ Архива достигла 85%. Учитывая предстоящий в 2022-2023 гг. прием более чем 700 тыс. дел из СГА МВД, КНБ, Генеральной прокуратуры Республики Казахстан, ресурс архивохранилищ будет полностью исчерпан уже к 2024 году.

4. Отсутствие методологической основы архивной работы с электронными документами.

В контексте реализуемой государственной политики цифровой трансформации и перехода на безбумажные технологии требуется переосмысление всей работы Архива, в частности, разработка норм и правил цифрового хранения, определение новых процессов цифрового документирования, архивирования, использования, а также требований к цифровому архиву в целом и перспектив его развития. Сегодня вопросы создания и функционирования электронных архивов, миграции баз данных в научном, методическом и практическом плане в Архиве не проработаны.

5. Несоответствие уровня квалификации кадров задачам модернизации и цифровой трансформации Архива.

Неготовность кадров Архива к качественным изменениям работы обусловлена сложившейся слабой организационно-методической инфраструктурой. Недостаток высококвалифицированных специалистов, в том числе с учеными степенями, приводит к отсутствию научных подходов и современной методологии цифровой трансформации Архива. Дистанцированность архивного образования от архивной практики и производства является причиной несоответствия компетенций и навыков, необходимых для модернизации и развития Архива.

 

3. Обзор зарубежного опыта

 

Анализ зарубежного опыта развития архивов на современном этапе показал, что в качестве трендов в инновационном развитии ведущих архивов мира выступают максимальная прозрачность в работе, приверженность стратегии сохранения архивных документов вне зависимости от политической конъюнктуры и масштабное применение цифровых технологий.

Традиция создания президентских центров хранения документов заложена в США – одной из наиболее передовых стран в развитии современных архивных технологий. Задача формирования и сохранения документов глав государства возложена на Национальное управление архивов и документации (NARA), являющееся одной из крупнейших и авторитетных организаций в мире в области архивного дела и делопроизводства. В его структуру входит 14 президентских центров, где хранится более 400 млн. страниц текстового материала, почти 10 млн. фотографий, 5 тыс. километров кинопленки, 100 тыс. часов аудио- и видеозаписей, а также примерно полмиллиона музейных экспонатов. С момента вступления в силу Закона «О президентских документах» (1978 год) эти материалы автоматически передаются NARA в последний день работы администрации. Электронные материалы передаются в электронный архив NARA вместе с компьютерным и серверным оборудованием. Все документы президентов имеют постоянный срок хранения. Закон не содержит обязательную норму для передачи президентами США личных документов на государственное хранение,

но он регламентирует порядок управления официальными документами президентов и вице-президентов США.

В 2009 году был создан Центр перспективных систем и технологий (NCAST), который определяет ключевые направления научно-исследовательских работ в области компьютерного проектирования архивного дела. Обеспечение широкого доступа к архивным материалам остается приоритетной задачей NARA. При Национальном центре по рассекречиванию архивных документов создана лаборатория, занимающаяся рассекречиванием документов на специальных носителях. С 2013 года функционирует цифровая публичная библиотека, где в онлайн-режиме доступно около 2 млн. копий документов из архивных фондов NARA.

В целом, работа архивов США с электронными документами началась уже с 1970-х годов, когда были разработаны и внедрены поисковые системы SPINDEX-II, NARA A-I и образован Центр электронных архивных документов при Национальном архиве США (1972 год). Сегодня NARA разработан стандарт автоматизации управления документацией для всех федеральных учреждений и передачи электронных документов на постоянное хранение в Национальный архив США.

В Электронной стратегии Национального архива Великобритании, принятой в 2017 году, пересмотрено отношение к документной информации. В нее, наряду с текстами, аудио-, видео-, фотодокументами, картами, включен контент, не воспринимаемый человеком непосредственно: биты, лог-файлы и иные данные, а также компьютерные коды. Это приводит к формированию проблемы электронных документов. Электронная стратегия предусматривает создание инновационного электронного архива, который расширит возможности использования архивов в обществе и привлечет к архивной информации новую интернет-аудиторию. Итогом реализации Электронной стратегии выделены следующие пункты: трансформирование способов получения доступа и использования документов, развитие электронных возможностей, навыков и цифровой культуры. Вместе с тем методологический сдвиг в трансформации архивов Великобритании связан с мировоззрением о том, что имитация в электронной форме традиционных архивных практик, разработанных для бумажных документов (что происходит повсеместно в мире), является только промежуточным этапом становления архивов будущего. Модель жизненного цикла электронных документов не должна быть такой же, как и для бумажных документов. Работа с электронными документами требует полного отхода от прежних традиций, который позволит фундаментально переосмыслить архивную практику, начиная от основополагающих принципов комплектования, хранения и использования.

Отличительная особенность архивной системы Китайской Народной Республики заложена в принятом в 2021 году отраслевом законе, который позиционирует архивные учреждения как политические. Особое внимание уделяется вопросам информационной безопасности, что связано с массовым формированием цифровых архивных ресурсов (электронных документов, оцифрованных образов документов).

В 2009 году было учреждено Государственное межведомственное объединенное совещание по управлению электронными документами. С 2014 года работа с ними была внедрена во все государственные архивы КНР, разработаны единые требования к функциям системы управления электронными документами с учетом новейших технологий (2015 год), стандарт для унификации созданных разными компаниями систем управления данными (2016). В результате в 2021 году первый исторический архив КНР открыл для публики на своей внутренней информационной платформе около 4,7 миллионов электронных образов архивных документов.

Для работы с большими объемами цифровых данных ведется разработка инструментов управления на основе технологий big-data, искусственного интеллекта и 5G. Особое внимание уделяется внедрению систем полнотекстового распознавания. Созданный портал государственного управления архивов КНР служит единой платформой централизации поисковых систем и обмена архивными информационными ресурсами. При этом он доступен только для зарегистрированных пользователей, владеющих китайским языком.

Эти ключевые направления развития архивов вошли в Национальную стратегию информатизации, которая предполагает укрепление КНР в статусе кибердержавы к 2050 году.

Богатое документальное наследие Республики Корея сформировало традиционное мировоззрение государства к сохранению документов. Апелляция к историческим документам как легитимным свидетельствам преемственности институтов власти возвела архивный документ в ранг государственной идеологии. Как следствие, корейское правительство уделяет особое внимание развитию архивной инфраструктуры, обучению и повышению квалификации архивистов, внедрению передовых систем архивного менеджмента, пропаганде «архивного сознания» среди молодежи.

Республика Корея как мировой лидер в использовании электронных технологий накопила большой опыт оперативного использования и архивного хранения электронных документов. В основу современной архивной системы заложен принцип экономической целесообразности, установлен государственный контроль ведения и обеспечения сохранности общественной (публичной) документации.

С 2006 года во всех государственных органах внедрены системы электронного документооборота. Сформированные в них документы передаются в Центральную систему управления архивными документами (Central Archives Management System, CAMS), которая под управлением Национального архива обеспечивает их долговременное хранение. CAMS содержит 8 видов программного обеспечения, для которых разработана Эталонная модель бизнес-процессов управления цифровыми документами (Business Reference Model, BRM). Управление касается приема, хранения, обеспечения долговременной сохранности, экспертизы ценности и уничтожения документов, а также их архивного описания. Также модель поддерживает функцию контроля и протоколирования доступа и аудита. Историческая информация, такая как сведения об изменении классификации и грифов электронных документов, сохраняется и управляется в рамках формата долговременного хранения посредством ее периодической и повторной перезаписи.

Страховое копирование в Республике Корея, как и в архивах США и Европы, остается безальтернативным способом гарантированного сохранения и воспроизведения стратегически важных записей. При этом обязательным условием создания страхового фонда является его территориальная удаленность от основного архивного хранилища.

Работа с документами, образующимися в деятельности президента Республики Корея, соотнесена с Законом «О президентских документах» 2007 года. Функционирует Архив президента страны, который осуществляет сбор, обслуживание президентских записей (документов) и управление ими. В его фондах содержатся документы, фотографии, видеозаписи, подарки и другие артефакты всех президентов Республики Корея.

Создание архивов в Республике Турция имеет глубокие исторические традиции. Крупнейший архив управления делами совета министров Турции в городе Стамбуле насчитывает около 50 миллионов документов, ранние из которых относятся к 14-15 вв. Политика архивов придерживается стратегии быстродоступности архивных документов через различные сервисы, в том числе электронные. Использование технологий облачных вычислений в архивном деле обеспечило переход архивов на цифровые веб-платформы работы и внедрение веб-инструментов популяризации документального наследия.

Информационная деятельность архивных учреждений страны включает весь спектр традиционной архивной работы: выявление документов, составление их научного описания, публикация документов государственных органов. Четкую централизацию управления архивами государство связывает со стремлением защиты персональных данных граждан. Функционирует единая система учета архивных документов, в которой приоритет первостепенного сохранения отдается документам, фиксирующим юридические, правовые, финансовые отношения в государстве.

Для Турции характерна тенденция европеизации архивной работы, характеризующаяся повышенным вниманием к собиранию личных архивов, формированию архивов глав государства как исследовательских центров.

Обеспечение сохранности документов, касающихся деятельности президентов страны, входит в функции созданного в 2018 году Управления государственных архивов при президенте Турции и выделено в отдельное стратегическое направление работы. В задачи архива президента входят документационное сопровождение и архивное обеспечение его деятельности, а также сбор, хранение информации, документов, вещей, фотографий и других источников, относящихся к периодам правления Ататюрка и следующих глав государств; проведение исследований и предоставление доступа к документам.

Единая система функционирования постсоветских архивов в ХХ веке обусловила формирование общих подходов в архивной работе. Сохранение преемственности в архивных практиках в странах СНГ наблюдается и ныне. Методологическая и методическая основы организации управления архивными документами основаны на исследованиях исторически сложившихся научных центров архивоведения, таких как ВНИИДАД (Российская Федерация), БелНИИДАД (Республика Беларусь), УкрНИИДАД (Украина). Общей тенденцией развития архивов СНГ является отход от традиционной архивной эвристики в связи с переносом внимания на электронные документы, их описание, формирование требований к работе с документами, их использованию и публикации. Решение вопросов комплектования новыми видами документов, возникающими в цифровой среде, их хранение и использование – общий круг методологических интересов национальных архивных служб СНГ.

Важнейшее место в деятельности государственных архивов занимает работа с документами первых лиц и высших органов власти. Архив президента Российской Федерации был образован в 1991 году. Его главной задачей является хранение подлинников указов и распоряжений президента, федеральных конституционных и федеральных законов, а также материалов, связанных с их принятием. Вновь избранному президенту России вносится предложение о начале формирования нового фонда президента. Эта практика повышает качество подготовки сдаваемых на архивное хранение дел. С 1992 года начато формирование электронного архива президента России, в задачи которого входят учет документов и оперативный поиск необходимой информации.

Особое место в системе мер по повышению безопасности и обеспечению сохранности архивных документов занимает страховое копирование. Обязанность создания страхового фонда уникальных и особо ценных документов для архивов установлена действующим законодательством. Федеральное архивное агентство (Росархив) организует создание и сохранение страхового фонда особо ценных документов архивного фонда, в том числе уникальных документов, в отношении которых устанавливается особый режим учета, хранения и использования. Для этих целей создано федеральное казенное учреждение «Центр хранения страхового фонда» (ЦХСФ) в г.Ялуторовске Тюменской области, которым обеспечивается территориально удаленное и нормативное хранение микроформ, отснятых с особо ценных документов российских архивов. Лабораторный корпус ЦХСФ оснащен современным оборудованием для контроля качества микроформ страхового фонда и изготовления копий фонда пользования на пленочных и электронных носителях. За период с 2016 по 2020 год в ЦХСФ передано свыше 21,7 миллионов кадров микроформ страхового фонда.

Актуальными для российской практики остаются вопросы юридической значимости электронных документов в долгосрочной перспективе их архивного хранения. По принятой в 2019 году национальной программе «Цифровая экономика Российской Федерации» предполагается создание информационной системы «Платформа «Центр хранения электронных документов», которая должна будет обеспечить централизованный прием и хранение электронных архивных документов и справочно-поисковых средств к ним, оперативный доступ к электронным архивным документам и даст возможность поиска и просмотра электронных архивных документов посредством использования сети Интернет.

Как показывает анализ, существует общность в организации работы архивов в целом. Она заключается в едином понимании задач экспертизы, целей комплектования, методов организации архивного хранения и использования документов. Вместе с тем отличаются подходы, способы реализации целей и задач. В отличие от Казахстана, где основной упор в архивной работе сделан на ретроспективный историко-культурный контекст архивной методологии, в зарубежной архивной практике, особенно в США и ряде стран Европы, преобладает точка зрения о стратегической роли архивных учреждений в документальном обеспечении функционирования государства.

Наблюдаемая общемировая тенденция цифровизации архивов требует переформатирования деятельности, поиска современных решений для работы с новыми видами документной информации, формирования соответствующей методической базы, усовершенствования инструментов комплектования и хранения документов, принятия единых политик цифрового хранения. Особенным образом эта тенденция проявляется в стремлении обеспечить сохранность документов глав государств в долгосрочной перспективе.

 

4. Принципы, цель и задачи развития Архива

 

Развитие Архива будет основываться на следующих принципах:

- преемственность в сохранении и дальнейшем развитии направлений работы по комплектованию, хранению и использованию документов НАФ на цифровых платформах;

- эффективность при использовании передового архивного опыта и внедрении современных решений архивного менеджмента;

- доступность архивных документов для свободного использования и расширения возможностей работы с фондами Архива через цифровые технологии, ограничения доступа к документам, связанные с безопасностью государства, а также законными интересами и правами граждан;

- партнерство при разработке инновационных решений цифровизации Архива и проектирования сервисной модели управления документами на стадиях ведомственного и государственного хранения.

Стратегической целью развития Архива до 2035 года является становление его как одного из ведущих в странах СНГ архивных учреждений и лидера архивной отрасли Казахстана, успешно внедряющего мировые практики документационного обеспечения и архивного хранения, выполняющего функции методологического центра архивной работы в Казахстане, выступающего инициатором и интегратором постоянного совершенствования и поступательного роста архивов страны.

Для достижения цели необходимо решить следующие задачи:

1) формирование новых подходов к комплектованию архивного фонда через анализ международного опыта и внедрение в практику современной архивной методологии;

2) модернизация инфраструктуры Архива и укрепление материально-технического оснащения для обеспечения сохранности документов НАФ;

3) цифровая трансформация Архива от архитектуры «e-archive» (электронный архив) к архитектуре «i-archive» (интеллектуальный архив);

4) формирование Архива как республиканского центра хранения и изучения документов по истории политических репрессий ХХ века;

5) укрепление положительного имиджа страны на международной арене и пропаганда политики Главы государства через популяризацию историко-документального наследия Казахстана периода Независимости;

6) институализация на базе Архива направления научно-прикладных и методических исследований в области документоведения, архивоведения и археографии;

7) организация многоаспектного взаимодействия Архива с отечественными и зарубежными архивными учреждениями, НИИ и вузами по формированию пула высококвалифицированных архивистов и документоведов.

 

5. Основные направления и этапы реализации

 

Исходя из содержания цели определены направления развития Архива и этапы реализации задач.

Концепция предполагает реализацию задач в три этапа:

на 1-м этапе (2022-2025 гг.) произойдут качественные изменения формы

и содержания работы Архива;

2-й этап (2026-2030 гг.) будет охарактеризован формированием трендов перспективного развития;

на 3-м этапе (2031-2035 гг.) наметится устойчивая тенденция долгосрочного роста.

Для каждого этапа будет разработан стратегический план.

 

Обеспечение сохранности архивных фондов

1-й этап

На данном этапе получит развитие внутренняя инфраструктура Архива в городе Алматы. Будут обеспечены подключение здания Архива к первой категории электроснабжения и оснащение архивохранилищ системой газопожаротушения.

Планируется оптимизация логистических маршрутов для документов (топографическая карта) в архивохранилищах с учетом приема в Архив документов СГА. Будет оборудована лаборатория реставрации и консервации бумажных документов.

В городе Астане завершится формирование новой инфраструктуры Архива благодаря строительству современного специализированного здания, с подготовкой архивохранилищ, оборудованием специализированных лабораторий экспертизы и реставрации документов. Кроме того, планируется организация эффективного взаимодействия служб Архива в городе Астане и городе Алматы через выделенные каналы связи. Территориальная удаленность архивохранилищ в двух городах будет отвечать нормативным требованиям хранения страхового фонда особо ценных документов (периода Независимости в городе Алматы, советского периода – в городе Астане).

В целях автоматизации государственного учета документов НАФ завершится перевод в цифровой формат научно-справочного аппарата – описей дел. При этом предполагается пересмотреть устоявшиеся подходы в обеспечении сохранности стремительно увеличивающегося объема мультиформатных документов.

2-й этап

В целях оперативного управления будет осуществлено перемещение архивных фондов периода Независимости из хранилищ в городе Алматы в хранилища города Астана. В новом здании Архива начнется прием документов (в том числе мультиформатных) на государственное хранение.

Снижение ежегодного приема документов на бумажных носителях, связанное с увеличением объема электронных документов, обусловит изменения в методологии хранения цифровых данных.

В Архиве в городе Алматы планируется создание исследовательской лаборатории изучения и внедрения новых методов реставрации документов, восстановления слабоконтрастных текстов, консервационно-профилактической обработки документов на бумажных носителях.

3-й этап

Архив в городе Астане будет оснащен современным оборудованием по микрофильмированию документов, что обеспечит полное формирование страхового фонда особо ценных документов периода Независимости. Планируется формирование пула стратегически важных документов для информативного сопровождения и обеспечения документальной базы функционирования деятельности Президента Республики Казахстан и его Администрации при возникновении чрезвычайных ситуаций техногенного и природного характера.

Завершится работа по оцифровке архивных документов, в результате чего будет создан электронный фонд пользования и обеспечена доступность архивной информации в онлайн-режиме.

 

Комплектование архивного фонда

1-й этап

Приоритетной задачей для Архива станет работа с электронными документами. Для этого планируется реализация научно-прикладного проекта по изучению передового зарубежного опыта и разработке научно-обоснованных предложений, практических рекомендаций по работе государственных органов с электронными документами.

В целях усиления координирующей роли Архива и повышения эффективности взаимодействия будет внедрена система оценки деятельности ведомственных архивов государственных организаций – источников комплектования.

При комплектовании Архива документами современной истории на различных носителях особое внимание планируется уделить формированию личного архива Главы государства, разработке методологического инструментария этой работы.

2-й этап

Новым трендом станет изменение содержания работы по экспертизе ценности документов.

Будут выработаны новые подходы к составлению и ведению списка фондообразователей Архива, усовершенствована методическая база проведения экспертизы ценности документов личного происхождения, определены базовые принципы дальнейшей организации работы на договорной основе.

Предполагается разработка бизнес-процесса архивирования документов Главы государства на цифровых носителях.

Для решения задачи качественного комплектования Архива будут внедрены инструменты инвестиционной привлекательности деятельности по документированию и архивному хранению негосударственных организаций – источников комплектования (политических партий, общественных объединений, этнокультурных центров).

Последовательно сократится срок ведомственного хранения документов (до 5 лет).

3-й этап

Новым направлением работы Архива по комплектованию станут инициативное документирование и инициативное комплектование, что обеспечит повышение информативности, полноту документального состава исторических событий, иллюстративности документов, имеющих историческую ценность и подлежащих передаче на постоянное хранение.

Будет сформирован и оформлен архивный фонд Главы государства.

Для учреждений-источников комплектования Архива предполагается разработка проекта модельного цифрового хранилища, внедрение которого обеспечит эффективное управление цифровой информацией и использование ее как базы знаний.

 

Формирование Архива как республиканского центра хранения и изучения материалов политических репрессий ХХ века

1-й этап

Деятельность Центра будет направлена на реализацию обозначенных Президентом Республики Казахстан К.К. Токаевым задач по изучению материалов политических репрессий в контексте единой политики сохранения исторической памяти и формирования национального сознания.

Центр обеспечит архивное сопровождение работы Государственной комиссии по полной реабилитации жертв политических репрессий. Будут завершены прием и научно-техническая обработка переданных в Архив документов СГА МВД, КНБ, Генеральной прокуратуры Республики Казахстан. На их основе Архив приступит к исполнению социально-правовых и тематических запросов, для чего будут разработаны памятки, инструкции и методические пособия.

Формирование архивного фонда «Проектный офис Государственной комиссии по полной реабилитации жертв политических репрессий» обеспечит передачу документов и материалов о деятельности Государственной комиссии в состав НАФ.

Взаимодействие Архива с Институтом истории и этнологии им. Ч. Валиханова будет направлено на совместную работу по анализу архивных документов ХХ века, подготовке научных проектов, публицистических изданий для широкой общественности.

2-й этап

Завершится работа по составлению научно-справочного аппарата переданных в Архив документов СГА МВД, КНБ, Генеральной прокуратуры Республики Казахстан, их описанию и вводу в состав НАФ.

Архив инициирует сбор документов личного происхождения и пополнение на их основе архивных коллекций материалов по истории политических репрессий в Казахстане.

Будут завершены создание и наполнение просопографической базы данных «Азалы тізім». Подготовлен Путеводитель по документам, переданным в Архив из СГА МВД, КНБ, Генеральной прокуратуры Республики Казахстан.

Окончание работы по рассекречиванию документов расширит археографический фонд исследований по истории политических репрессий ХХ века в Казахстане.

3-й этап

Центр приступит к проведению реставрационно-профилактических работ документов СГА за 1920-1950 гг.

Для сохранения национальной памяти и формирования исторического сознания казахстанцев на основе документов СГА будет составлена интерактивная карта-путеводитель «мест памяти», инициирована реализация исследовательских проектов с отечественными и зарубежными партнерами.

Комплекс принятых мер обеспечит дальнейшее становление Архива как республиканского центра хранения и изучения материалов политических репрессий ХХ века.

 

Развитие Архива как ведущего исследовательского и методического центра

1-й этап

Разработка прикладных и научных исследований в области документоведения и архивного дела станет новым направлением работы Архива. Архив будет аккредитован как субъект научной деятельности.

Планируются мониторинг и оценка накопленного научного и методического потенциала казахстанских архивов, определение степени практической применимости отечественных разработок. По их итогам для обсуждения среди специалистов будет предложен аналитический обзор научных исследований по проблемам документоведения, архивоведения и археографии (1991-2023 гг.).

С ведущими республиканскими и зарубежными научно-исследовательскими центрами установятся долгосрочные партнерские отношения. Архив станет инициатором и организатором проведения Конгресса архивистов Казахстана, который будет представлять собой площадку для взаимодействия и конструктивного диалога профессионального сообщества, генерации инновационных идей развития архивов, реализации проектов и тиражирования лучших архивных практик, обучения молодых специалистов.

2-й этап

Новым инструментом совершенствования архивной деятельности и формирования Архива как ведущего методологического центра станет работа экспертного клуба из числа ведущих специалистов отрасли, в том числе из других стран. Экспертный клуб выступит современной интеллектуальной платформой для аккумуляции новых идей, проектов, практической апробации инновационных решений архивного дела.

В области подготовки документальных публикаций, сборников будет превалировать освещение современной истории Казахстана. Участие Архива в проектах программно-целевых и грантовых финансирований повысит индекс цитируемости Архива в научных изданиях.

3-й этап

Итогом научных исследований станет разработка учебной и методической литературы Архива. Завершится подготовка аналитического обзора «Электронный фонд пользования Архива Президента Республики Казахстан: создание, хранение, учет и использование».

Получит развитие Конгресс архивистов Казахстана, которому будет придан международный статус.

С учетом передового международного опыта Архив разработает концепт перехода от аналоговых к цифровым формам организации работы с использованием smart-технологий и облачных сервисов, станет генератором новых идей в архивной отрасли и поставщиком готовых решений актуальных проблем документоведения и архивного дела в стране.

В новом формате научных дискуссий будут организованы международные летние школы архивистов, предложен новый учебно-методический формат профессиональной консолидации архивистов Казахстана – через дни Архива в регионах на базе областных архивов.

 

Цифровая трансформация Архива и развитие информационно-поисковых систем

1-й этап

Клиентоориентированность, мобильность и доступность информации станут новыми трендами цифровизации Архива.

Будет произведен реинжиниринг информационной системы Архива и применены платформенные решения для формирования экосистемы интеллектуального архива на основе IT-технологий.

Использование облачных технологий обеспечит появление цифровых продуктов и сервисов, в частности онлайн-системы работы Архива с исследователями, информационных интерактивных онлайн-таблоидов услуг «Выдача архивной справки», «Запись в Читальный зал», «Заказ литературы из Библиотеки и Справочно-информационного фонда». Для доступа к ним по принципу «единого окна» будет разработано мобильное приложение.

Особое внимание планируется уделить решению вопросов информационной безопасности цифровых решений Архива.

2-й этап

Будут разработаны и предложены новые методологические инструментарии и практические рекомендации цифровизации архивного дела. Наиболее удачные решения Архива станут основанием для создания прототипов сервисов для тиражирования по другим архивным учреждениям Казахстана.

Для реализации задачи по интеграции информационных ресурсов Архива с другими информационными ресурсами планируется разработка алгоритма обеспечения информационной безопасности и инструментов архивной эвристики, доступных через веб-портал Архива.

Исполнение социально-правовых и тематических запросов будет происходить в электронном формате. Прекратится выдача документов на бумажных носителях в Читальный зал Архива, что будет способствовать обеспечению долговременной сохранности бумажных оригиналов.

Исполнение исследовательских запросов посетителей Читального зала Архива планируется удаленно, через веб-портал, который станет единым платформенным решением цифровой коммуникации Архива с обществом.

3-й этап

Расширятся спектр услуг, состав и география пользователей архивной информации за счет централизации и доступности архивных информационных ресурсов, перехода к дистанционному предоставлению услуг в электронной форме.

Будут внедрены мобильные решения взаимодействия Архива с организациями – источниками комплектования путем разработки IT-продуктов для персональных средств коммуникаций, а также созданы удаленные рабочие места для сотрудников ведомственных архивов государственных учреждений – источников комплектования Архива.

Завершатся создание программного модуля и подключение негосударственных организаций – источников комплектования Архива к удаленному рабочему месту с функцией авторизированного доступа.

Удаленные онлайн-сервисы по защищенным каналам связи для сотрудников Архива станут цифровой платформой для организации текущих процессов деятельности.

 

Внедрение инновационных инструментов информационной деятельности Архива

1-й этап

Будет переосмыслен подход к информационной политике Архива: от стратегии содействия общественному спросу на архивные документы – к стратегии формирования исторического сознания путем комплексной археографической работы по введению в научный оборот историко-документального наследия ХХ века и периода Независимости. Это станет мощным стимулом для проведения научных исследований и соответствующих проектов, открытого и объективного осмысления исторического прошлого на обширной документальной основе, ежегодно вводимой в научный оборот.

Просветительская и воспитательная роль Архива будут выражены через молодежные социально значимые проекты, направленные на пропаганду положительного опыта нациестроительства.

Архив выступит с инициативой реализации проекта «Открытому обществу – открытый архив».

Инновационными формами популяризации и трансляции документального наследия станут 3D-технологии визуализации архивного документа, клипарт-мультимедиа.

Регистрацию в качестве средства массовой информации пройдет издание Архива «Жаңа Архив».

2-й этап

Основное внимание будет уделено качеству контента проводимых мероприятий с проведением на основе социометрических показателей оценки их эффективности и результативности.

Планируется разработка интерактивной платформы для организации историко-документальных выставок с использованием комплексных цифровых решений популяризации документального наследия.

На базе нового здания Архива в городе Астане будут созданы экспозиционные залы с архивными документами о деятельности Президента Республики Казахстан, реализации внутренней и внешней политики государства, а также с обзором коллекций особо ценных документов Архива.

Войдет в практику подготовка документальных сборников Архива в формате «электронной книги» (в html-формате).

3-й этап

Новым направлением работы Архива по использованию документов станет выявление архивных материалов по истории Казахстана в зарубежных архивах и личных коллекциях.

Будет разработан аннотированный каталог архивных фондов зарубежной казахстаники. Организация этой работы в партнерстве с зарубежными специалистами и коллегами обеспечит дальнейшее развитие творческих и профессиональных связей с архивными учреждениями СНГ, Европы, Азии, США.

Показателем эффективности информационной деятельности Архива станет высокий рейтинг упоминаемости в СМИ.

 

Развитие кадрового потенциала Архива

1-й этап

Одним из инструментов становления Архива как лидера отрасли является укрепление его кадрового потенциала, в том числе посредством привлечения и подготовки высококвалифицированных специалистов. С этой целью будет обеспечено качественное сопровождение образовательных программ дуального обучения по документоведению и архивоведению в партнерстве с вузами.

Траекторией развития станет работа с молодыми специалистами, для которых будет выстроена система карьерного роста. Будут усовершенствованы процедуры аттестации сотрудников на основе измерения эффективности их деятельности.

Планируется создание базы управленческих кадров и формирование «пула талантов» на основе оценки потенциала каждого сотрудника.

Изменениям подвергнется корпоративная культура, акцент будет сделан на повышении привлекательности Архива и формировании индивидуальных подходов к развитию работников. Предполагается внедрение института наставничества.

Будет разработана система рекрутмента в Архиве, основанная на принципах прозрачности и объективности, механизма стимулирования сотрудников, формирования корпоративной культуры и комфортных условий работы.

2-й этап

Планируется разработка HR-стратегии инвестиционного взгляда на сотрудников Архива, в рамках которой будет предусмотрено их ежегодное повышение квалификации, в том числе за рубежом.

Активными участниками в конкурсах на занятие вакантных должностей станут выпускники с профильным высшим архивным образованием, информируемые путем адресной информационной рассылки через создаваемую базу данных резервистов.

3-й этап

В рамках кадровой политики Архива будут использованы принципы временного делегирования сотрудникам «горизонтальных» функций и полномочий. Ожидаемым результатом станет развитие компетенций и усиление ответственности за принимаемые решения. Таким образом, в коллективе будут созданы условия для развития креативного мышления и проявления инициатив, повышения коммуникабельности сотрудников.

Реализация кадровой политики обеспечит Архив высококвалифицированными специалистами с универсальным набором компетенций и активной гражданской позицией.

 

6. Целевые индикаторы

 

№ п/п	Наименование индикатора	Ед. изм.	I этап 2022-2025 гг.	II этап 2026-2030 гг.	III этап 2031-2035 гг.
1	Доля материалов, возвращаемых на доработку организациям – источникам комплектования решением Экспертно-проверочной методической комиссии Архива	%	20	10	0
2	Срок ведомственного хранения документов в организациях – источниках комплектования Архива	лет	15	10	5
3	Доля документов, хранящихся в организациях – источниках комплектования Архива, находящихся в нормативных условиях обеспечения их сохранности	%	50	75	100
4	Объем документов на традиционных носителях, ежегодно принимаемых на государственное хранение	ед. хр.	7 000	6 000	5 000
5	Объем документов на цифровых носителях, ежегодно принимаемых на государственное хранение	ед. хр.	3 000	5 000	7 000
6	Строительство современного, технологически оснащенного, специализированного здания Архива в городе Астане	год	2025	-	-
7	Передислокация архивных фондов периода Независимости с 1991 года (120 тыс. ед. хр.) в город Астану	%	-	100	-
8	Доля документов СГА МВД, КНБ, Генеральной прокуратуры РК по истории политических репрессий 1920-1950 годов, включенных в состав документов НАФ	%	40	80	100
9	Количество ежегодно издаваемых документальных сборников, научных и иных публикаций	ед.	10	15	20
10	Время выдачи документов	день	15	10	1
11	Доля архивных учреждений Казахстана, вовлеченных в информационную и научно-практическую деятельность Архива	%	30	50	90
12	Доля электронных образов архивных документов, выдаваемых исследователям через Читальный зал	%	50	70	100
13	Доля цифровых образов управленческих документов на бумажных носителях	%	50	70	100
14	Количество посещений интернет-страниц с документальным контентом из фондов Архива	млн. в год	0,4	0,7	1
15	Доля документов БД Единой информационно-поисковой системы Архива, включенных в систему полнотекстового интеллектуального поиска (smart)	%	50	70	100
16	Доля сотрудников Архива, имеющих профильное высшее образование	%	40	65	85
17	Индекс цитируемости Бюллетеня Архива в числе рейтинговых изданий, рекомендуемых к публикации результатов научных исследований по гуманитарным наукам	h-индекс	1	3	5
18	Внедрение ИС «е-Архив» в государственных организациях – источниках комплектования Архива	%	100	-	-
19	Численность сотрудников Архива, ежегодно повышающих свою квалификацию через зарубежные и отечественные стажировки и курсы переподготовки кадров	чел.	5	10	15
20	Ежегодная доля внедрения результатов научно-прикладных и методических решений Архива в сфере документоведения и архивного дела	%	10	30	50
21	Количество платформенных решений цифровизации работы Архива	ед.	2	5	7

 

7. Ожидаемые итоги

 

Реализация Концепции развития Архива до 2035 года отвечает целям государственной политики по цифровой трансформации и переходу на безбумажные технологии. Достижение целевых индикаторов обеспечит формирование целостной научной, методической и образовательной экосистемы Архива и источников его комплектования в единой цифровой среде, с использованием облачных сервисов работы и авторизации.

Развитие IT-инфраструктуры Архива с использованием удаленных сервисов работы обеспечит онлайн-доступ к архивным документам, различным по форме, происхождению и содержанию (тексты, изобразительные документы, исторические карты, аудио-, видеодокументы и т.д.). Интеграция информационных систем в глобальную открытую сеть Интернет качественно изменит направление и содержание научно-исследовательской и учебно-методической деятельности Архива, приведет к возникновению новых интерактивных научных и образовательных веб-ресурсов (социальных сетей, интернет-форумов, тематических веб-сайтов). Активное использование инструментов анализа данных сформирует «базу знаний» как основной компонент интеллектуальной системы поиска и извлечения полезной для общества архивной информации.

Доминирующее положение в работе Архива займет обеспечение прав человека на информацию, доступ к культурным ценностям, к каковым относятся и архивные документы. Человокоориентированный подход во взаимодействии Архива с обществом будет выражен через политику открытости Архива и его фондов, соблюдения принципов инклюзии, достижения нулевого порога отрицательных результатов на запросы граждан в ретроспективной информации, оперативности в работе, партнерства и ориентированности на конечный результат. Указанные меры станут важнейшим аспектом идеологии работы Архива, с четкими принципами свободного использования информации и ограниченного доступа к архивным документам, касающимся безопасности страны, а также законных прав и интересов граждан.