Экспертно-проверочная методическая комиссия

Положение об Экспертно-проверочной методической комиссии Архива Президента Республики Казахстан

1. Основные положения

1. Экспертно-проверочная методическая комиссия Архива Президента Республики Казахстан (далее – ЭПМК) создана в соответствии со статьей 6 Закона Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах» от 22 декабря 1998 года, пунктом 27 Положения республиканского государственного учреждения «Архив Президента Республики Казахстан», утвержденного Указом Президента Республики Казахстан от 9 февраля 2022 года № 808 и Положениями о Центральной экспертно - проверочной комиссии центральных государственных и специальных государственных архивов, утвержденными приказом Министра связи и информации Республики Казахстан от 16 ноября 2011 года № 348.

2. ЭПМК является консультативно-совещательным органом, образуемым в целях рассмотрения научно-методических и практических вопросов экспертизы ценности документов Архива Президента Республики Казахстан (далее – Архив) и его организаций – источников комплектования, а также определения источников комплектования.

3. ЭПМК в своей деятельности руководствуется Конституцией Республики Казахстан, Законом Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах» и другими нормативными правовыми актами Республики Казахстан в сфере архивного дела и документационного обеспечения управления, электронного документооборота и электронных архивов, а также настоящим Положением об Экспертно-проверочной методической комиссии Архива Президента Республики Казахстан (далее – Положение).

2. Основные задачи

4. Задачами ЭПМК являются:

1) определение организаций – источников комплектования Архива, физических лиц – источников комплектования Архива документами личного происхождения;

2) включение документов в состав Национального архивного фонда Республики Казахстан (далее – НАФ РК) и исключение из его состава;

3) организация и проведение экспертизы ценности различных категорий документов на различных носителях на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел, формировании дел и подготовке их к передаче на государственное хранение; рассмотрение проектов нормативных документов, методических пособий по вопросам оптимизации состава архивного фонда, обеспечения сохранности и использования архивных документов;

4) согласование тематико-экспозиционных планов, перечней;

5) оказание методической помощи в деятельности служб документационного обеспечения управления организаций, ведомственных архивов организаций – источников комплектования Архива.

3. Функции

5. ЭПМК в соответствии с возложенными задачами осуществляет следующие функции:

1) проводит экспертизу и согласовывает проекты списков организаций – источников комплектования Архива, физических лиц – источников комплектования Архива документами личного происхождения, изменения и дополнения к ним;

2) проводит экспертизу и согласовывает проекты примерных, типовых и индивидуальных номенклатур дел, проекты ведомственных перечней документов с указанием сроков хранения, правил документирования и управления документацией, положений о ведомственных (частных) архивах, положений о Центральной экспертной комиссии и Экспертной комиссии;

3) проводит экспертизу и согласовывает проекты описей дел: постоянного хранения управленческой, научно-технической, аудиовизуальной, электронной документаций, документов личного происхождения, особо ценных документов, по личному составу, личных дел уволенных работников и научно-справочного аппарата к ним, а также актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения и утративших научно-историческую и практическую ценность;

4) проводит экспертизу и утверждает (согласовывает) акты о неисправимых повреждениях документов, отнесенных к составу НАФ РК, акты о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, и итоги их розыска;

5) проводит экспертизу и утверждает перечни архивных документов, отнесенных к объектам национального культурного достояния Республики Казахстан, особо ценных документов, хранящихся в Архиве, особо ценных документов, подлежащих страховому копированию, описей особо ценных дел и описей страховых копий, представляемых организациями – источниками комплектования Архива;

6) проводит экспертизу документов личного архива Президента Республики Казахстан, принимаемых на государственное хранение;

7) проводит экспертизу проектов методических рекомендаций, пособий, инструкций, памяток по вопросам экспертизы ценности документов и комплектования, обеспечения сохранности документов и комплектования архивов, разработанных сотрудниками Архива и организациями – источниками комплектования;

8) представляет экспертное заключение на предложения организаций – источников комплектования по вопросам определения сроков хранения отдельных видов документов;

9) представляет экспертное заключение по спорным вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими архивов, возникающим при отборе документов на государственное хранение;

10) проводит проверку заключений членов ЭПМК;

11) осуществляет методическое и практическое руководство за деятельностью экспертных комиссий организаций – источников комплектования Архива;

12) заслушивает отчеты руководителей организаций – источников комплектования Архива о состоянии документационного обеспечения
и архивного хранения;

13) заслушивает отчеты руководителей служб структурных подразделений и сотрудников Архива о состоянии работы по отдельным направлениям;

14) рассматривает итоги государственной экспертизы ценности документов и на основании этого относит архивы, архивные фонды и коллекции к составу НАФ РК в соответствии с профилем Архива;

15) рассматривает вопросы определения фондовой принадлежности документов, поступающих на государственное хранение;

16) проводит экспертизу и согласовывает проекты планов и графиков подготовки и передачи документов на государственное хранение, представляемых организациями-источниками комплектования архива;

17) по письменным заявлениям, с разрешения Директора Архива, на основании заключения ЭПМК Архива, реабилитированные лица и их наследники получают подлинники архивных документов творческого характера-рукописей, фотографий, писем и других личных документов (за исключением паспортов, военных билетов, служебных удостоверений и других архивных документов официального происхождения), сохранившихся в прекращенных уголовных и административных делах.

4. Организация работы

6. Cостав ЭПМК образуют председатель, заместитель председателя и члены. Председателем ЭПМК является заместитель директора Архива. Членами ЭПМК являются руководители структурных подразделений и ведущие специалисты Архива. ЭПМК состоит из нечетного количества членов. Секретарь не является членом ЭПМК.

7. Председатель ЭПМК осуществляет общее руководство деятельностью, председательствует на заседаниях, контролирует выполнение возложенных на ЭПМК задач.

В отсутствие председателя ЭПМК его обязанности исполняет заместитель председателя.

8. Деятельность ЭПМК осуществляется в соответствии с планом работы Архива.

9. Решения ЭМПК, связанные с определением сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, примерными и типовыми номенклатурами, а также с выделением к уничтожению документов, хранящихся в Архиве по 1945 год включительно, подлежат согласованию с Центральной экспертно-проверочной комиссией уполномоченного государственного органа Республики Казахстан в сфере архивного дела и документационного обеспечения управления.

10. Заседания ЭПМК созываются по мере поступления документов, но не реже одного раза в месяц.

При необходимости проводятся выездные заседания ЭПМК.

11. Заседание считается правомочным, если в нем принимает участие более половины его состава.

12. Документы направляются секретарем на рассмотрение членов ЭПМК в срок не позднее семи рабочих дней до заседания.

13. Члены ЭПМК изучают материалы, представленные на экспертизу, подготавливают экспертные заключения и не позднее трех рабочих дней до заседания ЭПМК передают их секретарю.

14. ЭПМК принимает решение открытым голосованием по каждому вопросу. Решение считается принятым, если имеется большинство голосов от общего количества членов ЭПМК.

В случае равенства голосов принятым считается решение, за которое проголосовал председатель.

Замечания, особые мнения и дополнения членов ЭПМК к протоколу ЭПМК излагаются в письменном виде и прилагаются к протоколу.

15. Протокол ЭПМК подписывается председателем, секретарем и утверждается директором Архива.

16. Решения ЭПМК после утверждения директором Архива являются рекомендательными для исполнения соответствующими структурными подразделениями Архива и организациями – источниками комплектования Архива.

17. Секретарь ЭПМК:

1) обеспечивает созыв заседания ЭПМК по указанию его председателя, заместителя председателя (в случае отсутствия председателя);

2) протоколирует заседание ЭПМК и представляет протокол на подпись председателю ЭПМК в течение двух рабочих дней;

3) информирует заинтересованных юридических и физических лиц о решениях ЭПМК;

4) осуществляет контроль за выполнением решений ЭПМК, проводит учет и составляет отчетность о работе, ведет документацию и обеспечивает ее сохранность;

5) составляет повестку дня, список приглашенных на заседание ЭПМК и за три календарных дня до его проведения представляет весь пакет документов председателю ЭПМК;

6) имеет право требовать от исполнителей своевременного представления документов, подлежащих рассмотрению на заседаниях ЭПМК, докладывать председателю о нарушении графика подготовки документов, контролировать выполнение решений ЭПМК исполнителями.

18. Согласование и утверждение проектов документов, указанных в пункте 5 настоящего Положения и представленных на ЭПМК, оформляются соответствующими грифами с указанием даты и номера протокола ЭПМК.

Состав Экспертно-проверочной методической комиссии Архива Президента Республики Казахстан

Жумабеков Бейсембай Куанышевич	-	заместитель директора Архива Президента Республики Казахстан, председатель
Алимгазинов Кайрат Шакаримович	-	заместитель директора Архива Президента Республики Казахстан, заместитель председателя
Мурзабекова Карлыгаш Мажитовна	-	архивист высшей категории службы формирования архивного фонда, секретарь
Члены комиссии:
Абдукадырова Джамиля Юсупжановна	-	заместитель директора Архива Президента Республики Казахстан
Бекишева Гаухар Оразаевна	-	руководитель службы обеспечения сохранности, учета и оцифровки архивных документов
Дараева Гузель Каримовна	-	ведущий эксперт службы организации использования документов
Жылгелдинов Мухаммед Турсынбекович	-	руководитель учебно-методического центра
Зейнелов Жанибек Сайлауович	-	главный эксперт службы формирования архивного фонда
Исаева Нурзада Тезековна	-	главный эксперт службы организации использования документов
Кабарова Куралай Маратовна	-	руководитель службы цифровизации и развития электронных архивов
Касенов Болеген Абикеевич	-	руководитель службы организации использования документов
Мукажанова Гульнара Жумагуловна	-	руководитель центра прикладных и научных проектов
Несипбаев Асет Сарсенович	-	руководитель службы формирования архивного фонда
Нурымбетова Гулшат Рамазановна	-	руководитель центра изучения материалов политических репрессий ХХ века
Сатаева Жанар Амантаевна	-	руководитель пресс-службы
Чиликова Евгения Викторовна	-	главный научный сотрудник центра изучения материалов политических репрессий ХХ века