Положение
об Экспертно-проверочной методической комиссии
Архива Президента Республики Казахстан

1. Основные положения

1. Экспертно-проверочная методическая комиссия Архива Президента Республики Казахстан (далее – ЭПМК) создана в соответствии со статьей 6 Закона Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах», пунктом 27 Положения республиканского государственного учреждения «Архив Президента Республики Казахстан», утвержденного Указом Президента Республики Казахстан от 9 февраля 2022 года № 808 и Положениями о Центральной экспертно-проверочной комиссии центральных государственных и специальных государственных архивов, утвержденными приказом Министра связи и информации Республики Казахстан от 16 ноября 2011 года № 348.

2. ЭПМК является консультативно-совещательным органом, образуемым в целях рассмотрения научно-методических и практических вопросов экспертизы ценности документов Архива Президента Республики Казахстан (далее – Архив) и его организаций – источников комплектования, включения документов в состав Национального архивного фонда Республики Казахстан (далее – НАФ), а также определения источников его комплектования.

3. ЭПМК в своей деятельности руководствуется Конституцией Республики Казахстан, Законом Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах» и другими нормативными правовыми актами Республики Казахстан в сфере архивного дела и документационного обеспечения управления, а также настоящим Положением об Экспертно-проверочной методической комиссии Архива Президента Республики Казахстан.

2. Основные задачи

4. Задачи ЭПМК:

1. определение организаций – источников комплектования Архива, физических лиц – источников комплектования Архива документами личного происхождения;
2. включение документов в состав НАФ;
3. организация и проведение экспертизы ценности документов на различных носителях; рассмотрение нормативных документов, методической документации по вопросам формирования архивного фонда, обеспечения сохранности и использования документов;
4. оказание методической помощи в деятельности служб документационного обеспечения управления организаций, ведомственных архивов организаций – источников комплектования Архива.

3. Функции

5. ЭПМК в соответствии с возложенными задачами осуществляет следующие функции:

1. проводит экспертизу и согласовывает список организаций – источников комплектования Архива, физических лиц – источников комплектования Архива документами личного происхождения, изменения и дополнения к ним;
2. рассматривает итоги экспертизы ценности документов и выносит решение об отнесении архивных фондов и коллекций к составу НАФ в соответствии с профилем Архива;
3. рассматривает и согласовывает вопросы перефондирования документов, поступивших, а также находящихся на государственном хранении в Архиве;
4. проводит экспертизу и согласовывает примерные, типовые и индивидуальные номенклатуры дел, ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения, положения о ведомственных (частных) архивах, положения о Центральной экспертной комиссии и Экспертной комиссии организаций – источников комплектования;
5. согласовывает описи дел Личного Архива Президента Республики Казахстан;
6. проводит экспертизу и согласовывает правила документирования и управления документацией, тематико-экспозиционные планы, методические рекомендации, пособия, инструкции, памятки по вопросам экспертизы ценности документов и комплектования, обеспечения сохранности документов и комплектования архивов, разработанных сотрудниками Архива и организациями – источниками комплектования;
7. проводит экспертизу и утверждает описи дел постоянного хранения управленческой, научно-технической, аудиовизуальной, электронной документаций, документов личного происхождения, особо ценных документов и научно-справочного аппарата к ним;
8. проводит экспертизу и утверждает акты о неисправимых повреждениях документов, отнесенных к составу НАФ, актов о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны;
9. проводит экспертизу и утверждает перечни архивных документов, отнесенных к объектам национального культурного достояния Республики Казахстан, особо ценных документов, хранящихся в Архиве, особо ценных документов, подлежащих страховому копированию, описей особо ценных дел и описей страховых копий, представляемых организациями – источниками комплектования Архива;
10. представляет экспертное заключение на предложения организаций – источников комплектования по вопросам определения сроков хранения отдельных видов документов;
11. представляет экспертное заключение по спорным вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими ведомственных архивов, возникающим при отборе документов на государственное хранение;
12. заслушивает отчеты руководителей организаций – источников комплектования Архива о состоянии документационного обеспечения и архивного хранения;
13. проводит экспертизу заключений членов ЭПМК;
14. осуществляет методическое и практическое руководство за деятельностью экспертных комиссий организаций – источников комплектования Архива.

4. Организация работы

6. Персональный состав ЭПМК образуют председатель, заместитель председателя, секретарь и члены. Председателем ЭПМК является заместитель директора Архива, в компетенцию которого входит: обеспечение координации работы по комплектованию Архива документами на различных носителях, по взаимодействию с документационными службами и ведомственными архивами организаций – источников комплектования; контроль за работой по информатизации Архива, внедрению и развитию ИС «Е-Архив» в Архиве и государственных органах – источниках его комплектования. Членами ЭПМК являются руководители структурных подразделений и ведущие специалисты Архива. ЭПМК состоит из нечетного количества членов. Секретарь не является членом ЭПМК.

7. Председатель ЭПМК осуществляет общее руководство деятельностью, председательствует на заседаниях, контролирует выполнение возложенных на ЭПМК задач. В отсутствие председателя ЭПМК его обязанности исполняет заместитель председателя.

8. Секретарь ЭПМК координирует работу по обеспечению деятельности ЭПМК, подготавливает протоколы заседаний ЭПМК, ведет делопроизводство ЭПМК.

9. Деятельность ЭПМК осуществляется в соответствии с планом работы Архива.

10. Решения ЭПМК, связанные с определением сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, примерными и типовыми номенклатурами, а также с выделением к уничтожению документов, хранящихся в Архиве по 1945 год включительно, подлежат согласованию с Центральной экспертно-проверочной комиссией уполномоченного государственного органа Республики Казахстан в сфере архивного дела и документационного обеспечения управления.

11. Заседания ЭПМК созываются в соответствии с планом Архива, а также по мере необходимости, но не реже одного раза в месяц. При необходимости проводятся выездные заседания ЭПМК.

12. Заседание считается правомочным, если в нем принимает участие более половины его персонального состава.

13. Документы направляются секретарем на рассмотрение членов ЭПМК в срок не позднее семи рабочих дней до заседания.

14. Члены ЭПМК изучают материалы, представленные на экспертизу, подготавливают экспертные заключения и не позднее трех рабочих дней до заседания ЭПМК передают их секретарю.

15. ЭПМК принимает решение открытым голосованием по каждому вопросу. Решение считается принятым, если имеется большинство голосов от общего количества членов ЭПМК.

В случае равенства голосов принятым считается решение, за которое проголосовал председатель.

Замечания, особые мнения и дополнения членов ЭПМК к протоколу ЭПМК излагаются в письменном виде и прилагаются к протоколу.

16. Протокол ЭПМК подписывается председателем, секретарем и утверждается директором Архива.

17. Решения ЭПМК после утверждения директором Архива являются обязательными для исполнения соответствующими структурными подразделениями Архива и организациями – источниками комплектования Архива.

18. Секретарь ЭПМК:

1. запрашивает от исполнителей документы, подлежащие рассмотрению на заседаниях ЭПМК, согласно годовому Плану Архива;
2. обеспечивает созыв заседания ЭПМК, составляет повестку дня, список приглашенных и за три рабочих дня до его проведения представляет документы председателю ЭПМК;
3. протоколирует заседание ЭПМК и представляет протокол на подпись председателю ЭПМК в течение трех рабочих дней;
4. информирует о решениях ЭПМК заинтересованные юридические и физические лица;
5. осуществляет контроль за выполнением решений ЭПМК, составляет отчетность о работе, ведет документацию и обеспечивает ее сохранность.

19. Согласование и утверждение документов, представленных на ЭПМК, оформляются грифами согласования/утверждения с указанием даты и номера протокола ЭПМК.

Персональный состав
Экспертно-проверочной методической комиссии
Архива Президента Республики Казахстан