1. Общие положения

1. Республиканское государственное учреждение «Архив Президента Республики Казахстан» (далее – учреждение) является некоммерческой организацией, обладающей статусом юридического лица, созданной в организационно-правовой форме государственного учреждения.

2. Вид государственного учреждения: республиканское.

3. Государственное учреждение создано Указом Президента Республики Казахстан от 14 января 1994 года № 1502 "О создании Архива Президента Республики Казахстан".

4. Уполномоченным органом в отношении учреждения является Администрация Президента Республики Казахстан (далее – уполномоченный орган).

5. Права субъекта республиканской собственности в отношении имущества учреждения осуществляет уполномоченный орган по государственному имуществу Республики Казахстан (далее – уполномоченный орган по государственному имуществу).

6. Наименование учреждения:

• на государственном языке: "Қазақстан Республикасы Президентінің Архиві" республикалық мемлекеттік мекемесі;
• на русском языке: республиканское государственное учреждение "Архив Президента Республики Казахстан".

7. Местонахождение учреждения: Республика Казахстан, 010000, город Астана, район Есиль, проспект Мәңгілік Ел, дом 15.

2. Юридический статус учреждения

8. Учреждение считается созданным и приобретает права юридического лица с момента его государственной регистрации.

9. Учреждение имеет самостоятельный баланс, счета в банках в соответствии с законодательством Республики Казахстан, бланки, печати с изображением Государственного Герба Республики Казахстан и наименованием учреждения.

10. Учреждение не может создавать, а также выступать учредителем (участником) другого юридического лица.

11. Учреждение отвечает по своим обязательствам находящимися в его распоряжении деньгами. При недостаточности у учреждения денег субсидиарную ответственность по его обязательствам несет Республика Казахстан.

12. Гражданско-правовые сделки учреждения вступают в силу после их обязательной регистрации в территориальных подразделениях казначейства Министерства финансов Республики Казахстан.

13. В своей деятельности учреждение руководствуется Конституцией Республики Казахстан, Гражданским кодексом Республики Казахстан, законами Республики Казахстан, актами Президента Республики Казахстан, иными нормативными правовыми актами, а также настоящим Положением.

3. Предмет, цель и виды деятельности учреждения

14. Предметом деятельности учреждения являются:

1. комплектование и хранение документов Национального архивного фонда на различных носителях информации, образуемых в процессе деятельности Президента Республики Казахстан и его Администрации, государственных органов, непосредственно подчиненных и подотчетных Президенту Республики Казахстан, и подведомственных им организаций, общественных объединений, физических лиц;
2. обеспечение функционирования личного архива Президента Республики Казахстан;
3. предоставление ретроспективной документной информации, информационное обслуживание Администрации Президента Республики Казахстан, государственных органов, непосредственно подчиненных и подотчетных Президенту Республики Казахстан, физических и юридических лиц;
4. создание, учет и хранение Государственного страхового фонда копий документов Национального архивного фонда, образуемых в процессе деятельности Президента Республики Казахстан и его Администрации, государственных органов, непосредственно подчиненных и подотчетных Президенту Республики Казахстан, и подведомственных им организаций, общественных объединений, физических лиц.

15. Целью деятельности учреждения является научно-методическое сопровождение и практическая организация архивного обеспечения деятельности Президента Республики Казахстан, его Администрации, государственных органов, созданных при Президенте Республики Казахстан, и других организаций – источников комплектования учреждения, организация государственного хранения и использования в интересах государства и общества документов Национального архивного фонда, образующихся в их деятельности.

16. В соответствии с обозначенным предметом и для достижения указанной цели учреждение осуществляет следующие виды деятельности:

1. комплектование учреждения документами на различных носителях информации, образующимися в деятельности Президента Республики Казахстан и его Администрации, государственных органов, непосредственно подчиненных и подотчетных Президенту Республики Казахстан, и подведомственных им организаций, общественных объединений, физических лиц;
2. постоянное хранение и государственный учет документов на различных носителях информации, образующихся в деятельности Президента Республики Казахстан и его Администрации, государственных органов, непосредственно подчиненных и подотчетных Президенту Республики Казахстан, и подведомственных им организаций, общественных объединений, физических лиц, а также других документов, хранящихся в учреждении;
3. обеспечение долговременного и надежного хранения электронных документов, образующихся в деятельности Президента Республики Казахстан и его Администрации, государственных органов, непосредственно подчиненных и подотчетных Президенту Республики Казахстан, и подведомственных им организаций, общественных объединений, физических лиц;
4. внесение на утверждение Руководителя Администрации Президента Республики Казахстан списка организаций – источников комплектования учреждения по согласованию с уполномоченным органом в сфере архивного дела и документационного обеспечения управления;
5. разработка и утверждение по согласованию с начальником Канцелярии Президента Республики Казахстан и заведующим Общим отделом Администрации Президента Республики Казахстан порядка архивного хранения, экспертизы ценности, использования и ввода в научный оборот документов, образуемых в деятельности Президента Республики Казахстан и его Администрации;
6. разработка и утверждение по согласованию с начальником Канцелярии Президента Республики Казахстан и заведующим Общим отделом Администрации Президента Республики Казахстан перечня документов, образующихся в деятельности Президента Республики Казахстан и его Администрации, подлежащих передаче на хранение в учреждение;
7. комплектование, учет, систематизация, пополнение, обеспечение сохранности личного архива Президента Республики Казахстан;
8. создание рациональной системы хранения и условий, обеспечивающих полную сохранность архивных документов, гарантирующих их защиту от разрушения, порчи, хищения;
9. проведение профилактических, консервационных и реставрационных работ по сохранению и улучшению физического состояния архивных документов;
10. выявление, отбор документов для создания Государственного страхового фонда документов и фонда пользования архивных документов, организация их хранения и учета;
11. изготовление микрофильмов, микрофиш и других микроформ копий архивных документов;
12. перевод архивных документов с традиционных на цифровые носители;
13. проведение проверки наличия дел в учреждении, выявление документальных памятников истории и культуры;
14. ведение государственного учета и баз данных о составе и содержании архивных документов учреждения, разработка и развитие научно-справочного аппарата к архивным фондам, информационно-поисковых систем, в том числе автоматизированных;
15. внедрение, развитие и использование цифровых архивных технологий и информационных систем электронных архивов;
16. взаимодействие с государственными и ведомственными архивами, службами документации организаций – источников комплектования учреждения по организации научно-методической работы в сфере архивоведения и документоведения;
17. координация деятельности документационных служб и ведомственных архивов организаций – источников комплектования учреждения, обследование состояний документирования и работы ведомственных архивов организаций – источников комплектования учреждения с оказанием им методической и практической помощи;
18. координация деятельности ведомственных архивов организаций – источников комплектования учреждения по работе с информационными системами электронных архивов;
19. паспортизация ведомственных архивов организаций – источников комплектования учреждения;
20. утверждение результатов отбора на постоянное государственное хранение документов организаций – источников комплектования учреждения;
21. согласование номенклатур дел, отраслевых и типовых перечней документов, образующихся в деятельности организаций – источников комплектования учреждения, с указанием сроков хранения; проведение семинаров, участие в подготовке и повышении квалификации работников ведомственных служб документации и архивов;
22. внесение предложений по вопросам развития архивного дела и управления документацией, электронного документооборота и электронных архивов;
23. участие в разработке и совершенствовании нормативных и методических документов, государственных стандартов в области архивного дела и документационного обеспечения управления;
24. ведение научно-исследовательской и методической работы в области архивоведения, документоведения, археографии и источниковедения; организация и проведение научных конференций, участие в исследованиях по истории Казахстана;
25. выявление документов, рукописей по истории Казахстана из архивов, библиотек и научных организаций республики и зарубежных государств, а также частных архивов и коллекций;
26. изучение общественных потребностей в ретроспективной документной информации, организация всестороннего использования архивных документов, выполнение тематических и социально-правовых запросов, научная публикация и издание сборников документов, проведение радио-, телепередач, документальных выставок;
27. проведение экскурсий, лекций, семинаров и других мероприятий с различными категориями посетителей;
28. пропаганда и распространение результатов научно-исследовательской, методической и реставрационной деятельности учреждения;
29. организация информационно-имиджевой работы по освещению и популяризации документальных материалов по истории Казахстана, включая разработку, издание, распространение, экспертизу соответствующей научно-исследовательской, научно-методической, экспертно-аналитической и публицистической литературы, в том числе каталогов, путеводителей, справочников, альбомов, сборников научных работ;
30. информационно-аналитическая работа с документами учреждения;
31. рассекречивание документов в соответствии с Законом Республики Казахстан "О государственных секретах", а также соблюдение режима секретности в работе с документами, содержащими государственную и служебную тайну;
32. участие в реализации государственных научных программ, проектов, а также в деятельности по соисканию грантов в соответствии с законодательством Республики Казахстан;
33. организация мероприятий по повышению профессиональной квалификации архивистов государственных и ведомственных архивов;
34. взаимодействие с высшими учебными заведениями по вопросам подготовки и повышения квалификации профессиональных кадров, дуального образования в сфере архивного дела и документационного обеспечения управления;
35. сотрудничество с зарубежными и международными организациями по профилю деятельности учреждения;
36. оказание платных услуг юридическим и физическим лицам в установленном законодательством порядке.

17. При осуществлении деятельности учреждение:

1. сотрудничает с международными, зарубежными и отечественными организациями по основным видам деятельности;
2. направляет на договорной основе работников учреждения на стажировку, повышение квалификации и обучение в отечественные и зарубежные научно-исследовательские, образовательные организации;
3. приобретает архивные документы на договорной основе у организаций и частных лиц;
4. осуществляет иные виды деятельности и совершает сделки, отвечающие требованиям законодательства Республики Казахстан и не противоречащие Положению учреждения.

18. Учреждение не вправе заниматься деятельностью, не отвечающей предмету и целям его деятельности, закрепленным в Положении.

19. Сделка, совершенная учреждением в противоречии с целями деятельности, ограниченными законами Республики Казахстан или учредительными документами, либо с нарушением установленной настоящим Положением компетенции руководителя, может быть признана недействительной по иску уполномоченного органа или уполномоченного органа по государственному имуществу, либо прокурора.

20. Действия руководителя и лица, исполняющего обязанности в его отсутствие, направленные на осуществление учреждением деятельности, не предусмотренной в настоящем Положении, являются нарушением трудовых обязанностей и влекут применение мер дисциплинарной, материальной и иной ответственности.

4. Управление государственным учреждением

21. Общее управление учреждением осуществляет уполномоченный орган.

22. Уполномоченный орган в установленном законодательством Республики Казахстан порядке осуществляет следующие функции:

1. утверждает структуру и реестр должностей гражданских служащих учреждения;
2. закрепляет за учреждением имущество;
3. осуществляет контроль за сохранностью имущества учреждения;
4. утверждает бюджетную программу и индивидуальный план финансирования учреждения;
5. осуществляет внутренний аудит учреждения;
6. дает согласие уполномоченному органу по государственному имуществу на изъятие или перераспределение имущества, переданного учреждению или приобретенного им в результате собственной хозяйственной деятельности;
7. дает согласие на создание учреждением филиалов и представительств;
8. по согласованию с уполномоченным органом по государственному имуществу осуществляет реорганизацию и ликвидацию учреждения;
9. осуществляет иные функции, установленные законодательством Республики Казахстан.

23. Директор учреждения (далее – директор) назначается на должность и освобождается от должности Президентом Республики Казахстан по представлению начальника Канцелярии Президента Республики Казахстан и согласованию с Руководителем Администрации Президента Республики Казахстан.

24. Директор организует работу учреждения и руководит ею, непосредственно подчиняется уполномоченному органу и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на учреждение задач и осуществление им своих функций.

25. Директор действует на принципах единоначалия и самостоятельно решает вопросы деятельности учреждения в соответствии с его компетенцией, определяемой законодательством Республики Казахстан и настоящим Положением.

26. При осуществлении деятельности учреждения директор в установленном законодательством Республики Казахстан порядке:

1. без доверенности действует от имени учреждения;
2. представляет интересы учреждения во всех организациях;
3. распоряжается имуществом учреждения в случаях и пределах, установленных законодательством;
4. заключает договоры;
5. выдает доверенности;
6. по согласованию с заведующим Общим отделом Администрации Президента Республики Казахстан утверждает порядок и планы учреждения по командировкам, стажировкам, обучению сотрудников в казахстанских и зарубежных учебных центрах и иным видам повышения квалификации;
7. открывает банковские счета;
8. издает приказы и дает указания, обязательные для всех работников;
9. по согласованию с начальником Канцелярии Президента Республики Казахстан утверждает штатное расписание учреждения;
10. по согласованию с Руководителем Администрации Президента Республики Казахстан и начальником Канцелярии Президента Республики Казахстан назначает и освобождает от должности своих заместителей и руководителей филиалов учреждения, по согласованию с начальником Канцелярии Президента Республики Казахстан – руководителей структурных подразделений учреждения;
11. согласно штатному расписанию осуществляет прием, назначение на работу и увольнение с работы сотрудников учреждения;
12. применяет меры поощрения и налагает дисциплинарные взыскания на сотрудников учреждения в порядке, установленном законодательством Республики Казахстан;
13. утверждает положения о структурных подразделениях (филиалах), вносит изменения и дополнения в предмет и цели деятельности филиалов;
14. определяет обязанности и круг полномочий своих заместителей и иных руководящих сотрудников учреждения;
15. вносит в уполномоченный орган предложения по совершенствованию деятельности учреждения;
16. осуществляет иные функции, возложенные на него законодательством Республики Казахстан, настоящим Положением и уполномоченным органом.

27. В учреждении функционируют совещательные органы: Научный совет, Экспертно-проверочная методическая комиссия, положения и персональный состав которых утверждаются директором учреждения по согласованию с Общим отделом Администрации Президента Республики Казахстан.

5. Порядок образования имущества учреждения

28. Имущество учреждения составляют активы юридического лица, стоимость которых отражается на его балансе. Имущество учреждения формируется за счет:

1. имущества, переданного ему собственником;
2. имущества (включая денежные доходы), приобретенного в результате собственной деятельности;
3. иных источников, не запрещенных законодательством Республики Казахстан.

29. Учреждение не вправе самостоятельно отчуждать или иным способом распоряжаться закрепленным за ним имуществом и имуществом, приобретенным за счет средств, выделенных ему по плану финансирования.

30. Деятельность учреждения финансируется из республиканского бюджета.

31. Учреждение ведет бухгалтерский учет и представляет отчетность в соответствии с законодательством Республики Казахстан.

32. Проверка учреждения осуществляется уполномоченным органом в установленном законодательством Республики Казахстан порядке.

33. Согласно законодательству Республики Казахстан, учреждению предоставлено право осуществлять приносящую доходы деятельность и распоряжаться деньгами, поступающими за реализацию товаров (работ, услуг), производимых в соответствии с законами Республики Казахстан, в следующих сферах деятельности:

1. упорядочение архивных документов;
2. проведение по заказам (заявкам) физических и юридических лиц курсов и семинаров по обучению современным основам документирования, управления документацией;
3. реставрация, консервация, переплет архивных дел и документов, изготовление архивных коробок;
4. изготовление страховых копий, восстановление текста архивных документов;
5. копирование архивных документов;
6. перевод по заказам (заявкам) физических и юридических лиц архивных документов в электронную форму, за исключением архивных документов государственных органов, необходимых для оказания государственных услуг;
7. организация и проведение по заказам (заявкам) физических и юридических лиц документальных выставок;
8. выявление по заказам (заявкам) физических и юридических лиц информации генеалогического и тематического характеров;
9. разработка перечней документов с указанием сроков хранения, номенклатур дел;
10. издание и реализация методической литературы, сборников архивных документов, учебной и других публикаций;
11. депозитарное хранение архивных документов.

34. Учреждение имеет право на получение в соответствии с законодательными актами средств от юридических и физических лиц в виде грантов, спонсорской и благотворительной помощи.

6. Режим работы учреждения

35. Режим работы учреждения устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка и не должен противоречить нормам трудового законодательства Республики Казахстан.

7. Порядок внесения изменений и дополнений в учредительные документы учреждения

36. Внесение изменений и дополнений в учредительные документы учреждения производится актом Президента Республики Казахстан.

37. Внесенные изменения и дополнения в учредительные документы учреждения регистрируются в соответствии с законодательством Республики Казахстан.

8. Реорганизация и ликвидация учреждения

38. Реорганизация и ликвидация учреждения осуществляются в соответствии с решением Президента Республики Казахстан.

9. Сведения о филиалах и представительствах учреждения

39. Учреждение вправе иметь филиалы и представительства на территории Республики Казахстан.