Деятельность архива

Архив осуществляет следующие виды деятельности:

1) комплектование учреждения документами на различных носителях информации, образующимися в деятельности Президента Республики Казахстан и его Администрации, государственных органов, непосредственно подчиненных и подотчетных Президенту Республики Казахстан, и подведомственных им организаций, Канцелярии Первого Президента Республики Казахстан, Библиотеки Первого Президента Республики Казахстан, общественных объединений, физических лиц;

2) постоянное хранение и государственный учет документов на различных носителях информации, образующихся в деятельности Президента Республики Казахстан и его Администрации, государственных органов, непосредственно подчиненных и подотчетных Президенту Республики Казахстан, и подведомственных им организаций, Канцелярии Первого Президента Республики Казахстан, Библиотеки Первого Президента Республики Казахстан, общественных объединений, физических лиц, а также других документов, хранящихся в учреждении;

3) обеспечение долговременного и надежного хранения электронных документов, образующихся в деятельности Президента Республики Казахстан и его Администрации, государственных органов, непосредственно подчиненных и подотчетных Президенту Республики Казахстан, и подведомственных им организаций, Канцелярии Первого Президента Республики Казахстан, Библиотеки Первого Президента Республики Казахстан, общественных объединений, физических лиц;

4) внесение на утверждение Руководителя Администрации Президента Республики Казахстан списка организаций – источников комплектования учреждения по согласованию с уполномоченным органом в сфере архивного дела и документационного обеспечения управления;

5) разработка и утверждение по согласованию с начальником Канцелярии Президента Республики Казахстан и заведующим Общим отделом Администрации Президента Республики Казахстан порядка архивного хранения, экспертизы ценности, использования и ввода в научный оборот документов, образуемых в деятельности Президента Республики Казахстан и его Администрации;

6) разработка и утверждение по согласованию с начальником Канцелярии Президента Республики Казахстан и заведующим Общим отделом Администрации Президента Республики Казахстан перечня документов, образующихся в деятельности Президента Республики Казахстан и его Администрации, подлежащих передаче на хранение в учреждение;

7) комплектование, учет, систематизация, пополнение, обеспечение сохранности личного архива Президента Республики Казахстан;

8) создание рациональной системы хранения и условий, обеспечивающих полную сохранность архивных документов, гарантирующих их защиту от разрушения, порчи, хищения;

9) проведение профилактических, консервационных и реставрационных работ по сохранению и улучшению физического состояния архивных документов;

10) выявление, отбор документов для создания Государственного страхового фонда документов и фонда пользования архивных документов, организация их хранения и учета;

11) изготовление микрофильмов, микрофиш и других микроформ копий архивных документов;

12) перевод архивных документов с традиционных на цифровые носители;

13) проведение проверки наличия дел в учреждении, выявление документальных памятников истории и культуры;

14) ведение государственного учета и баз данных о составе и содержании архивных документов учреждения, разработка и развитие научно-справочного аппарата к архивным фондам, информационно-поисковых систем, в том числе автоматизированных;

15) внедрение, развитие и использование цифровых архивных технологий и информационных систем электронных архивов;

16) взаимодействие с государственными и ведомственными архивами, службами документации организаций – источников комплектования учреждения по организации научно-методической работы в сфере архивоведения и документоведения;

17) координация деятельности документационных служб и ведомственных архивов организаций – источников комплектования учреждения, обследование состояний документирования и работы ведомственных архивов организаций – источников комплектования учреждения с оказанием им методической и практической помощи;

18) координация деятельности ведомственных архивов организаций – источников комплектования учреждения по работе с информационными системами электронных архивов;

19) паспортизация ведомственных архивов организаций – источников комплектования учреждения;

20) утверждение результатов отбора на постоянное государственное хранение документов организаций – источников комплектования учреждения;

21) согласование номенклатур дел, отраслевых и типовых перечней документов, образующихся в деятельности организаций – источников комплектования учреждения, с указанием сроков хранения; проведение семинаров, участие в подготовке и повышении квалификации работников ведомственных служб документации и архивов;

22) внесение предложений по вопросам развития архивного дела и управления документацией, электронного документооборота и электронных архивов;

23) участие в разработке и совершенствовании нормативных и методических документов, государственных стандартов в области архивного дела и документационного обеспечения управления;

24) ведение научно-исследовательской и методической работы в области архивоведения, документоведения, археографии и источниковедения; организация и проведение научных конференций, участие в исследованиях по истории Казахстана;

25) выявление документов, рукописей по истории Казахстана из архивов, библиотек и научных организаций республики и зарубежных государств, а также частных архивов и коллекций;

26) изучение общественных потребностей в ретроспективной документной информации, организация всестороннего использования архивных документов, выполнение тематических и социально-правовых запросов, научная публикация и издание сборников документов, проведение радио-, телепередач, документальных выставок;

27) проведение экскурсий, лекций, семинаров и других мероприятий с различными категориями посетителей;

28) пропаганда и распространение результатов научно-исследовательской, методической и реставрационной деятельности учреждения;

29) организация информационно-имиджевой работы по освещению и популяризации документальных материалов по истории Казахстана, включая разработку, издание, распространение, экспертизу соответствующей научно-исследовательской, научно-методической, экспертно-аналитической и публицистической литературы, в том числе каталогов, путеводителей, справочников, альбомов, сборников научных работ;

30) информационно-аналитическая работа с документами учреждения;

31) рассекречивание документов в соответствии с Законом Республики Казахстан "О государственных секретах", а также соблюдение режима секретности в работе с документами, содержащими государственную и служебную тайну;

32) участие в реализации государственных научных программ, проектов, а также в деятельности по соисканию грантов в соответствии с законодательством Республики Казахстан;

33) организация мероприятий по повышению профессиональной квалификации архивистов государственных и ведомственных архивов;

34) взаимодействие с высшими учебными заведениями по вопросам подготовки и повышения квалификации профессиональных кадров, дуального образования в сфере архивного дела и документационного обеспечения управления;

35) сотрудничество с зарубежными и международными организациями по профилю деятельности учреждения;

36) оказание платных услуг юридическим и физическим лицам в установленном законодательством порядке.