9-10 марта 2023 года Служба комплектования и формирования архивного фонда Архива Президента РК провела семинар для сотрудников Министерства иностранных дел РК и его загранучреждений.

На открытии мероприятия директор департамента документационного обеспечения и документооборота Министерства иностранных дел РК Шеккалиева К.М. отметил актуальность тематики семинара «Управление организации документирования и архивное хранение документов», обратил внимание, что анализ процессов документирования показывает, что здесь нет главных и второстепенных моментов. Правильная организация документирования – это ответственность всех сотрудников: руководителей, исполнителей, представителей Канцелярии и т.д. Заместитель директора Архива Жумабеков Б.К. подчеркнул, что в Министерстве иностранных дел разработаны внутриведомственные нормативные документы, устанавливающие требования к процессам документирования и организации работы со служебными документами, созданы условия для хранения архивных документов, совместно с Архивом проводятся общественно-значимые мероприятия и т.д. В целом организация и ведение делопроизводства, прием, обработка и распределение корреспонденции, ведомственное архивное хранение соответствуют нормативам Республики Казахстан

Для сотрудников центрального аппарата семинар был организован в традиционном формате в здании МИДа в зале торжеств «QAZAQSTAN». Для представителей загранучреждений Министерства в иностранных государствах обучение было проведено в онлайн формате.

Участникам семинара представлены следующие темы: «Нормативно-правовые акты в области электронного документооборота, архивного хранения и управлении документацией. Порядок оформления реквизитов документа», «Назначение и составление Номенклатуры дел в МИД РК и его подведомственных учреждениях», «Порядок формирования дел и обеспечение сохранности документов в организации». На конкретных примерах были обсуждены вопросы по применению Перечня документов, образующихся в деятельности МИД РК и загранучреждений, с указанием сроков хранения.