Деятельность архива

Основными задачами Архива являются:
– постоянное государственное хранение, обеспечение сохранности и государственный учет документов, образующихся в процессе деятельности Администрации Президента, других документов, хранящихся в Архиве;
– государственный контроль за архивными документами, находящимися на временном ведомственном хранении в учреждениях – источниках комплектования;
– комплектование Архива документами, образующимися в процессе деятельности Администрации Президента и других государственных учреждений – фондообразователей;
– разработка и развитие научно-справочного аппарата к архивным фондам;
– организация всестороннего использования и научная публикация архивных документов;
– участие в организации управления документацией и контроль за ее состоянием;
– оказание научно-методической и практической помощи государственным и ведомственным архивам, службам документации учреждений – источников комплектования Архива;
– ведение научно-исследовательской и методической работы в области архивоведения, документоведения, археографии, вспомогательных исторических дисциплин; проведение научно-теоретических конференций, участие в исследованиях по проблемам новейшей истории Казахстана, а также в разработке вопросов современной политологии;
– соблюдение режима секретности в работе с документами, содержащими государственную и служебную тайну.

Архив осуществляет следующие основные функции:
– постоянное государственное хранение документов на различных носителях информации;
– обеспечение оптимальных технологий их хранения и реставрации;
– производство и хранение в специальном хранилище страхового фонда копии особо ценных документов;
– проведение проверки наличия дел в Архиве, выявление документальных памятников истории и культуры, ведение учетной документации, паспортизация ведомственных архивов учреждений – источников комплектования;
– определение перечня учреждений – источников комплектования Архива, который согласовывается с уполномоченным органом управления архивным делом Республики Казахстан и утверждается Руководителем Администрации Президента Республики Казахстан;
– определение перечня видов документов, образующихся в процессе деятельности Президента, для передачи на хранение в Архив, который утверждается заведующими Канцелярией Президента и Общим отделом Администрации Президента;
– утверждение результатов отбора документов, прием на постоянное государственное хранение документов учреждений – источников комплектования;
– согласование номенклатур дел, инструкции по документированию и управлению документацией , перечней документов со сроками хранения учреждений – источников комплектования;
– проведение проверок состояния документирования и ведомственного хранения архивных документов;
– оказание помощи в разработке форм организационно-распорядительной документации;
– проведение семинаров, участие в подготовке и повышении квалификации работников ведомственных служб документации и архивов;
– создание системы научно-справочного аппарата к архивным документам, информационно-поисковых систем, в том числе автоматизированных;
– изучение общественных потребностей в ретроспективной документной информации, организация использования документов через читальный зал, выполнение тематических и социально-правовых запросов, издание сборников документов, проведение радио, телепередач, документальных выставок;
– информационно-аналитическая работа с документами Архива;
– рассекречивание документов в соответствии с законодательством Республики Казахстан;
– ведение научных тем, разработка методических пособий по вопросам архивоведения, документоведения и археографии, проведение конференций по этим проблемам.