Құрметті зерттеушілер!

Қазақстан Республикасы Президентінің Архиві

Астана қаласы — Мәңгілік Ел даңғылы, 15

Алматы қаласы — Достық даңғылы, 87Б

оқу залдарында құжаттармен жұмыс істеуге мүмкіндік береді.

Жұмыс уақыты: 9:00-ден 17:30-ға дейін (дүйсенбі-бейсенбі, түскі ас: 13:00-14:30).

Зерттеушілерге "Электрондық архив" ақпараттық-іздеу жүйесі арқылы құжаттар тек электрондық форматта ұсынылады.

Электрондық істер тізімдемелерімен Архив Президентінің ресми сайтындағы "Қорлар" → "Электрондық каталог" бөлімінде танысуға болады.

Оқу залының жұмыс режимі туралы қосымша ақпарат archive.president.kz сайтында орналастырылған.

Анықтама үшін байланыс телефондары:
+7 (7172) 57-36-60 (Астана)
+7 (7272) 64-26-75 (Алматы)

ҚАЗАҚСТАН РЕСПУБЛИКАСЫ ПРЕЗИДЕНТІ АРХИВІ
ОҚУ ЗАЛЫНЫҢ ЖҰМЫС РЕГЛАМЕНТІ

1. Жалпы ережелер

1. Қазақстан Республикасы Президенті Архиві оқу залының жұмыс регламенті (бұдан әрі-Регламент) "Ұлттық архив қоры және архивтер туралы", "Мемлекеттік құпиялар туралы" Қазақстан Республикасының заңдарына, 2022 жылғы 9 ақпанда Қазақстан Республикасы Президентінің "Қазақстан Республикасы Президенті Архивінің кейбір мәселелері туралы" № 808 Жарлығымен бекітілген "Қазақстан Республикасы Президентінің Архиві" республикалық мемлекеттік мекемесінің ережесіне, Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2023 жылғы 9 тамыздағы№ 215 бұйрығымен бекітілген Ұлттық архив қорының құжаттарын және басқа да архив құжаттарын мемлекеттік және арнаулы мемлекеттік архивтармен жин ақтау, сақтау, есепке алу және пайдалану қағидаларына сәйкес әзірленді.
2. Қазақстан Республикасы Ұлттық архив қорының (бұдан әрі – ҚР ҰАҚ) құжаттарын пайдалану қолданыстағы заңнамаға сәйкес жүзеге асырылады.
3. Осы Регламенттің мақсаты зерттеушілердің архивтіқ құжаттарға қол жеткізу тәртібін белгілеу, олардың сақталуын қамтамасыз ету, зерттеушілердің тиімді жұмысы үшін жағдайлар жасау, сондай – ақ зерттеушілер мен Қазақстан Республикасы Президенті Архиві (бұдан әрі-Архив) қызметкерлерінің мінез-құлқы мен міндеттерін регламенттеу болып табылады.
4. Зерттеушілерге архивтік құжаттар мен оларға ғылыми-анықтамалық аппарат архивтік ақпаратты ұсыну қызметіне (бұдан әрі – Қызмет) қарасты оқу залы арқылы ұсынылады. Оқу залының жұмысын бақылауды Қызмет басшысы және архив директорының жетекшілік ететін орынбасары жүзеге асырады.
5. Оқу залының қызметкері зерттеушілерді осы Регламентпен таныстыруға міндетті.

2. Оқу залының жұмыс тәртібі

6. Оқу залы дүйсенбіден бейсенбіге дейін сағат 9:00-ден 17:30-ге дейін сағат 13:00-ден 14:30-ға дейін түскі үзіліспен жұмыс істейді.
7. Оқу залына кіру белгіленген тәртіппен берілген рұқсатнама бойынша жүзеге асырылады.

3. Зерттеушілерді тіркеу тәртібі

8. Оқу залында жұмыс істеуге рұқсат алу үшін зерттеуші жіберуші ұйымнан ресми хат ұсынады. Хатта зерттеушінің тегі, аты, әкесінің аты, лауазымы, ғылыми дәрежесі/атағы, зерттеудің мақсаты, тақырыбы және оның хронологиялық шеңбері көрсетілуі тиіс (үлгі 1 – қосымша). Хат ұйымның ресми бланкісінде рәсімделіп, оның басшысы немесе уәкілетті тұлға қол қояды. Ресми хатқа ғылыми жетекшісі немесе ғылыми кеңесшісі бекіткен ғылыми зерттеу жоспары қоса беріледі.
   
   Жеке бастамасы бойынша ғылыми жұмыс жүргізіп жүрген жеке тұлғалар зерттеудің мақсатын, тақырыбын және хронологиялық шеңберін көрсете отырып, Архив директоры атына өтініш жазады. Өтінішке жеке басын куәландыратын құжат қоса тіркеледі (үлгі 2 – қосымша).
   
   Жоғары оқу орындарының студенттері оқу орныndan ректордың немесе проректордың қолы қoyылған хат негізінде тіркеледі. Хатта архив құжаттарымен жұмыс істеу қажеттілігі негізделіп, зерттеу жұмысының мақсаты, тақырыбы және хронологиялық шеңбері көрсетілуі тиіс (үлгі 3 – қосымша).
   
   Шетелдік зерттеушілер Қазақстан Республикасы азаматтарымен бірдей негізде, Қазақстан Республикасы Сыртқы істер министрлігінің Архив директорына жолдаған ресми хаты негізінде, онда зерттеудің тақырыбы, мақсаты және хронологиялық шеңбері көрсетіле отырып, жұмысқа жіберіледі.
9. Оқу залында жұмыс істеуге рұқсат Архив директоры немесе оның орынбасары тарапынан ағымдағы күнтізбелік жылдың соңына дейін (31 желтоқсанға дейін) беріледі. Рұқсат мерзімі аяқталғаннан кейін зерттеуші жаңадан рұқсат алуы тиіс.
10. Рұқсат алғаннан кейін оқу залының қызметкері зерттеушіні «Электрондық архив» бірыңғай ақпараттық-іздестіру жүйесі (бұдан әрі – ЭАБАІЖ) арқылы электрондық оқу залында тіркейді. Зерттеушіге жеке кабинетке кіру үшін логин мен құпиясөз беріледі. Жеке кабинет арқылы ол ғылыми-анықтамалық аппаратпен таныса алады және құжаттарға тапсырыс бере алады.
11. Рұқсатты жыл сайын ұзарту жаңа ресми хат (немесе өтініш) негізінде жүргізіледі. Зерттеу тақырыбы өзгерген жағдайда да осы тәртіп қолданылады.
12. Зерттеу тақырыптарының мазмұнын, қорларға жүгіну жиілігін талдау және статистикалық есепке алу мақсатында әрбір зерттеушіге жеке іс ашылады.

4. Зерттеушінің архив қорларына және құжаттарға қол жеткізу тәртібі

13. Архив зерттеушілерге сұратылған тақырыпқа қатысты ашық архив қорлары мен құжаттарға, сондай-ақ ғылыми-анықтамалық аппаратқа, оларды қарау мен көшіруге арналған техникалық құралдарға ақысыз негізде қол жеткізді қамтамасыз етеді.
    
    Зерттеуші құжаттармен жұмыс істеуге рұқсат алғанда, оқу залының жұмыс қағидаларымен танысады, 4 қосымшадағы зертеушінің сауалнамасын (үлгі 4 – қосымша) және зерттеу тақырыбының есебін жүргізу картасын толтырады. Зерттеушінің ұсынған материалдары мен құжаттары оның жеке ісіне сақтауға тігіледі.
    
    Оқу залына әр келген сайын зерттеуші тіркеу журналына қол қояды.
14. Жеке деректер қамтылған құжаттар архив қызметкерлері мен зерттеушілерге библиографиялық анықтамалар, өмірбаяндар дайындау немесе құжаттық басылымдар шығару мақсатында беріліп, жеке өмірге қол сұқпау құқығы сақталады.
    
    Құжаттардың келесі санаттарына қол жеткізу шектеледі:
    1. мемлекеттік құпияларды немесе Қазақстан Республикасының заңдарымен қорғалатын өзге де құпияларды құрайтын мәліметтерді қамтитын архивтік құжаттар;
    2. жеке тұлғаның жеке және отбасылық құпиясы, оның жеке өмірі туралы мәліметтерді, сондай-ақ оның қауіпсіздіğiне қатер төндіретін мәліметтерді қамтитын архивтік құжаттар;
    3. меншік иелері немесе иеленушілері оларды архивке тапсыра отырып, шартта оларға қол жеткізу және оларды пайдалану талаптарын белгілеген архивтік құжаттар;
    4. аса құнды құжаттардың, мәдени құндылықтарға жатқызылған құжаттардың және физикалық жай-күйі қанағаттанғысыз болып танылған ҚР ҰАҚ архивтік құжаттарының төлнұсқалары.
    Пайдаланушының мұндай құжаттарға, деректер базасына қолжетімділігі және оларды пайдалануы Қазақстан Республикасының заңнамасында белгіленген шектеулерді және архив құжаттарының меншік иелері немесе иеленушілері оларды архивке тапсырған кезде белгілеген шарттарды ескере отырып жүзеге асырылады (Қазақстан Республикасының «Ұлттық архив қоры және архивтер туралы» заңының 16 бабы).
    
    Аса құнды және тозығы жеткен құжаттардың түпнұсқаларына қол жеткізу ерекше жағдайларда — архив басшысының жазбаша рұқсаты бойынша ғана жүзеге асырылады. Мұндай жағдайларда құжаттардың көшірмелері (пайдалану қоры) немесе құжаттық жарияланымдар ұсынылады.
15. Архив 15 жылдық мерзімге ведомстволық сақтау кезеңі толмаған құжаттар мен «Қызметтік пайдалану үшін» (ДСП) белгісіндегі материалдарға қол жеткізуді шектейді. Мұндай материалдарға қол жеткізу үшін құжатті тапсыратын мекеме қор құрушының жазбаша рұқсаты қажет.
    
    Зерттеуші тиісті мекемеге өзі жазбаша өтінішпен жүгінеді.
16. Құқық қорғау, арнайы мемлекеттік органдар, монополияға қарсы орган, арбитраж, сот, прокуратура және басқа уәкілетті органдар өз қарауындағы істер аясында сұраған жағдайда, архив коммерциялық құпия құжаттарды, Архив директорының немесе оның орынбасарының рұқсатымен ғана бере алады.
    
    Бұл құжаттар басқа пайдаланушыларға да мекеме қор құрушының немесе оның құқықтіқ мұрагерінің жазбаша рұқсаты негізінде ұсынылуы мүмкін.
17. Жеке тұлғаның талабы бойынша оған танысу үшін оған қатысты барлық құжаттар ұсынылады, сондай-ақ олардың көшірмелері берілуі мүмкін.
18. Есепке алынбаған және өңделмеген құжаттар зерттеушілерге оқу залында жұмыс істеу үшін берілмейді.

5. Істерді беру және архивтік құжаттарді көшіру тәртібі

19. Тапсырыс берілген істерді беру белгіленген тәртіппен ресімделген тапсырысты берген сәттен бастап 2 (екі) жұмыс күні ішінде жүзеге асырылады.
20. Құжаттарды алуға тапсырыстар Қордың нөмірі, тізімдемесі, сақтау бірлігі және істің қысқаша тақырыбы көрсетілген талап бланкісінде ресімделеді.
    
    Зерттеуші бір уақытта күніне 20 (жиырма) іс пен 10 (он) тізімдемеге тапсырыс бере алады. Зерттеудің мәлімделген тақырыбына ғана қатысты істер 1 (бір) айдан аспайтын мерзімге дейін беріледі. Көрсетілген мерзім өткеннен кейін материалдар архив қоймасына қайтарылады және қайта тапсыруға жатады.
    
    Тізімдемелер мен өзге де архивтық анықтамалықтар пайдаланушыға 5 (бес) жұмыс күнінен аспайтын мерзімге беріледі. Оқу залында істерді, тізімдемелерді және басқа материалдарды сақтау және пайдалану мерзімдерін ұзарту оқу залының қызметкерімен келісіледі.
    
    Оқу залындағы анықтамалық-ақпараттіқ және өзге де баспа басылымдары зерттеушілерге сұрау салу берілген күні ұсынылады.
21. Архивтық құжаттардың физикалық сақталуын қамтамасыз ету мақсатында көшірмелері (микрофильм, микрофиша, электрондық сурет) болған кезде тиісті техникалық жеткізгіштерде түпнұсқалары емес, көшірмелері ғана беріледі.
22. Істерді беруге тапсырысты орындау мерзімі 2 (екі) жұмыс күнін құрайды. Жазғы жұмыс режимі кезеңінде (1 маусымнан 1 қыркүйекке дейін) тапсырысты орындау мерзімі 3 (үш) жұмыс күніне дейін ұзартылады.
23. ЭАБАІЖ – де тіркелген зерттеушілер тапсырысты «Себет» функциясы арқылы рәсімдейді. Бір уақытта берілетін істердің максималды саны 20 (жиырма) іске дейін, сақтау мерзімі – 1 айға дейін.
    
    ЭАБАІЖ - де архивтік құжаттардың көшірмелерін алу " ЭАБАІЖ арқылы көшіруге рұқсат" арнайы қалтаға құжаттарды жүктеу арқылы жүзеге асырылады. Әр зерттеуші өз атына жеке папка ашады және көлемі 100 бетке дейін құжат жүктейді.
24. Көшіруге тапсырыстарды зерттеушілер арнайы бланкіде ресімдейді (үлгі 5-қосымша). Толтырылған бланкке зерттеуші қол қояды.
    
    Оқу залының қызметкері жүктеген файлдарды тексергеннен кейін тапсырысы бар бланк және файлдары бар қалта Архив директорына немесе оның орынбасарына келісуге беріледі. Тапсырыста құжаттардің іздеу деректері міндетті түрде көрсетіледі.
25. Көшірілген құжаттардың тізбесі зерттеушінің жеке ісіне тігіледі.
    
    Шетелдік зерттеушілер орындаған архивтік құжаттардың көшірмелерін Қазақстан Республикасынан тыс жерлерге әкету (жөнелту) заңнамада белгіленген тәртіппен жүзеге асырылады.
26. Архив ісін толық көлемде көшіруге жол берілмейді. Бір істің жалпы көлемінің 30% аспайтын электрондық көшірмелерін жасауға рұқсат етіледі.
    
    Бұрмалануды болдырмау үшін Қазақстан Республикасы Президентінің және Қазақстан Республикасы Премьер-Министрінің жеке қолдары көшіруге жатпайды.
27. Жеке қорлардан құжаттарды көшіру құжаттарды тұрақты сақтауға берген қор құрушылар не олардың құқықтық мирасқорлары (мұрагерлері) белгілеген шарттарға сәйкес жүзеге асырылады.

6. Оқу залында жұмыс істеу тәртібі

28. Оқу залына болған кезде зерттеуші белгіленген жұмыс режимін сақтайды және келушілер журналына қол қояды. Ол құжаттарды пайдалану уақытыnda сақтауға дербес жауапты болады.
    
    Құжаттарда ақаулар немесе зақымдар анықталған жағдайда зерттеуші бұл туралы оқу залының қызметкеріне дереу хабарлауға міндетті. Сондай-ақ, зерттеуші іstі пайдалану парағын зertтеу күнін, тақырыбын және пайдаланылған парақтардың нөмірлерін көрсете отырып толтырады.
29. Зерттеуші архив қорларының құрамы мен мазмұны бойынша оны қызықтыратын тақырып бойынша кеңес алуға, әдебиеттер мен баспа басылымдарын пайдалануға, сондай-ақ қажет болған жағдайда аудармашыны тартуға құқылы.
30. Ғылыми еңбектер мен жарияланымдарда архивтік құжаттарды пайдаланған кезде зерттеуші дереккөздің архивтік шифрын көрсетуге және бұқаралық ақпарат құралдарын қоса алғанда, оларды ғылыми және көпшілік ортада жариялау кезінде құжаттардың мазмұнын объективті көрсетеді.
31. Ақпараттіқ қауіпсіздік талаптарын сақтау мақсатында зерттеуші Архив ғимаратына кіре берісте мамандандырылған күзет қызметінің қызметкерлеріне жеке заттарын (сөмке, портфель және т.б.) тексеруге ұсынады. Барлық жеке заттар мен ұялы байланыс құралдары кілтпен жабылатын арнайы сақтау ұяшықтарына тапсырылады.
    
    Оқу залына тек қағаз дәптер мен қалам әкелуге рұқсат етіледі.
32. Оқу залында ұялы байланыс құралдарын (телефон, Интернет және т.б.) пайдалануға қатаң тыйым салынады.
33. Төмендегі әрекеттерге тыйым салынады:
    • архив істерін оқу залынан тыс жерге шıғаруға;
    • оларды басқа адамдарға беруға;
    • архивтік құжаттарға қандай да бір өзгерістер енгізу, соның ішінде астын сызу, түзету, парақтарды бүгуге;
    • беттерді дымқыл (немесе суланған) саусақтармен аударуға;
    • құжаттарды тікелей күн сәулесінің әсеріне ұшыратуға;
    • істен парақтарды (оның ішінде сызбаларды, фотосуреттерді, маркаларды және өзге де құрамдас бөліктерді) алып тастауға;
    • құжаттардың физикалық тұтастығын бұзатын басқа әрекетler жасауға.
34. Архивтік құжаттар негізінде жарияланымды дайындаған зерттеуші Архивке библиографиялық анықтаманы немесе тиісті басылымның бір данасын ұсынады.
35. Зерттеуші басылымда ұсынылған ақпараттың пайдаланылған архивтік құжаттардың мазмұныna сәйкестігі үшін жауап береді.
36. Осы Регламентті бұзылған жағдайда зertтеуші Архивтің оқу залындағы жұмыстан уақытша немесе тұрақты түрде шеттетілуі мүмкін.
    
    Қолжетімділікке шектеу қою туралы шешімді Архив басшылығы жіберген ұйымды (бар болған жағдайда) хабардар ете отырып қабылдайды.
37. Құжаттар ұрланған, бүлінген, жойылған немесе зақымдан (қасақана да, абайсызда да), сондай-ақ оларға рұқсат етілмеген өзгерістер енгізілген жағдайда, архив ісі саласындағы заңнаманы бұзған жеке және заңды тұлғалар Қазақстан Республикасының заңнамасына сәйкес жауапқа тартылады.
38. Ұлттық архив қорына келтірілən зиян Қазақстан Республикасының заңнамасында белгіленген тәртіп бойынша толық өтеуге жатады.