Управление комплектования и документации

ПРЕЗЕНТАЦИЯ деятельности Управления комплектования и документации

Управление комплектования и документации является структурным подразделением Архива Президента Республики Казахстан. Управление в своей деятельности руководствуется Законом Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах», Положением об Управлении комплектования и документации. Управление осуществляет контроль за состоянием документирования и архивного хранения документов Национального архивного фонда в ведомственных архивах учреждений  источников комплектования в г. Алматы. Проведение организационных и методических мероприятий по выявлению учреждений, круга лиц, документы которых целесообразно принять на государственное хранение. Организует прием документов на государственное хранение, экспертизы ценности и отбор управленческих, аудиовизуальных, электронных документов, документов личного происхождения, и комплектования документами по профилю Архива.
В архивных фондах «Президент Республики Казахстан», «Министерство ино-странных дел Республики Казахстан», «Счетный комитет по контролю за исполнением республиканского бюджета», «Управление Делами Президента Республики Казахстан» и других сосредоточена уникальная информация, отражающая эпохальные события становления суверенного государства, многоаспектные вопросы внешней и внутренней политики, международные отношения, важнейшие процессы пре¬образования экономики, социально-культурное развитие страны.
Фонды государственных органов дополняются документами политических и общественных организаций: партии «Нур Отан», Всемирной ассоциации казахов, «Республиканский этнокультурный центр уйгуров Казахстана», «Ассоциация греческих обществ Казахстана «Филия», РОО «Болгарский национальный культурный центр», ОЮЛ «Ассоциация татарских и башкирских национально-культурных центров РК», РОО «Ассоциация курдов Казахстана «Барбанг», ОО «Национальная ассоциация уйгуров», ОЮЛ «Союз молодежи Казахстана», РОО «Ассоциация немцев Казахстана «Возрождение», РОО «Турецкий этнокультурный центр РК «Ахыска», РОО «Туркменский общественно-культурный ценртр РК, РОО «Казахстанское общество Дунган», Ассоциация Армян Казахстана, РОО Казахстанское Армянское общество «Масис» и др.
Архив безвозмездно хранит документы учреждений, общественных объединений, обеспечивает их информационное обслуживание, выдает в установленном порядке архивные справки и копии документов. Управление комплектования и документации:
— оказывает необходимую научно-методическую и практическую помощь в разработке инструкций по делопроизводству, номенклатуры дел, перечня документов со сроками хранения, положений о ведомственном архиве и об экспертной комиссии, в проведении экспертизы ценности документов и отбора их на государственное хранение;
— организовывает и проводит семинары по повышению квалификации работников ведомственных делопроизводственных и архивных служб;
— проводит полистную экспертизу ценности документов, составление описи, оформление дел. Комплектование Архива осуществляется в соответствии со списком учреждений  источников комплектования.
В целях учета работы с источниками комплектования в Управлении создана автоматизированная база данных, в которую занесена полная информация об учреждениях. На государственное хранение также принимаются аудио-, видеодокументы, обработка которых проводится силами Архива. В Управлении также имеется специальное оборудование и программы для оцифровки магнитных лент. После оцифровки записи переписываются на компакт-диски, один экземпляр передается в учреждение.
Фонды личного происхождения в Архиве это упорядоченные личные архивы государственных, общественных и политических деятелей Казахстана с начала ХХ века.
Фонды личного происхождения являются уникальным собранием источников, отражающих историю жизни и деятельности представителей политической элиты советской эпохи и современного периода, их вклад в развитие республики.
Комплектование Архива документами личного происхождения становится более актуальным в век активного внедрения информационных технологий, глобализации, необходимости сохранения культурного наследия общества, национальной идентичности.
Личные архивы, частные коллекции отличаются большим разнообразием, в их составе биографические документы, в том числе мемуарного характера, эпистолярные источники (письма), документы государственной, общественной деятельности, видео-, фото-, фономатериалы, документы на электронных носителях.
В настоящее время на государственном хранении в АП РК находятся 83 личных фонда, общим объёмом 8 тысяч единиц хранения. В их составе личные фонды Д. Айдарова, А. М. Алибекова (в прошлом члена партии «Алаш»), А. Т. Алимжанова, О. Б. Батырбекова, М. Бейсебаева, Х. Ш. Бектурганова, С. У. Джандосова, С. С. Джиенбаева, Т. Жангельдина, М. И. Исиналиева, М. К. Козыбаева, С. К. Кубашева, К. Найманбаева, С. К. Нурмагамбетова, А. П. Рыбникова, К. И. Сатпаева и мн. др.
В целях популяризации документов личных фондов:
– экспонируются выставки документов личного происхождения,
– публикуются сборники документальных материалов,
– проводятся круглые столы, встречи, посвященные юбилеям
фондообразователей, на которые приглашаются представители общественности, СМИ для чествования юбиляров, выражения им признательности за личный вклад в развитие страны, а также в целях пропаганды документов фондов личного происхождения, воспитания молодого поколения.
С 2007 г. по 2015 г. подготовлено и издано двенадцать сборников о персоналиях. Среди них – издания, посвященные 100-летию Х. Бакауова; 80-летию М. И. Исиналиева, А. Т. Алимжанова, С. У. Джандосова, М. К. Козыбаева, Г. К. Бельгера; 90-летию С. С. Джиенбаева, Х. Ш. Бектурганова; 100-летию С. Б. Бейсембаева, 120-летию А. М. Алибекова и др.
Кроме сборников, посвященных персоналиям, публикуются статьи, подборки документов в СМИ, научных изданиях, документы личных фондов используются в докладах и выступлениях на международных, республиканских научно-практических конференциях, семинарах. Созданы три электронные базы данных по фондам личного происхождения, о персоналиях. В этом и других направлениях деятельности с документами фондов личного происхождения есть большие перспективы. Круг источников комплектования постоянно расширяется, и перед управлением стоят грандиозные задачи по их реализации.